Dokumentenmanagement Conversational ECM: So chatten Mitarbeiter mit Dokumenten

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Mithilfe künstlicher Intelligenz verändert Conversational ECM den Umgang mit Dokumenten. Statt lange Listen mit Suchergebnissen zu durchforsten, können sich Mitarbeiter mit einem „CECM” einfach mit ihren Dokumenten unterhalten und bekommen innerhalb von Sekunden die Antwort. Das steigert die Arbeitsproduktivität.

Enterprise-Content-Management-Systeme helfen Mitarbeitern, zahlreiche Aufgaben im Bereich Dokumentenmanagement zu erledigen. Doch herkömmliche ECM-Systeme haben ein Problem: Sie stagnieren in ihrer Effizienz. Ihre Funktionen konzentrieren sich nur auf unternehmens- und bereichsübergreifende Routineaufgaben wie das automatisierte Erfassen und Ablegen von Dokumenten. Individuelle Tätigkeiten müssen weiterhin aufwendig bearbeitet werden. Conversational ECM, kurz CECM, lösen dieses Problem. 

Die neuartigen ECM-Systeme ermöglichen dank künstlicher Intelligenz den Chat mit Dokumenten in natürlicher Sprache. Das erlaubt es Mitarbeitenden, effizienter mit Informationen zu arbeiten. Ein Conversational ECM steigert demnach die Produktivität von Mitarbeitenden auf individueller Ebene.

Vom ECM zum Conversational ECM

Ein Blick auf den Markt zeigt: ECM-Systeme haben schon seit Längerem anbieterübergreifend fast die gleichen Funktionen, Neuerungen sind lediglich Veredelungen. Um sich von der Konkurrenz abzuheben, spezialisieren sich manche Anbieter auf einzelne Branchen. Doch insgesamt hat sich seit der Prozessautomatisierung und dem Umstieg auf Software-as-a-Service-Modelle in der Cloud das Angebot nicht mehr tiefgreifend gewandelt.

Die Entwicklungen im Bereich KI ändern das. Große Sprachmodelle (Large Language Models, kurz LLMs) wie OpenAIs GPT-4, Googles Gemini oder Anthropics Claude ermöglichen es ECM-Systemen, über die Verwaltung von Inhalten hinauszugehen und sich zu einem Conversational ECM weiterzuentwickeln. In einem ersten Schritt verbessert ein CECM zwei Kernfunktionen: Informationsgewinnung und Datenextraktion.

Wenn Mitarbeitende Informationen in Unternehmensdokumenten suchten, taten sie dies bisher über Auswahldialoge oder eine Volltextsuche – eine umständliche Vorgehensweise, die nicht selten erst beim dritten Anlauf die relevanten Daten hervorbringt. Mit einem Conversational ECM läuft das anders: Mitarbeitende stellen dem System eine Frage und erhalten sofort die Antwort. Die Suche und die Auswertung der relevanten Dokumente übernimmt vollständig die KI.

Sich mit Dokumenten unterhalten

Ein Conversational ECM kennt alle Unternehmensdokumente und versteht unsere natürliche Sprache. Es weiß, welche Informationen wo stehen, welche Akten zum gleichen Vorgang gehören und auf welche Daten einzelne Mitarbeitende zugreifen dürfen. Das ermöglicht es Mitarbeitenden, sich mit dem System wie mit einem Kollegen zu unterhalten – nur dass dieser „Kollege” (fast) alles weiß und innerhalb von Sekunden antwortet.

Das dem Conversational ECM zugrundeliegende LLM verfügt über weltweites Wissen zu verschiedensten Fachthemen. Es versteht die Semantik, also den Inhalt, und die Struktur von fast allen Dokumenten. Dadurch kann es dokumentübergreifend kontextbezogene Informationen liefern, Inhalte proaktiv zusammenfassen, vergleichen oder übersetzen und andere komplexe Anforderungen erfüllen.

Dass das CECM den Inhalt von Dokumenten versteht, bringt einen weiteren Vorteil mit sich: Es braucht keine aufwendige Klassifizierung der Daten mehr, wie sie bei herkömmlichen ECM-Systemen nötig ist. Besonders fortschrittliche Conversational ECM erkennen darüber hinaus automatisch wichtige Informationen wie Dokumentart (zum Beispiel Vertrag), Unterart (zum Beispiel Arbeitsvertrag), Absender, Empfänger und Datum des Dokuments (nicht nur der Datei).

Das Conversational ECM in der Praxis

Im Arbeitsalltag bedeutet all das eine enorme Erleichterung für Mitarbeitende. Über den Chat können sie die KI beispielsweise herausfinden lassen, ob alle in einer Rechnung aufgeführten Waren tatsächlich geliefert wurden. Das geht einfach und intuitiv mit diesen zwei Schritten:

1. Der Mitarbeitende öffnet das Chatfeld. Dort kann er einen Befehl wie diesen eingeben: „Wurden alle Artikel der Rechnung R2055 geliefert? Vergleiche die Rechnung mit den zugehörigen Lieferscheinen.”

2. Das Conversational ECM durchsucht die jeweiligen Dokumente, vergleicht deren Inhalt und beantwortet innerhalb von Sekunden die Frage.

Unterhaltungen wie diese sparen dem Mitarbeiter Zeit – vor allem, wenn es um Lieferungen mit vielen Einzelteilen geht oder um Waren, die in mehreren Lieferungen ankommen.

Neben diesem Beispiel sind zahlreiche weitere Anwendungsfälle möglich. So lassen sich eine neue und eine alte Version einer Vertraulichkeitsvereinbarung (NDA) oder eines anderen Vertrags vergleichen, ohne dass ein Mensch mühsam alle Unterpunkte durchlesen muss. Oder Mitarbeitende können sich erklären lassen, welche Schritte bei einem technischen Notfall einzuleiten sind, welches Problem am häufigsten bei einem Kunden auftritt oder wie sie sich bei einer Krankschreibung verhalten sollen.

Auch bei Personalgesprächen ist ein Conversational ECM hilfreich: HR-Verantwortliche können sich im Chat alle wichtigen Details zu einer Person ausgeben lassen, strukturiert nach der Arbeitshistorie, dem Arbeitsverhältnis, Gehaltsentwicklungen oder anderen Parametern. Auf Wunsch verlinkt die KI zudem auf die zugehörigen Dokumente wie Anstellungs- oder Änderungsverträge.

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Talente für echte Produktivität einsetzen

Zusammengefasst lässt sich sagen: Während klassische ECM-Systeme den Fokus auf die strukturierte Verwaltung und Speicherung von Unternehmensinhalten legen, erweitert ein Conversational ECM dieses Konzept durch die Integration von generativer KI und natürlicher Sprache. Das gestaltet den Zugriff auf und die Verwaltung von Inhalten deutlich mitarbeiterfreundlicher und effizienter.

Der Dokumenten-Chatbot im Conversational ECM ist der erste Schritt in die Zukunft der ECM-Systeme. Moderne KI-Lösungen werden künftig sehr viele ECM-Kernfunktionen ersetzen. Händische Validierungen, Versionsunterscheidungen oder Dubletten-Prüfungen gehören dann der Vergangenheit an. All das schenkt den Mitarbeitenden Zeit, ihre Talente für echte Produktivität einzusetzen.