Digitale Signatur: Adobe Sign unterstützt KMUs bei der Digitalisierung

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Mit digitalen Tools können kleinere Unternehmen ihre dokumentenbasierten Prozesse erheblich vereinfachen. Die neue Version der Signatur-Lösung Adobe Sign von Adobe richtet sich an diese Zielgruppe.

Wie die Studie „Digital Workplace – wie Technologie unseren Arbeitsplatz verändert“ von Adobe zeigt, vereinfacht der Einsatz von digitalen Lösungen den Büroalltag erheblich. Dies bestätigen 54 Prozent der befragten Mitarbeiter aus kleinen und mittleren Unternehmen. Für 92 Prozent der Befragten gehören das Versenden von Dokumenten per E-Mail und für 89 Prozent das Drucken von Dokumenten zu den wichtigsten administrativen Tätigkeiten. Außerdem geben 84 Prozent beziehungsweise 77 Prozent an, dass das Ausfüllen von Formularen und das Einholen von Unterschriften oder Genehmigungen zu ihren administrativen Bürotätigkeiten gehört. Ein wichtiges Tool hierbei ist die digitale Signatur mit Adobe Sign.

Digitale Signatur: Einbindung in die Geschäftsprozesse

Durch die Einbindung von Adobe Sign in die Desktop-App Acrobat Reader können ab sofort mehrere Millionen Einzelanwender von Acrobat Reader kostenfrei zwei Dokumente pro Monat zur Einholung einer digitalen Signatur versenden. Bereits in den nächsten Monaten ist die Funktionalität für alle Nutzer verfügbar, die auf die neueste Acrobat Reader-Version aktualisiert haben. Kleinen Unternehmen mit höheren Anforderungen an digitale Unterschriften stehen in der neuen Version von Adobe Sign diverse Funktionen zur Verfügung, die Anforderungen von Großunternehmen entsprechen, aber auf die Bedürfnisse von KMUs zugeschnitten sind.

„Millionen kleine Unternehmen schätzen die Lösungen von Adobe zur einfachen Arbeit mit Dokumenten. So werden mit Adobe Scan gedruckte Dokumente digitalisiert oder mit Adobe Acrobat PDF-Dateien erstellt, überprüft und angepasst. Zudem stehen die leistungsstarken PDF-Dienste auch direkt in Microsoft Office 365 bereit“, erklärt Ashley Still, Vice President und General Manager, Adobe Document Cloud. „Adobe Sign für kleine Unternehmen komplettiert die Toolbox für dieses Segment und ermöglicht die vollständige Digitalisierung der Geschäftsabläufe.“

Digitale Signatur: Bereitstellung von Adobe Sign für KMUs

Die meisten Fortune-100-Unternehmen verwenden für die schnelle und sichere Verwaltung von elektronischen Signaturen Adobe Sign. Die digitale Signatur steigert zum einen die Unternehmenseffizienz und gewährleistet zum anderen eine optimale Mitarbeiter- und Kundenerfahrung. Ab sofort unterstützt Adobe Sign kleine Betriebe und Unternehmen nicht nur bei der Kundenansprache und Kundenbindung, sondern vereinfacht auch Bewerbungs- und Onboarding-Prozesse neuer Mitarbeiter.

Die Vorteile der digitalen Signatur für kleine Unternehmen:

• Kundenakquisition auf der Firmenwebseite: Geschäftsabläufe, wie das Erfassen der Kontaktdaten eines Kunden oder das Einholen der Unterschrift für einen Servicevertrag, erfolgen komplett per PDF-Formular. Jetzt müssen die PDF-Dateien nicht mehr vom Kunden heruntergeladen, gedruckt, unterschrieben und per E-Mail zurückgesandt werden, sondern vorhandene PDF-Formulare können mit Adobe Sign automatisch in Online-Formulare verwandelt werden. Das ermöglicht eine hundertprozentig digitale Kundeninteraktion.

• In einem Schritt unterschreiben und bezahlen: Wie verliere ich Kunden? Definitiv durch zu viele Schritte bis zur Kauf- oder Vertragsabwicklung. Kunden, die zum ersten Mal einen Vertrag online unterzeichnen, beispielsweise um Mitglied in einem Sportverein zu werden, werden den Prozess vermutlich abbrechen, wenn sie für die Zahlungsabwicklung zu einem weiteren Online-Zahlungsformular weitergeleitet werden. Dank der Integration von Adobe Sign in den PayPal-Bezahldienst Braintree läuft die Zahlungsabwicklung unmittelbar beim Ausfüllen und Unterzeichnen des entsprechenden Formulars ab.

• Massenversand eines einzelnen Formulars an hunderte Empfänger: Kleinunternehmen senden häufig ein einzelnes Formular zur Unterschrift an hunderte Empfänger. So benötigt ein Outdoor-Veranstalter beispielsweise eine unterschriebene Haftungsverzichtserklärung von den Teilnehmern an einer Wanderung. Nicht nur der Versand des Formulars an die einzelnen Teilnehmer ist mit einem hohen Zeitaufwand verbunden, sondern auch das Nachverfolgen der Rücksendungen. Adobe Sign automatisiert den Prozess mit einem Klick. Gleichzeitig kann der Veranstalter unkompliziert nachvollziehen, welche Unterschriften noch fehlen.

Technologie steigert Effizienz bei administrativen Bürotätigkeiten

Nach Meinung der mittelständischen Unternehmen können Technologien dabei helfen, administrative Bürotätigkeiten noch effizienter zu gestalten. Dazu zählen vor allem elektronische Unterschriften (42 Prozent), sichere digitale Dokumentenablagen (45 Prozent), Tracking-Funktionen (31 Prozent) und mobile Anwendungen, die von unterwegs die Verwaltung von Dokumenten erlauben (26 Prozent).

„Dank Adobe gestalte ich die Arbeitsabläufe in meinem Unternehmen sehr viel effizienter. Ich arbeite viel unterwegs und kommuniziere ständig mit meinem Team. Ohne Adobe Scan und Acrobat wäre das nicht möglich“, erklärt Bobby Berk, Innenarchitekt, Gründer von Bobby Berk und einer der Fab Five aus der Netflix-Serie Queer Eye. „Wir nutzen Adobe Sign, um in Sekundenschnelle Verträge zu unterzeichnen und Freigaben für Präsentationen zu erhalten. Damit konzentrieren wir uns auf den kreativen Prozess anstatt auf den Papierkram“, kommentiert der Design-Guru.

Digitale Signatur: Verfügbarkeit und Einführungsangebot

Die neuen Funktionen und Services der Adobe Document Cloud in Acrobat Reader, Adobe Sign und Adobe Sign für kleine Unternehmen sind ab sofort verfügbar. Vom 8. August bis 31. August 2019 ist Adobe Sign für kleine Unternehmen zum Einführungspreis ab 35,69 Euro pro Nutzer und Monat erhältlich.

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