Indirekte Steuern Datenqualität: So wichtig ist diese für steuerliche Compliance

Anbieter zum Thema

Vertex Germany GmbH

d.velop AG

xSuite Group GmbH

Esker Software Entwicklungs-und Vertrieb

Digitalisierung und Globalisierung von Geschäftsprozessen stellen Verantwortliche vor vielfältige Herausforderungen. Besonders anspruchsvoll ist die Einhaltung der Compliance im komplexen Bereich der indirekten Steuern. An Lösungen fehlt es nicht, allerdings ist die Datenqualität entscheidend für den Erfolg.

In einer aktuellen Umfrage von Vertex unter 580 Entscheidungsträgern im Bereich indirekte Steuern gaben 41 Prozent der Befragten an, dass die Datenqualität eine bedeutende Hürde für die Prozesse in ihrem Bereich darstellt. Eine solide Datengrundlage ist unerlässlich für die Compliance – und wird von vielen Faktoren beeinflusst. Denn das Steuermanagement durchdringt heute alle Unternehmensbereiche, und jeder Kontaktpunkt hat Auswirkungen auf die Datenqualität. 

Hinzu kommt: Das Datenvolumen in Unternehmen wächst kontinuierlich, um mehr als 40 Prozent pro Jahr. Firmen erheben und nutzen Daten zur Kundenansprache, um die Produktivität zu steigern oder neue Märkte zu erschließen. An Daten mangelt es demnach nicht, ohne qualitative Kontrollen bleibt ihre Nutzbarkeit für steuerliche Zwecke allerdings fraglich.

Faktor Mensch – Ursache für Non-Compliance

Hier kommt den Mitarbeitenden eine besondere Rolle zu. Sie sind das Fundament jeder Abteilung für indirekte Steuern, und für die Compliance unverzichtbar. Doch personengesteuerte Abläufe sind fehleranfällig, ganz besonders im Umgang mit Daten. Tippfehler, Flüchtigkeitsfehler, Inkonsistenzen – die meisten Ungenauigkeiten, die letztlich zur Non-Compliance führen, werden durch manuelle Fehleingaben zusätzlich verschärft. Schon bei einfachen Aufgaben, wie Kopieren und Einfügen, können Mitarbeitenden Fehler unterlaufen, die in der Folge erhebliche Einbußen in der Datenqualität bewirken – durch einen kleinen unsauberen Arbeitsschritt.

Neben nichtautomatisierten Fehlerquellen gibt es gerade aus steuerlicher Sicht weitere Kernprobleme, die die Datenqualität entscheidend beeinflussen und nahezu alle Unternehmen betreffen: Uneinheitliche oder mangelhafte Dokumentation etwa führt zu Fehlern und Ungenauigkeiten. Auch begrenzte Kenntnisse der Fachkräfte oder fehlende Schulungen in Steuerwesen, IT-Lösungen und Geschäftsprozessen wirken sich unmittelbar auf die Datenqualität aus. Schließlich erschweren dezentral organisierte Systeme die Automatisierung indirekter Steuerprozesse sowie die zentrale Berichterstattung, was die Integrität der Daten insgesamt beeinträchtigt.

Best Practices zur Optimierung der Datenqualität

Fest steht: In keinem Unternehmen werden die steuerrelevanten Daten je hundertprozentig fehlerfrei sein. Dennoch können Finanz- und Steuerverantwortliche einiges tun, um Datenbestände zu optimieren und sie sowohl für steuerliche Belange als auch für geschäftliche Entscheidungen nutzbar zu machen:

• Datenflüsse analysieren: An jedem qualitätsrelevanten Endpunkt sollte es einen Prozess-Verantwortlichen geben. Es empfiehlt sich außerdem, die Steuerfunktion in die Gestaltung kritischer Datenkontrollen mit einzubeziehen.

• Anomalien aufspüren: Automatisierte Prozesse und Dashboards für alltägliche Daten liefern frühzeitig Anzeichen für Probleme in Daten oder Prozessen – beispielsweise bei erwarteten Nullwerten, weil etwas außerhalb des Anwendungsbereichs liegt oder steuerfrei ist. Fehler zu finden und zu beheben, bevor sie weitere Probleme verursachen, ist essenziell. Die Abbildung von Datenprozessen erleichtert diesen Korrekturprozess erheblich.

• Funktionsübergreifende Teams schulen: Alle Abteilungen sollten ein Verständnis dafür entwickeln, wie sich Geschäftsentscheidungen auf die Steuerbelange des Unternehmens auswirken. Mitarbeitende müssen Prozessroutinen verinnerlichen und sicherstellen, dass neue Prozesse überprüft und Daten in übergeordnete Datenflüsse integriert werden. Abläufe müssen vor Inbetriebnahme korrekt aufgesetzt und getestet werden, um die Korrektheit der Datenflüsse zu gewährleisten.

Zentralisierte Systeme sind der Schlüssel zur Compliance

Mit der zunehmenden Globalisierung der Lieferketten sind CFOs genötigt, zentrale Einblicke in Daten aus fragmentierten, dezentral organisierten Systemen zu gewinnen. Um diese Komplexität zu bewältigen, setzen viele Betriebe auf umfassende ERP-Systeme und zentralisierte Kontrollen, um ihre globalen Daten zusammenzuführen und zu konsolidieren. Die zuvor erwähnte Vertex-Umfrage zeigt, dass bereits 47 Prozent der Unternehmen zentralisierte Kontrollen über Datenerfassung, -übermittlung und -berichterstattung implementiert haben, um die Compliance im Bereich indirekte Steuern zu gewährleisten.

Dies steigert die Effizienz und minimiert Fehler, indem Berichtswege gestrafft und die Zahl der Entscheidungsträger verringert wird. Durch die Vereinheitlichung von Systemen und Prozessen können Betriebe zudem Geschäftsabläufe und Daten standardisieren. Steuerberechnungen laufen automatisiert ab, die Datengenauigkeit nimmt zu und Steuer- und Finanzberichterstattung lassen sich besser aufeinander abstimmen.

Qualität von Kundensupport

Kundensupport: Vertex erhält zum sechsten Mal HDI-Zertifizierung

Investition in Datenqualität führt zur kontinuierlichen Compliance

Bei der Bewältigung der wachsenden Anforderungen an die Datenkonsolidierung und die Einhaltung globaler Steuerregeln, spielt Technologie eine entscheidende Rolle. Die zunehmende Verbreitung von E-Invoicing und Echtzeitberichterstattung erhöht den Druck auf Unternehmen. Softwarelösungen für das Management indirekter Steuern sind daher längst kein Luxus mehr, sondern eine Notwendigkeit, um die nahtlose Integration von Finanz-, Steuer- und Betriebsdaten zu ermöglichen. Nur so erhält die Steuerfunktion einen umfassenden Überblick, der für eine regelkonforme Berichterstattung unerlässlich ist.

Ein Blick in die Zukunft macht klar: Datenqualität ist für Steuerverantwortliche von entscheidender Bedeutung. Wer hier investiert und Systeme effektiv integriert, fördert eine Kultur der Genauigkeit und Transparenz. Dies gewährleistet nicht nur die Steuer-Compliance, sondern auch einen nachhaltigen Wettbewerbsvorteil im dynamischen globalen Markt.