Arbeitsalltag Arbeitsplatzgestaltung: Integration smarter Geräte in das Büro

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Die Digitalisierung hat großen Einfluss auf unseren Arbeitsalltag. Unternehmen können die betriebliche Effizienz erhöhen, indem sie die Integration smarter Geräte bei der Arbeitsplatzgestaltung berücksichtigen. Auf diese Weise schaffen Firmen ein „Smart Office“, bei dem sich einige Arbeitsabläufe optimieren lassen.

Entwicklungen und Trends bei der ArbeitsplatzgestaltungDurch die Digitalisierung entstehen zahlreiche Automatisierungsmöglichkeiten in Büros, die Betriebe verwenden können, um automatisierte Systeme in den Büroalltag zu integrieren. Dabei lassen sich vernetzte Geräte sowie intelligente Sensoren nutzen, um für einen effizienten Einsatz von den zur Verfügung stehenden Ressourcen zu sorgen. 

Ein für viele Unternehmen relevanter Trend besteht in einer zunehmenden Veränderung der gängigen Arbeitszeitmodelle, denn immer mehr qualifizierte Fachkräfte legen großen Wert auf eine hohe Flexibilität und die Möglichkeit, bei Bedarf von zu Hause aus zu arbeiten. Dementsprechend kann die Integration von Home-Office-Lösungen sowie flexibler Arbeitszeiten die Attraktivität als Arbeitgeber erhöhen, was in Zeiten des Fachkräftemangels einen großen Wettbewerbsvorteil darstellt.

Es gibt viele digitale Tools, die Firmen bei der Umsetzung helfen, sodass ein Zugriff von außerhalb des Büros kein Problem mehr darstellt. Zu den weiteren wesentlichen Trends gehören:
Nutzung moderner Tools zur Datenanalyse
Einsatz von Künstlicher Intelligenz (KI)
Berücksichtigung ergonomischer Aspekte 

Einsatz moderner Datenanalyse-Tools

Unternehmen sammeln große Mengen an Daten. Um diese sinnvoll auswerten und analysieren zu können, bedarf es moderner Tools zur Datenanalyse. Hierbei kann die KI unterstützen, indem selbst in riesigen Datenmengen Muster identifiziert werden, was das Treffen von fundierten Entscheidungen möglich macht. Zusätzlich dazu lassen sich wiederkehrende Aufgaben automatisieren, was die Mitarbeiter entlastet und die Effizienz erhöht. 

Damit sich Mitarbeiter im Betrieb wohlfühlen und stets motiviert und produktiv arbeiten können, müssen bei der Arbeitsplatzgestaltung auch ergonomische Aspekte berücksichtigt werden. Neben ergonomisch geformten Bürostühlen können Unternehmen auch durch eine sinnvolle Steuerung von Licht und Klima eine angenehme Arbeitsatmosphäre schaffen, welche die Produktivität fördert.

Arbeitsplatzgestaltung: Vorteile des digitalisierten Büros

Die digitale Transformation des Büros bringt einige Vorteile mit sich, sodass durch die Integration neuer Technologien entsprechende Wettbewerbsvorteile erzielbar werden. Hierzu zählt hauptsächlich die Steigerung der Effizienz durch die Integration von geeigneten Softwarelösungen, wie einer Cloud-basierten Buchhaltungssoftware oder einer Projektmanagement-Software, um Prozesse innerhalb des Unternehmens zu verbessern. 

Reduzierung des Zeitaufwands und der Kosten

Ein digitalisiertes Büro bringt den großen Vorteil mit sich, dass sowohl der Zeitaufwand als auch die Kosten sinken. Grund hierfür ist hauptsächlich, dass automatisierte Systeme den manuellen Arbeitsaufwand deutlich reduzieren. Mitarbeiter können sich wesentlichen strategischen Aufgaben zuwenden und die Kosten reduzieren sich aufgrund eines optimierten Ressourceneinsatzes zum Teil deutlich.

Integration smarter Geräte in den Arbeitsalltag

Es lassen sich zahlreiche smarte Geräte sowie Anwendungen in die Arbeitsplatzgestaltung integrieren, um Optimierungspotenziale zu nutzen. Ein Beispiel hierfür ist die Anschaffung von intelligenten Druckern, die über Schnittstellen verfügen, welche eine Steuerung über das Internet ermöglichen. So können bestimmte Verbrauchsmaterialien wie Tinte bei Bedarf automatisch nachbestellt werden, was den erforderlichen Verwaltungsaufwand reduziert. Ein weiterer Vorteil der Integration von intelligenten Druckern besteht darin, dass diese den direkten Druck von Dokumenten ermöglichen, die in der Cloud abgespeichert sind. 

Verwendung sprachgesteuerter Assistenten

In vielen Privathaushalten kommen sprachgesteuerte Assistenten, darunter Google Assistant oder Alexa, bereits zum Einsatz. Auch in die Arbeitsplatzgestaltung können solche Assistenten integriert werden, um Arbeitsabläufe zu optimieren. Diese können unter anderem zur Steuerung anderer smarter Geräte eingesetzt werden und auch die Einrichtung von Erinnerungen ist über sprachgesteuerte Assistenten problemlos möglich. Da sie per Sprachbefehl gesteuert werden, sind Befehle schnell und unkompliziert ausführbar. 

Implementierung smarter Beleuchtung

Damit eine hohe Konzentration der Mitarbeiter gewährleistet ist, bedarf es einer optimalen Beleuchtung des Büros. Hierbei können Unternehmen ein Beleuchtungssystem implementieren, das über ein Tablet gesteuert wird und eine schnelle Anpassung der Bürobeleuchtung an die jeweilige Tageszeit ermöglicht. Neben der Beleuchtung können über ein Tablet auch das Klima oder Rollläden gesteuert werden, wobei sich eine moderne iPad-Wandhalterung für das Büro empfiehlt, um einen zentralen und leicht erreichbaren Aufbewahrungsort zu kreieren. 

Arbeitsplatzgestaltung: Tablet als zentrale Schnittstelle nutzen

Ein Tablet als zentrale Schnittstelle für das digitalisierte Büro zu nutzen, bringt vielfältige Vorteile mit sich. Hierzu zählt unter anderem die Optimierung des Raum- und Ressourcenmanagements. Das Tablet kann den Status anderer smarter Geräte anzeigen und die unkomplizierte Steuerung einer großen Anzahl an verschiedenen Prozessen innerhalb des Büros überhaupt erst möglich machen. Wenn das Tablet an der Wand auf Augenhöhe angebracht wird, ist es leicht erreichbar und kann als einfach zugänglicher Informationshub genutzt werden, der für die Mitarbeiter relevante Unternehmensinformationen oder Ankündigungen anzeigt.

Das Büro von morgen: Ein Ausblick in die Zukunf

Es ist zu erwarten, dass der technologische Fortschritt dazu führt, dass künftig noch mehr Automatisierungsmöglichkeiten entstehen, sodass das Büro zu einem noch höheren Grad digitalisiert wird. Bei der Arbeitsplatzgestaltung wird die künstliche Intelligenz aller Voraussicht nach eine wesentliche Rolle spielen und sich positiv auf die betriebliche Effizienz auswirken. Neben großen Unternehmen sind es auch Mittelständler, die großes Potenzial in KI-Tools sehen.