Sicherheit und Produktivität vereinen Datensicherheit: Mit 5 Punkten sicheren Datentransfer im Remote Working gewährleisten

Staatliche Regulierungen gehören laut einer Umfrage von Civey aktuell bei 49 Prozent der befragten Unternehmen zu den größten Herausforderungen. Um diese zu adressieren, greifen viele zu Datensicherheitslösungen. Diese können nicht nur die Sicherheit erhöhen, sondern auch die Produktivität steigern.

NIS-2, DORA oder das Hinweisgeberschutzgesetz – aktuell zwingen unterschiedliche gesetzliche Bestimmungen Unternehmen dazu, sich mehr denn je mit Compliance und IT-Sicherheit zu beschäftigen. Wer da gleich an administrative Bürden, steigende Budgets für IT-Sicherheitspersonal oder endlose Abstimmungsschleifen mit Compliance-Beauftragten denkt und deshalb den Kopf in den Sand steckt, verpasst eine wichtige Chance. Wenn man eine Datensicherheitslösung wählt, die richtig aufgesetzt ist, löst diese nicht nur Sicherheitsprobleme, sondern fördert effektive Zusammenarbeit, minimiert Sicherheitsrisiken durch Nutzungsfehler und verhindert Schatten-IT. 

Datensicherheit: Gelingt, wenn die Softwarelösung folgende Merkmale aufweist:

• Datensicherheit durch Verschlüsselung:

Sicher ist sicher – oder? Die Begrifflichkeiten rund um das Thema Verschlüsselung werden selten trennscharf verwendet. Deshalb lohnt es hier, darauf zu achten, welche Art der Verschlüsselung Unternehmen verwenden. Umfassenden Schutz bietet Ende-zu-Ende-Verschlüsselung (E2EE) nach dem Zero-Knowledge-Prinzip. Diese stellt sicher, dass sowohl gespeicherte als auch zwischen Nutzern übertragene Daten verschlüsselt sind und der Softwareanbieter selbst ebenfalls keinen Zugriff hat. Käme es dennoch zum Datenklau, würden die Kriminellen nur Datensalat erbeuten.

• Integrierbarkeit beachten: 

Die beste Datensicherheitslösung nützt nichts, wenn nicht alle Teammitglieder sie nutzen. Deshalb ist es wichtig, dass die Lösung nahtlos in Prozesse integrierbar und mit Anwendungen kompatibel ist, die der Betrieb bereits einsetzt, zum Beispiel Office-Produkte.

• Datensicherheit durch Usability: 

Die beste Lösung nützt nur, wenn sie wirklich alle verwenden. Deshalb sollte sie so gestaltet sein, dass die Nutzer gut mit ihr zurechtkommen. Beispielsweise durch Funktionen wie Versionenzusammenführung dank derer alle Teammitglieder jederzeit auf stets aktuelle Dokumente zugreifen können, ohne dass es zu Parallelversionen kommt. So entsteht keine Hemmschwelle, die von der Nutzung abhält und die Prozesse bleiben überschaubar, was zusätzlich den routinierten Umgang mit ihnen fördert.

• Anwendungsbereiche: 

Durch hybrides Arbeiten ist der Datenaustausch im täglichen Betrieb mittlerweile viel komplexer geworden als früher. Die gestiegene Zahl von Kanälen und Stakeholdern, über die Datenübertragungen mittlerweile laufen, müssen Softwarelösungen heute abbilden. Für konsequente Datensicherheit müssen Schlüsselanwendungen wie beispielsweise sichere E-Mail-Kommunikation, Zusammenarbeit in der Cloud oder Zugriffsverwaltung Teil der Lösung sein. Zusätzliches Plus sind Add-ons wie eSign-Funktionalitäten, mit denen Arbeitsabläufe mühelos und rechtssicher von Ende zu Ende umsetzbar sind.

Moderne Zusammenarbeit findet im digitalen Raum statt – deshalb müssen Unternehmensverantwortliche für sichere digitale Umgebungen sorgen. Eine passende E2EE-Softwarelösung muss genau dies leisten. Sie ermöglicht, dass Mitarbeiter von überall ihre Dokumente weiterverarbeiten und Daten sorgenfrei intern wie extern austauschen können. Für den Fall, dass ein Cyberangriff doch mal erfolgreich ist, ist auch vorgesorgt. So lassen sich Produktivität und Sicherheit vereinen.Die Produktivität im Unternehmen wird also vor allem dann verbessert, wenn die eingesetzte Datensicherheitslösung ein hohes Maß an Usability aufweist.