Dokumentenmanagement optimieren Cloud-Archiv: Geordneter Wissenshub statt Aktenstaub

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Die Cloud gilt als Digitalisierungs-Must-have. Im Dokumentenmanagement geht es jedoch um mehr als nur den Wechsel vom Aktenschrank zum Cloud-Speicher. Denn in den Dokumenten stecken Daten, in den Daten steckt Wissen und damit reichlich Potenzial. Ein Blick auf das Cloud-Archiv der Zukunft und dem damit verbundenen Business Case.

Rechnungen, Belege, Verträge – geschäftsrelevante Unterlagen durchlaufen feste Arbeits- und Freigabeprozesse, ehe sie in einem Archiv revisionssicher abgelegt werden. Die Dauer der Archivierung hängt von der Art der Dokumente, der Relevanz für den Geschäftsbetrieb sowie Compliance-Vorgaben ab. Der Ort der Archivierung bleibt Unternehmen hingegen im Großen und Ganzen selbst überlassen. Während dunkle Kellerräume mit meterhohen Aktenschränken langsam aber sicher verschwinden, haben sich die Rechenzentren in Unternehmen in den letzten Jahren im Rekordtempo gefüllt. Die Cloud ist hier nur der nächste logische Schritt.

Das Cloud-Archiv ist alternativlos

Im Datenzeitalter bietet die Cloud nahezu grenzenlose Skalierbarkeit sowie schnellen Zugriff auf wichtige Informationen – rund um die Uhr und unabhängig vom Arbeitsplatz. Sicher, die Kosten der Cloud sind nicht zu unterschätzen. Anders aber als das eigene Rechenzentrum bietet die Cloud Unternehmen deutlich mehr Spielraum, um Speicherkapazitäten bedarfsgerecht anzupassen.

Das unschlagbare Argument für das Cloud-Archiv: Es automatisiert zeitraubende und teilweise nerv­tötende Aufgaben. Über Schnittstellen lässt sich das Dokumentenmanagement-System (DMS) mit anderen IT-Systemen wie das ERP oder das CRM verknüpfen. Backup- und Wiederherstellungsfunktionen sichern wichtige Unterlagen automatisch ab. Und wer bei der Wahl des Anbieters Sicherheitszertifikate, lokal gehostete Server und Datenexport in den Anforderungskatalog aufnimmt, kann auch hinter das Thema Sicherheit einen Haken setzen.

Cloud-Archiv der Zukunft

Die Cloud schafft es, dem Dokumentenmanagement neues Leben einzuhauchen. Lange Zeit ging es beim Archivieren von Dokumenten einzig und allein darum, gesetzliche Anforderungen wie GoBD oder DSGVO zu erfüllen. Erst in den letzten Jahren erkennen immer mehr Unternehmen, dass sich in den verstaubten Dokumentenbergen so mancher Datenschatz verbirgt.

Im Cloud-Archiv laufen historisch gewachsene Dokumentensilos aus verschie­densten Geschäftsbereichen zusammen. Ihre Ablage folgt einem festen System. Zudem sind die Daten kuratiert und verfügen über qualitativ hochwertige Metadaten. All das macht das Archiv zu einer hoch spannenden Datenquelle – sowohl für Workflow-Analysen als auch im Zusammenhang mit Generativer KI (GenAI).

GenAI als Business Case

Chatbots wie ChatGPT oder Microsoft Copilot arbeiten auf Basis von Large Language Models (LLMs). Diese Sprachmodelle benötigen für das Training eine enorme Menge an Daten, um plausibel und in natürlicher Sprache auf Anfragen antworten zu können. Ein Archiv bietet genau das: hohes Datenvolumen sowie domänenspezifische Informationen, die in kuratierter Form vorliegen und dabei zentrale Compliance-Vorgaben erfüllen.

Man könnte also sagen, dass jedes Unternehmen mit einem cloudbasierten DMS in gewisser Weise auch an einer potenziellen Datenquelle für KI- und Analytik-Anwendungen baut. Schon heute lassen sich die Cloud-Archive nutzen, um Daten zu analy­sieren, Einblicke in unternehmensweite Zusammenhänge zu gewinnen und Geschäftsprozesse effektiver zu gestalten. In Zukunft könnten sie als Single Point of Truth (SPoT) darüber hinaus die datenbasierte Intelligenz in Unternehmen befeuern.