Cloud-Software-Lösungen – mehr Vorteile als Nachteile?

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Cloud-Software-Lösungen kommen in immer mehr Unternehmen in Deutschland zum Einsatz. Dazu zählen in erster Linie ERP-Systeme, die zahlreiche unternehmerische Aufgaben umfassen, wie Beschaffung, Materialwirtschaft oder Personalmanagement.

Traditionell sind ERP-Systeme auf dem Server der Unternehmen installiert und in die eigene IT-Infrastruktur integriert. Sie wurden hauptsächlich von dort verwendet. Die Cloud-Software-Lösungen lösen dieses Muster ab. Für viele Unternehmen ist das nur schwer zu verstehen. Im Netz schwirren überall Buzzwords herum, die verhindern, dass Unternehmen einen echten Eindruck von den verschiedenen Lösungen oder den Vorteilen von Unternehmenssoftware in der Cloud bekommen.

Was macht Cloud-Software aus?

Die klassische ERP-Software läuft bei den Cloudlösungen nicht mehr auf dem Server der Unternehmen. Sie befindet sich auf zentralen Servern des Software-Anbieters. Die Mitarbeiter im Unternehmen greifen dann einfach über den Webbrowser auf die Anwendungen und Dienste zu. Die Unternehmen brauchen keine spezielle Infrastruktur und auch keine besondere Software dafür. Der Zugriff ist auch mit Smartphone oder Tablet-PC möglich. Die verschiedenen Angebote unterscheiden sich zum Teil erheblich in ihrem Funktionsumfang, der Nutzerfreundlichkeit und den monatlichen Kosten. Dabei gibt es Platzhirsche mit sehr großem Funktionsumfang, die alle wichtigen Prozesse und Funktionen bis ins kleinste Detail sehr nutzerfreundlich umsetzen, wie beispielsweise der Testsieger lexoffice XL, und schlankere Lösungen.

Welches sind die wichtigsten Vorteile von Cloud-Software-Lösungen?

Unternehmen haben mit dem Einsatz von Cloud-Software einige wesentliche Vorteile. Dazu gehört, dass sie ihre Ressourcen besser nutzen und die Mitarbeiter besser einsetzen können. In Spitzenzeiten lassen sich die Lösungen einfach an die neuen Anforderungen anpassen, ohne dafür neue Software anschaffen zu müssen. Zudem lassen sich die Kosten für die Software-Lösungen gut kalkulieren. Je nach Anzahl der aktiven Nutzer zahlen die Kunden eine festgelegte Gebühr meist in monatlichen Raten. Es kommt nicht zu unerwarteten Kosten, weil beispielsweise ein Kurzschluss oder ein Wasserschaden den Server lahmlegt.

Für standardisierte Geschäftsprozesse besonders gut geeignet

Cloud-Software eignet sich sehr gut für alle Geschäftsprozesse, die standardisiert sind. Der Anbieter führt Updates regelmäßig durch, was allerdings die Geschäftstätigkeit der Kunden in der Regel nicht beeinträchtigt. In den Unternehmen stehen daher keine großen Update-Projekte an, die aufwendige Modifikationen und Anpassungen notwendig machen. Die Lösungen der Software-Anbieter sind direkt mobilfähig, sodass die Unternehmen sich teure Mobilitätsprojekte sparen können.

Hardware-Kosten reduzieren sich erheblich

Cloud-Software läuft auf einem externen Server. Die Hardware-Kosten für die Anschaffung eigener, teurer Server entfallen vollends. Für kleine Unternehmen, die bisher auf diese Anwendungen auf Kostengründen verzichtet haben, sind diese Lösungen ebenfalls erschwinglich. Neben den Serverkosten entfallen auch die Kosten für Backups und die IT-Security der Server. Darum kümmert sich der Anbieter. Das ist alles bereits in den monatlichen Gebühren enthalten. Unternehmen lagern damit viele Aufgaben aus und übergeben die Verantwortung dafür an den Cloud-Anbieter. Die eigenen IT bleibt dadurch viel schlanker. Die Unternehmen können sich auf ihre Kernprozesse konzentrieren.

Haben Cloud-Software-Lösungen auch Nachteile?

Natürlich gibt es bei den Cloud-Lösungen auch Nachteile, die jedes Unternehmen gegen die Vorteile abwägen sollte. Oft sind die reinen Lizenzkosten höher als vorher die Kosten für die Software-Lizenzen. Allerdings sind darin weitere Kosten enthalten, die vorher noch zu den Software-Kosten hinzukamen, wie die Ausgaben für Hardware oder IT-Sicherheitsmaßnahmen.

Thema Datensicherheit – ist der Anbieter vertrauenswürdig

Viele Unternehmen schreckt auch der Gedanke ab, dass die sensiblen Unternehmensdaten fortan in einer Cloud liegen sollen, wo sie unter Umständen nicht so sicher sind. Es ist tatsächlich so, dass die Unternehmen Kontrolle und Schutz der Daten an den Cloud-Anbieter abgeben. Allerdings sind die meisten dieser Anbieter sicherheitstechnisch auf einem sehr hohen Niveau. Da reichen die unternehmensseitigen Sicherheitsmaßnahmen in der Regel nicht heran. Dafür ist es jedoch notwendig, dem Anbieter zu vertrauen.

Kaum individualisierbar

Ein weiterer Nachteil liegt darin, dass die Möglichkeiten der Erweiterung und Individualisierung stark eingeschränkt sind. Die Cloud-Anbieter haben eine Standard-Software im Angebot, die sich nicht anpassen lässt. Wenn die Prozesse im Unternehmen von den Standards zu stark abweichen, ist zunächst zu prüfen, inwieweit die Lösung passt oder ob sich die internen Prozesse an die Anwendungen anpassen lassen. Auch die Implementierung der Cloud-Lösungen in den Unternehmen stellt sich manchmal als Herausforderung heraus.

Ohne Internet läuft nichts mehr

Ein weiterer nennenswerter Nachteil ist die Abhängigkeit vom Internet. Die Cloud-Lösungen funktionieren nur so lange, wie auch tatsächlich Internet verfügbar ist. Fällt das Internet aus, stehen die Prozesse im Unternehmen still. Zudem fallen durch die Nutzung eines ERP-Systems über die Cloud große Datenmengen an. Dafür ist eine zuverlässige und leistungsstarke Internetverbindung notwendig.

Sollten Unternehmen Cloud-Software-Lösungen jetzt einführen?

Diese Frage lässt sich so pauschal nicht beantworten. Es kommt auf das Unternehmen an. Wenn die Geschäftsprozesse im Unternehmen bereits stark standardisiert sind, können Cloud-Software-Lösungen vieles einfacher machen. Handelt es sich allerdings um ein Unternehmen, das eine ganz kleine Nische besetzt, die es nur noch ganz selten gibt, wird es keine standardisierte Lösung geben, die zu den Geschäftsprozessen passt. Dann ist eine frei konfigurierbare Software in jedem Fall besser. Sind die Geschäftsprozesse im Unternehmen jedoch sehr häufig anzutreffen, dann könnte die Cloud-Software eine Überlegung wert sein. Zunächst ist es dabei wichtig zu prüfen, wie zuverlässig das Internet funktioniert.