Abrechnungssysteme: Wie sie sicheres Billing unterstützen

Anbieter zum Thema

d.velop AG

xSuite Group GmbH

Yorizon GmbH & Co. KG

Die DSGVO sieht genau vor, wie bei der Datenverarbeitung mit personenbezogenen Daten umzugehen ist. Nahezu alle Abteilungen eines Unternehmens sind von den Vorgaben betroffen und müssen daher ihre Abrechnungssysteme optimieren. Das gilt auch für Rechtsabteilungen, wo Rechnungen besonders sensible Informationen enthalten können.

Moderne Abrechnungssysteme können dafür sorgen, dass das Billing sicher und gefahrlos abläuft und sind ein empfehlenswerter Schritt für die Digitalisierung der Rechtsabteilung.  Ein Beispiel verdeutlicht dies: Ein börsennotiertes Unternehmen kauft Anteile einer ausländischen Firma und beauftragt mit der Abwicklung eine externe Partnerkanzlei. In den relevanten Rechnungen tauchen sensible Daten und Insider Informationen auf, die ganz bestimmt nicht für die allgemeine Öffentlichkeit bestimmt sind, wie etwa konkrete Preise oder Tätigkeitsbeschreibungen.

Im Normalfall werden solche Anwaltsrechnungen als pdf.-Format oder sogar auf dem Postweg verschickt, durchlaufen im Unternehmen dann mehrere Abteilungen für die Freigabe und werden schließlich abgeheftet. Bei solch einem Vorgang kann man natürlich nicht von Datenschutz sprechen. Wer weiß schon und kann nachvollziehen, wer die sensiblen Informationen wirklich gesehen hat. Dafür, dass Abrechnungsdaten nur in sichere Hände gelangen, sorgen Legal Spend-Management-Lösungen, die gleichzeitig auch die Umsetzung anderer Vorgaben der Datenschutzverordnung deutlich erleichtern.

Abrechnungssysteme: Durch Verschlüsselung Hackerangriffen vorbeugen

„Es ist ganz wesentlich, dass Belege der Rechtsabteilungen verschlüsselt und digital abgelegt werden. So sind die Hürden für eventuelle Hacker-Angriffe sehr hoch. Selbst wenn es jemandem nun gelingt, die Festplatte zu kopieren, dann kommt er nicht so leicht an die Daten heran”, sagt Sven Listing, Vice President of Engineering und Chief Information Security Officer bei der Busylamp GmbH, Anbieter von Legal-Spend-Management-Software. Ein optimaler und sicherer Prozess sieht daher vor, dass die Partnerkanzlei die Rechnung in eine für Rechtsabteilungen entwickelte Software hochlädt; alternativ ist auch die Erstellung direkt in der Software denkbar, womit lange Postwege und damit verbundene unerlaubte Zugriffe auf sensible Informationen vermieden werden.

Abrechnungssysteme: Verarbeitung von personenbezogenen Daten

Im Rahmen von Verträgen ist es unumgänglich, die Vertrags-, Stammdaten und Abrechnungsdaten des Vertragspartners, wie etwa Name und Adresse zu verarbeiten, um eine Rechnung erstellen zu können. Laut DSGVO stellen jedoch selbst diese schon personenbezogene Daten dar, die zudem erst nach Ablauf einer Frist von zehn Jahren gelöscht werden dürfen. Wenn dafür dicke Aktenordner gewälzt werden müssen, gestaltet sich dies zusätzlich beschwerlich. Denn Anwaltsrechnungen haben nicht selten bis zu 100 Einzelpositionen; pro Unternehmenskonzern ist es zudem keine Seltenheit, wenn rund 1.000 Anwaltsrechnungen pro Jahr anfallen. Dadurch entstehen also beträchtliche Datenmengen, die entsprechend sicher und verantwortungsvoll gehändelt werden müssen.

Spezielle Features erleichtern die Datenschutz-Umsetzung

Wenn sich ein Unternehmen außerdem dazu entschließt, das Archiv zu digitalisieren, sollte darauf geachtet werden, dass entsprechende Features vorhanden sind, mit denen die Anforderungen der DSGVO praktisch und soweit automatisiert wie möglich abgewickelt werden können. Dazu gehören vor allem Such- und Löschfunktionen, automatisierte Erinnerungen zu Fristabläufen, zum Beispiel nach Projektabschlüssen, oder auch die Anonymisierung von Belegen, sodass die Daten für die Weiterverarbeitung bestehen bleiben. Verlässt außerdem ein Mitarbeiter das Unternehmen, hat er zum Beispiel ein Recht darauf zu erfahren, welche Daten über ihn weiterhin gespeichert werden – und kann gegebenenfalls verlangen, dass diese Informationen gelöscht werden.

Liegen die Dokumente in digitaler Form vor, ist dies ebenfalls eine Aufgabe, die schnell erledigt werden muss. Dabei sollte auch darauf geachtet werden, in welchem Land der Softwareanbieter seinen Sitz hat. So steht die DSGVO dem US-amerikanischen Cloud-Act entgegen. Auf dessen Grundlage erhalten US-Behörden auch dann Zugriff auf gespeicherte Daten, wenn US-Softwareanbieter diese außerhalb der USA speichern.

Abrechnungssysteme: Prozesse transparent gestalten

Mit dem Verwenden von entsprechenden Billing-Systemen werden Abrechnungsprozesse für alle Beteiligten transparent. Wenn man zusätzlich bedenkt, dass Rechtsabteilungen internationaler Abteilungen häufig mit weiteren international tätigen Kanzleien zusammenarbeiten, wird dies besonders relevant. Die Daten in den Abrechnungssystemen liegen nicht nur sicher, sondern gebündelt an einer Stelle vor.

Auch die Überprüfung der Integrität der Rechnungen gelingt so effizienter. „Die Rechnungen werden von allen Beteiligten mehrfach geprüft und Algorithmen checken die Prüfsummen.Wenn das System feststellt, dass Bits und Bytes identisch sind, wissen wir, dass es sich um die Originaldatei handelt und die Integrität ist sichergestellt”, erläutert Listing weitere Vorteile. Protokollierungs-Features räumen zudem weitere Zweifel aus, indem sie Löschungs-Logs umfassen, die aufzeichnen, welche Benutzer zu welchem Zeitpunkt Daten gelöscht haben. Für Datenschutzbeauftragte stellen solche Backup-Aufzeichnungen wichtige Tools dar und erhöhen den Sicherheitsgrad somit weiter.

Rechtskonformer Umgang mit sensiblen Daten

Auf Rechtsabteilungen zugeschnittene Abrechnungssysteme stellen so den rechtskonformen Umgang mit sensiblen Daten auf hohem Level sicher. Darüber hinaus schließen entsprechende Softwares auch Wissenslücken und decken Einsparpotenziale auf. Anwaltshonorare werden durch die gespeicherten Informationen nun per Klick verfügbar und lassen sich vergleichen. Das Sammeln von Informationen zu Honoraren und weiteren Dienstleistungen bietet neben der Transparenz und Kosteneffizienz noch einen großen Vorteil bei zukünftigen Mandatierungen.

Der professionelle Kanzleiauswahlprozess wird im Zuge der Kostenoptimierung für Rechts- und/oder Einkaufsabteilungen immer wichtiger. Mit einem integrierten Ausschreibungsprozess des Systems können Angebote gegenübergestellt werden, Preise mit den gespeicherten Informationen verglichen und so die Entscheidungsfindung deutlich erleichtert werden. Gleichzeitig wird für alle Beteiligten sichtbar und nachvollziehbar, warum ein Auftrag an welche Kanzlei vergeben wurde.

Legal-Spend-Management-Lösungen stellen entscheidende Tools für die digitale Transformation von Rechtsabteilungen dar. Neben der Transparenz von Kosten und Informationen sind sie für eine effiziente Compliance-Umsetzung unersetzlich. Rechtsabteilungen, Finanzabteilungen und Datenschutzbeauftragte profitieren gleichermaßen von den geschaffenen Schnittstellen durch eine verbesserte Kommunikation. (sg)

Über die Autorin: Claudia Ballhause ist IT-Journalistin.

Lesne Sie auch: Dokumentenmanagementsystem: So steigern Unternehmen ihre Effizienz