Digitalisierung Digitale Akte: So gelingt der Kampf gegen Zeitfresser in HR

Anbieter zum Thema

CADFEM Germany GmbH

d.velop AG

xSuite Group GmbH

Viele HR-Abteilungen arbeiten am Limit. Doch die Digitalisierung der HR-Prozesse liefert nicht immer die nötige Entlastung, denn der Teufel steckt oft im Detail. Zusatztools an der richtigen Stelle schaffen Abhilfe, stellen die Weichen für eine weitergehende Automatisierung der Abläufe sowie die digitale Akte und sparen massiv Zeit.

Die monatliche Gehaltsabrechnung ist die Visitenkarte eines jeden Unternehmens. Gerade bei der Erstellung der Lohn- und Gehaltsabrechnung mit all Ihren Besonderheiten ist besondere Sorgfalt geboten und eine 100-prozentige Genauigkeit ein absolutes Muss. Beim Kettenantriebssystemhersteller iwis in Wilnsdorf mussten daher bisher die 3.300 monatlichen Abrechnungen innerhalb von zwei Tagen manuell in Stichproben mit Vier-Augen-Prinzip kontrolliert werden. Denn so leistungsfähig die Abrechnung mit einer Lösung wie dem weit verbreiteten SAP HCM ist – sie ist mitunter fehleranfällig, wenn man nicht bestimmte Prüfroutinen im Vorhinein durchführt. 

Das Beispiel zeigt, dass bei der Digitalisierung im Personalwesen der Teufel oft im Detail steckt. Eigentlich bietet sie das Potenzial, großflächig neue Arbeitsweisen zu etablieren und das Arbeitsleben effizienter zu gestalten – etwa, wenn die Abrechnungsprüfung automatisch erfolgt, oder Urlaubsanträge nicht mehr auf Papier ausgefüllt und in der Personalabteilung eingereicht werden, wo manuelle Tätigkeiten, wie Prüfung, Ablage, Genehmigung und Rückmeldung an den Antragssteller zeitaufwändig und im Zug der Digitalisierung auch nicht mehr zeitgemäß sind.

Digitaler Flickenteppich schafft wenig Entlastung

Doch der Weg dahin ist in vielen Unternehmen erst zum Teil beschritten. Ein Stück weit ist das Personalwesen zwar digitalisiert. Eine Abrechnungs- oder Personalverwaltungssofte ist in der Regel im Einsatz – und sei es Excel. Doch statt durchgängig digitalisierter Prozesse wird häufig ein digitaler Flickenteppich genutzt, der wenig Entlastung schafft. Die Arbeitsbelastung für Recruiter, Abrechner und andere Fach- und Führungskräfte in den Per­sonalabteilungen ist dementsprechend weiterhin enorm hoch. 91 Prozent der Personaler in mittelständischen Unternehmen geben der Sage-Studie „HR im Wandel“ zufolge an, ständig gestresst zu sein, 97 Prozent halten die Arbeitsbelastung im Personalwesen für zu groß.

Viele Unternehmen ebnen daher auch in der Personalabteilung den Weg für eine zweite Digitalisierungswelle und wollen damit gezielt die vorhandenen Lücken schließen. Bei iwis geschieht das unter anderem durch den Einsatz eines Zusatztools für das SAP-System. Mit dem Einsatz der Lösungen von Centric, dem PLK&PLX Tool wird nur noch ein Bruchteil der Zeit benötigt. Während man früher entweder selbst auf Fehlersuche gehen musste oder auf Hinweise von außen angewiesen war, finden sich auf dem Bildschirm nun sämtliche Fehlerhinweise. Dank der integrierten Simulationsfunktion geschieht das bereits vor der endgültigen Abrechnung.

Digitale Akte als Dreh- und Angelpunkt in der HR

Doch auch in anderen Bereichen sind Personaler mit Zusatzlösungen für ihre Systeme den Zeitfressern auf der Spur. Ohne voll integrierte digitale Lösungen ist beispielsweise auch der Umgang mit Dokumenten wie Bewerbungsunterlagen, Verträgen, Änderungsmitteilungen und Zeugnissen mitunter sehr zeitaufwändig und fehleranfällig. Die Digitalisierung ist hier besonders sinnvoll, denn: „Die digitale Akte ist Dreh- und Angelpunkt moderner HR-Prozesse“, sagt Stephanie Sauer, HR-Managerin beim Garnherstellers Amann in Bönnigheim.

Amann nutzt zusätzlich ein Centric-Tool zur Dokumentenerstellung. Die Suche von Briefvorlagen und Gehaltsgruppen, die Weiterleitung per Hauspost, Kopien, Papierablage oder Notizen zur Weitergabe und Wiedervorlage gehören damit der Vergangenheit an. Das Dokumenten-Tool stellt die korrekten Textbausteine auf dem aktuellen Briefpapier bereit und übernimmt die Stammdaten und Gehaltsgruppe aus SAP um Glückwunsch- und Gehaltserhöhungsschreiben oder Kündigungsbestätigungen mit entsprechenden Anlagen einzubinden. Mit einer digitalen Signatur werden nötige Unterschriften eingeholt. Der hohe Automatisierungsgrad minimiert das Fehlerrisiko und den Zeitaufwand.

Bei ebm-papst arbeiten wiederum seit Ende 2022 30 Personaler mit einer Digitalen Personalakte. Damit ist der Zugriff auf die Akten nun von überall aus möglich, auch beim mobilen Arbeiten aus dem Home Office. Auskünfte auf Anfragen liegen auf Knopfdruck vor und müssen nicht mehr in den Papierakten oder im Ablagestapel gesucht werden. E-Mail-Anhänge oder im Drucker gescannte Dokumente legt das HR-Team direkt in der digitalen Akte ab, die damit immer vollständig und auf aktuellem Stand ist. Die manuelle Papier-Ablage entfällt damit komplett, und dank des ausgereiften Berechtigungskonzeptes gelangt niemand mehr unbefugt an die entsprechenden Daten.

Massive Entlastung durch die digitale Akte und automatisierte Prozesse

Die neue Arbeitsweise bringt den Personalern massive Entlastung, „Unser Ziel war es, Personalprozesse zu digitalisieren und zu verschlanken“, sagt Andreas Hosch, Director Payroll & Administration bei ebm-papst Mulfingen. „Dies ist uns mit der neuen Lösung vollständig gelungen. Wir realisieren nun bei vielen täglichen Arbeitsabläufen signifikante Zeitersparnisse von 80 bis 90 Prozent.“ Die durchgängige Digitalisierung bietet – Stichwort Automatisierung – noch weitreichenderes Potenzial – etwa, wenn Einträge in das HR-Basissystem automatisch weitere Prozessschritte anstoßen. Sind die eingesetzten Zusatztools voll in das Basis-System integriert, liefern sie eine wertvolle Grundlage dafür. 

Ein Beispiel: Wenn eine Mitarbeiterin mit ihrer Vorgesetzten eine Anpassung der Arbeitszeit vereinbart, führt das in manchen Unternehmen zu einem Papierberg aus Anträgen, neuen Vertragsversionen und Benachrichtigen. In anderen Unternehmen startet der Mausklick der Personalerin dagegen auf Grundlage eines modernen HR-Systems einen digitalen Vorgang, mit dem der Antrag zur Änderung der Arbeitszeit automatisch weitergeleitet wird. Die Personalerin, die für die Genehmigung zuständig ist, erhält einen entsprechenden Hinweis. Durch die Integration von HR-System und einem Dokumentenerstellungs-Tool wird automatisch ein Anpassungsschreiben für die digitale Akte erstellt, das alle relevanten Informationen zur neuen Arbeitszeit enthält.

Dieses Dokument wird digital zur Unterschrift vorbereitet und ohne Verzögerung von den Beteiligten signiert. Innerhalb weniger Minuten ist der gesamte Vorgang abgeschlossen, und sowohl die Mitarbeiterin als auch ihre Vorgesetzte erhalten eine Bestätigung per E-Mail. Das Schreiben selbst wird direkt im System abgelegt.

Nur wenige Unternehmen haben bereits so voll integrierte digitale HR-Prozesse implementiert. Oft sind dazu umfangreiche Projekte notwendig, um alte HR-Systeme durch neue Lösungen abzulösen. Einige sind sich die Experten aber, dass Cloud dabei eine entscheidende Rolle spielen wird. Sie dient technologische Grundlage für moderne HR-Lösungen wie SAP SuccessFactors, aber auch als Basis für kleinere Anwendungen, die dann bestehende, oft sehr unflexible Systeme um wichtige Funktionen und Innovationen ergänzen.