Finanzen Ausgabenmanagement:  Wie Unternehmen dadurch Kosten senken können

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Eine Werbeausgabe über 10.000 Euro wird automatisch erfasst, aber kleinere Ausgaben wie eine Taxifahrt halten die Finanzabteilung auf, weil es nach Belegen sucht. Daher lohnt es sich, das Ausgabenmanagement über eine digitale Plattform zu nutzen. Gastautor Jens Leucke von Pleo erklärt, wie Unternehmen dadurch Kosten einsparen können.

An was denken Sie, wenn Sie den Begriff Ausgaben hören? An Quittungen auf Papier von gelegentlichen Geschäftsessen? Oder eher an Dinge wie Werbekosten, Firmenveranstaltungen oder Abonnements für Software? Je nach Kontext kann der Begriff „Ausgaben“ für kleine Beträge oder große Beträge stehen. Ausgaben sind nicht gleich Ausgaben. Und weil wir hier nicht gewohnt sind, sauber zu unterscheiden, fehlt es Unternehmen oft an Transparenz zur aktuellen finanziellen Situation. Der Einblick ist aber wichtig, um auch 2024 die richtigen Entscheidungen zu treffen. Höchste Zeit also, den Begriff „Ausgaben“ neu zu definieren und auf ein modernes Ausgabenmanagement zu setzen.

Wodurch das Ausgabenmanagement bestimmt wird

Die Frage, was Ausgaben eigentlich sind, scheint vielleicht banal, ist aber entscheidend für ein effektives Ausgabenmanagement. Denn je nachdem, was Unternehmen unter Ausgaben verstehen, erhalten sie mehr oder weniger Kontrolle über ihre Finanzen. Jedes Unternehmen scheint eine andere Antwort darauf zu haben. Wo ist zum Beispiel ein neues SaaS-Tool-Abonnement einzuordnen? Hängt die Zuordnung von der Anzahl der Nutzer, den Kosten oder der Vertragslaufzeit ab? Die Definition ist oft vage. Und das birgt die Gefahr, dass die Unternehmen gar nicht genau wissen, wofür sie ihr Geld ausgeben.

Das ist auch einer der Gründe, warum nur 45 Prozent der Unternehmen behaupten können, dass sie derzeit einen guten Überblick über die finanzielle Gesundheit und Leistungsfähigkeit ihrer Organisation haben. Ohne ein besseres Verständnis der Ausgaben setzen sich Unternehmen einem höheren Fehlerrisiko und einem Mangel an Vertrauen aus, beispielsweise wenn Mitarbeiter auf ihren Kosten sitzen bleiben, die sie für die Firma getätigt haben. Um dieses Problem zu lösen, hilft es, wenn Unternehmen ihre Ausgaben auf einer einzigen Plattform verwalten. So können sie ihr Ausgabenmanagement optimieren und Transparenz über einen der wichtigsten Bereiche ihres Geschäfts schaffen. Die zugrunde liegende Technologie muss es den Finanzteams ermöglichen, alle Ausgaben zuverlässig zu erfassen und zu steuern, um Zeit und Geld zu sparen.

Wie sich Unternehmen von Quittungen und Belegen befreien

Gerade in kleinen und mittleren Unternehmen, die mit weniger Personal auskommen müssen als Konzerne, sind Zeiteinsparungen willkommen. Die Teams sind kleiner, die Budgets knapper, aber die Anforderungen vergleichbar, wie in größeren Unternehmen. Deshalb ist es wichtig, Zeit für die wichtigen Aufgaben zu haben, statt sie mit der mühsamen Verwaltung von Ausgaben zu verbringen.

Ein effektives System für das Ausgabenmanagement kann Zeit sparen, indem es die Mitarbeiter von der lästigen Suche nach Quittungen und Detailinformationen befreit. Oder von der Frage, was überhaupt als Ausgabe gilt. Besseres Ausgabenmanagement heißt, alle Ausgaben aus ihren Silos zu holen, die gleichen Standards für alle Ausgaben im Unternehmen zu setzen und mehr Kontrolle zu erlangen. Davon profitiert nicht nur das Finanzteam, sondern die ganze Organisation, die sich nicht mehr mit einem veralteten Prozess für Ausgabenanträge herumschlagen muss oder Angst haben muss, ihr Budget zu sprengen.

Durch Ausgabenmanagement Geld einsparen

Mit einer Plattform für das gesamte Ausgabenmanagement schonen Unternehmen nicht nur ihre Nerven, sondern können auch Geld einsparen. Viele Unternehmen unterschätzen, wie teuer es ist, mehrere Tools einzusetzen, vor allem wenn man bedenkt, dass der durchschnittliche Mitarbeiter laut Asana 8,8 Apps pro Tag verwendet. Also: Besser ein Tool im Team nutzen, das alles erfasst und Überblick und Kontrolle ermöglicht, als mehrere Apps für verschiedene Zwecke.

Zudem sollte das Ausgabenmanagement-Tool integrierbar mit anderen Finanzdienstleistungen sein, um sämtliche Ausgaben auf einem Schirm zu haben. Das hilft auch, doppelte Ausgaben zu vermeiden. Die Nutzung einer einheitlichen Plattform erleichtert es, gezielt nach Möglichkeiten für Einsparungen und Effizienzsteigerungen zu suchen. Denn diese verstecken sich ansonsten in den verschiedenen Apps oder sogar noch in Papierformularen – und sind daher schwer auffindbar. Der bessere Überblick über die Ausgaben erlaubt eine fundiertere Entscheidungsgrundlage für Kosteneinsparungen und andere Maßnahmen. 

Fortschritt durch neue Technologien erzielen

Vor fünftausend Jahren benutzten die alten Ägypter Knochenmünzen als Quittungen für ihre Geschäfte. Das Grab des Königs Skorpion I. war voll davon. Mit dieser Praxis sollte im Digitalzeitalter Schluss sein. Plattformen für Ausgabenmanagement bieten nicht nur die Möglichkeit, schon heute Zeit, Geld und Nerven zu sparen. Sie bereiten die Finanzabteilungen auf die Möglichkeiten vor, die die Digitalisierung in Zukunft bietet. Es braucht gar nicht viel Phantasie, um sich vorzustellen, welche Verbesserungen sich durch künstliche Intelligenz und Automatisierung erzielen lassen. Aber um dafür bereit zu sein, müssen Unternehmen jetzt das Ausgabenmanagement neu definieren. (sg)

Über den Autor: Jens Leucke ist General Manager und Head of DACH bei Pleo, dem Anbieter einer Ausgabenmanagement-Lösung. Mittels intelligenter Firmenkarten und automatisierten Ausgaben-Reports unterstützt Pleo kleinen und mittelständischen Unternehmen dabei, ihre Finanzprozesse zu modernisieren.

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