Beschaffungs- und Lieferantenmanagement Sourcing-Plattformen sorgen für die effiziente Steuerung von Lieferungen

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Für Unternehmen ist es existenziell notwendig, beim Beschaffungsmanagement alle Faktoren zu überblicken, welche die Materialkosten bestimmen, und die Qualität und Zuverlässigkeit von Lieferungen sicherzustellen. Eine integrierte Sourcing-Plattform trägt maßgeblich zur Wettbewerbsfähigkeit eines Unternehmens bei.

Im Zuge von zunehmender Globalisierung, Krisen und hohem Konkurrenzdruck steigen die Risiken in der Supply Chain, insbesondere beim Beschaffungsmanagement. Vergangene Krisen haben die Fragilität des Systems auf schmerzliche Weise offengelegt und viele Unternehmen in existenzielle Nöte gebracht. Von Lieferproblemen waren im vergangenen Jahr im Grunde alle Branchen, insbesondere produzierende Unternehmen betroffen.

Um diesen Problemen zu begegnen, sind eine fundierte Beschaffungsplanung und ein funktionierendes Lieferantenbeziehungs-Management wichtige Maßnahmen. Hierzu bedarf es einerseits einer durchgehenden Datenbasis, um die Transparenz, die Steuerbarkeit, die Handlungsfähigkeit sowie die Kosten- und Erfolgskontrolle zu verbessern und gleichzeitig gesetzliche Anforderungen wie die des Lieferketten-Sorgfaltspflichtengesetzes (LkSG) zu erfüllen. Zusätzlich brauchen Unternehmen eine Sourcing-Strategie, die zu ihrer Unternehmensstrategie und ihrer Positionierung passt.

Zentrales System für Transparenz beim Beschaffungsmanagement

Eine auf Sourcing in der Supply Chain spezialisierte Software unterstützt dabei das Supply-Chain-Management im Sinne der strategischen Beschaffungsplanung, sowie das Lieferantenbeziehungs-Management und trägt zu deren Optimierung bei. 

Entscheidend ist, dass eine zentrale Plattform aufgebaut wird, auf der alle Daten gesammelt, gespeichert und analysiert werden, um die Transparenz und Zugänglichkeit zu fördern. Allzu häufig findet sich in den Unternehmen jedoch eine heterogene Landschaft von nebeneinander existierender Einzellösungen, sei es aufgrund von Kostenüberlegungen, wegen des Bedarfs an spezifischem Fachwissen oder weil sie historisch so gewachsen sind. 

Einzeln für sich sind diese Lösungen – wie beispielsweise Systeme zum Onboarding neuer Lieferanten, Ausschreibungsplattformen, Budgetverwaltungsplattformen oder Vertragsmanagementplattformen – in der Regel zwar geeignet, jedoch ergeben sich beim Datenaustausch erhebliche Mehraufwände und in der Beschaffung Ineffizienzen: Daten sind inkonsistent, veraltet oder fehlerhaft und die Durchlaufzeiten der Geschäftsprozesse werden unnötig verlängert. 

Mitarbeitern und Stakeholdern fehlt der Zugriff auf einen ganzheitlichen Informationsstand und somit die Übersicht, wodurch teilweise schlechtere oder gar falsche Entscheidungen getroffen werden. Hersteller, die auf isolierte IT-Lösungen setzen, riskieren gegenüber Konkurrenten ins Abseits zu geraten, die bereits mit einer ganzheitlichen IT-Strategie arbeiten.

Hersteller, die auf isolierte IT-Lösungen setzen, riskieren gegenüber Konkurrenten mit einer ganzheitlichen IT-Strategie, ins Abseits zu geraten.

Christof Bartsch, Protema Unternehmensberatung

Ein zentrales und umfassendes Sourcing-System für das Beschaffungsmanagement hingegen bietet eine solide Grundlage, um im Markt Wettbewerbsvorteile zu erzielen und langfristig erfolgreich zu sein. Die Zentralität stellt die Datenkonsistenz sicher und vereinfacht die Datenpflege enorm, weil sich durchgeführte Änderungen durchschlagen. 

Auf diese Weise lassen sich Übertragungsfehler vermeiden. Auch die Automatisierung von Datenerfassungs- und Verarbeitungsquellen reduziert Fehlerquellen in erheblichem Maße, weil manuelle Eingriffe minimiert werden. Zusätzlich werden Bearbeitungszeiten verkürzt und die Effizienz der Prozesse gesteigert. Zudem werden wichtige Kapazitäten frei, sodass Mitarbeiter sich auf kritischere und produktivere Aufgaben konzentrieren können. Hilfreich ist in diesem Zusammenhang beispielsweise, wenn Lieferanten ihre Daten über ein Supplier-Portal selbst pflegen und bei Bedarf aktualisieren können. Auf diese Weise wird eine hohe Qualität sowie Aktualität der Lieferantendaten gewährleistet.

Tools bewerten das Risiko beim Beschaffungsmanagement

Fortschrittliche Analyse- und Reporting-Tools sollten ebenfalls Bestandteil des IT-Systems sein, weil sie tiefere Einblicke in die Daten bieten. Predictive-Analytics-Funktionen zum Beispiel dienen zur Früherkennung von Problemen und zur Optimierung von Prozessen. Auch Echtzeit-Analysefunktionen erweisen sich als äußerst wertvoll, wenn sie detaillierte und kurzfristige Einblicke in Dimensionen wie Ausgaben, Einsparungen, Kategorien, Lieferantenanalysen, Stücklisten und Materialattribute ermöglichen. 

Analyse-Tools für die Kaufpreisentwicklung helfen Unternehmen zudem, die Dynamik von Marktrohstoffen zu verstehen und sich an diese anzupassen. Mit Unterstützung solcher Tools lassen sich Risikoanalysen durchführen, die einen entscheidenden Wettbewerbsvorteil bedingen können – vor allem in Bezug auf mögliche Versorgungsengpässe, die aus mehrstufigen Lieferketten leicht resultieren können.

Mit einem umfassenden Sourcing-System lassen sich zudem geopolitische Faktoren in die Entscheidungsprozesse integrieren und technische Spezifikationen einbeziehen. Grundsätzlich ermöglicht eine spezialisierte Sourcing-Plattform die strategische Ausrichtung des Beschaffungswesens, indem es dabei hilft, Lieferanten unter Berücksichtigung von Faktoren wie Preis, Qualität, Risikominimierung und langfristige Zuverlässigkeit sorgfältig auszuwählen und so effektive und nachhaltige Kaufentscheidungen zu treffen.

Ein zentrales und umfassendes integriertes Sourcing-System bietet eine solide Grundlage, um aus dem Supply-Chain-Management heraus im Markt Wettbewerbsvorteile zu erzielen und langfristig erfolgreich zu sein.

Jan Michaelsen, Pro4Ex Consulting

Eine Strategic-Sourcing-Plattform sollte außerdem Automatisierungs-Funktionen im Beschaffungsprozess beinhalten, um Zeit und Ressourcen zu sparen und Effizienz und Transparenz zu steigern. Automatische Benachrichtigungen bei neuen Lieferantenregistrierungen und Angeboten, die automatische Bewertung von Lieferantenangeboten anhand vordefinierter Kriterien, die automatische Generierung von Bestelllungen und Verträgen oder die automatische Verfolgung und Analyse von Beschaffungsdaten sind hierzu wünschenswerte Funktionen.

Des Weiteren kann die Ausgabenkontrolle eine strategische Plattform für das Beschaffungsmanagement unterstützen, indem sie ein vollständiges Bild der Ausgabengewohnheiten zeichnet und Ausgabenmuster analysiert, um Bereiche zu ermitteln, in denen Verbesserungen vorgenommen werden können. Budget- und Ausgabentrends werden über verschiedene Projekte und Beschaffungsprogramme hinweg verfolgt, sodass sich Aufwände optimieren lassen.

Optimierung des Einkaufsprozesses

Insgesamt optimiert eine umfassende Sourcing-Plattform jede Phase des Einkaufsprozesses – vom Onboarding neuer Lieferanten, über die Anforderungs- und Katalogverwaltung bis hin zur Bestellverwaltung und Belegbearbeitung – und verkürzt die Durchlaufzeiten. Beschaffungsvorgänge werden rationalisiert und so Kosten und Zeit eingespart. Durch die herbeigeführte unternehmensweite Transparenz und anhand bereitgestellter Echtzeitdaten lassen sich fundierte Beschaffungsentscheidungen sowie die Entscheidungsfindung deutlich verbessern. 

Darüber hinaus ermöglicht ein solches Tool den Aufbau und die Pflege von Partnerschaften, was zu einer langfristigen und stabilen Zusammenarbeit, einer konstanten Verfügbarkeit von Materialien und Services und höheren Produktqualität und -innovation führt. Dies verschafft Herstellern erhebliche, langfristige Wettbewerbsvorteile.

Sourcing

Unternehmen sehen hohen Aufwand bei Lieferantenkoordination

Bei der Wahl des IT-Systems ist außerdem darauf zu achten, dass es die geltenden Datenschutz- und Sicherheits-Standards einhält. Cloud-Lösungen sind hier besonders sicher und verhindern den nicht-autorisierten Zugriff durch Dritte durch hohe und moderne Sicherheitsmechanismen. Wichtig ist zudem, dass die Datenformate für den Einkaufsprozess standardisiert sind, um den Datenaustausch mit Lieferanten zu vereinfachen.

Sollte ein Lieferant beispielsweise ein individuelles Angebot abgeben und nicht die direkte Systemeingabe nutzen wollen, wäre es für den Einkauf eine geschickte Option, dem Lieferanten die Möglichkeit zu bieten, sein Angebot über einen Excel Upload zu realisieren. Das verwendete IT-System sollte in der Lage sein, die Daten entsprechend ausspielen und auch wieder einlesen zu können. Mit Drittsystemen wie beispielsweise dem ERP sollte die Kommunikation über Schnittstellen erfolgen, um die Effizienz in der Datenverarbeitung sicherzustellen.

Herausforderungen mit integrierter IT-Plattform bewältigen

Unternehmen sind aufgrund zunehmender Risiken in ihren Lieferketten gefordert, ihr Supply-Chain-Management und damit ihre Beschaffungsplanung und Lieferantenbeziehungen zu optimieren, um ihre Wettbewerbsfähigkeit zu erhalten. Eine zentrale, integrierte IT-Plattform mit Fokus auf Sourcing im Supply-Chain-Management ist entscheidend für die Bewältigung dieser Herausforderungen. Die Systeme bieten Transparenz, Effizienz und die Möglichkeit, strategische Partnerschaften aufzubauen. Die Auswahl und Implementierung der Lösungen erfordert jedoch sorgfältige Planung, um die spezifischen Bedürfnisse und Anforderungen eines Unternehmens optimal zu erfüllen.