Digitale Signatur: Warum Unternehmen jetzt umsteigen sollten

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Fehlende Unterschriften bringen Geschäftsprozesse ins Stocken. Durch Einführung digitaler Signaturen können langwierige Vertriebsprozesse beschleunigt und die Anzahl von Geschäftsabschlüssen erhöht werden. Doch bisher kommen sie wenig in deutschen Unternehmen zum Einsatz. Warum es höchste Zeit ist, das zu ändern, erklärt Stephan Vanberg von FP Sign.

Häufig wird davon berichtet, dass deutsche Unternehmen bei der Digitalisierung im internationalen Vergleich deutlich hinterherhinken. Das liegt auch daran, dass jeder Arbeitsablauf und jedes Modul, welches digitalisiert werden soll, Zeit und Geld kostet und zugleich Risiken birgt. Gerade der deutsche Mittelstand geht sehr vorsichtig bei der Digitalisierung vor.

So kommt auch die digitale Signatur bisher in deutschen Unternehmen nur zögerlich zum Einsatz, hat eine aktuelle Studie im Auftrag von Francotyp-Postalia (FP) ergeben. Für die Studie wurden im Januar 2019 insgesamt 1.004 Arbeitgeber und Arbeitnehmer sowie Selbstständige aus über 38 Branchen über den Umgang mit Dokumenten und Signaturen und über digitale Unterschriften befragt.

Digitale Signatur: Optimierung der Arbeits- und Produktionsprozesse

Dabei wäre es langsam Zeit, den Schritt zu wagen – immerhin berichteten im Rahmen der Studie 66 Prozent der befragten Unternehmen, dass bei ihnen regelmäßig Arbeits- und Produktionsprozesse aufgrund von verzögerten Unterschriften zum Erliegen kommen. Daher geht es also darum, weshalb Unternehmen spätestens jetzt auf die digitale Signatur umsteigen sollten – eine kleine Umstellung, mit großem Effekt.

Jedes zweite Unternehmen gibt an, aufgrund fehlender Signaturen regelmäßig Deadlines nicht einhalten zu können. Manchmal kommt es dabei gar zum Abbruch der geschäftlichen Beziehungen: Jedes fünfte Unternehmen sieht einen deutlichen Zusammenhang zwischen der Dauer des Signaturprozesses und dem Nicht-zustande-Kommen einer geschäftlichen Einigung. Denn je länger ein Angebot zur Signatur vorliegt, desto wahrscheinlicher wird es, dass es nie zur Unterzeichnung kommt. Ganze 36 Prozent der befragten Unternehmen gaben dementsprechend an, dass ihnen dadurch regelmäßig Einnahmen entgehen.

Digitale Signatur über jedes Endgerät verwenden

Dagegen ist eine digitale Signatur wie FP Sign aus dem Hause FP als Cloud-basierte Lösung mobil und von jedem internetfähigen Endgerät aus durchführbar. In Kombination führen die einfache Bedienbarkeit und die kurze Dauer des Vorgangs dazu, dass die Anzahl an Geschäftsabschlüssen erhöht wird. So waren Unternehmen, die bereits einen elektronischen Signaturservice verwendeten, mehr als doppelt so häufig davon überzeugt, dass diese zu mehr Geschäftsabschlüssen führen, als solche, die noch auf händische Unterschriften setzten. Jedes Dritte von ihnen (32 %) berichtete nachweislich von einer Steigerung von Geschäftsabschlüssen seit der Umstellung.

Von der Erstellung bis hin zur Unterzeichnung durchläuft ein Dokument eine Vielzahl an Arbeitsschritten an verschiedenen Stationen, von der Poststelle über den Postversand bis hin zur Dokumentenverwaltung. Hierbei entstehen immer wieder unnötige Verzögerungen, auf die man vermeintlich wenig bis keinen Einfluss nehmen kann. Doch dabei lässt sich unter Verwendung digitaler Signaturen die Poststelle vollständig umgehen und durch einfache Implementation in Dokumentenmanagementsysteme auch die Verwaltungsdauer verringern.

Geschäftsprozesse signifikant beschleunigen

In der genannten Studie von FP gaben Unternehmen, die bereits digitale Signaturlösungen verwenden, im Schnitt eine Beschleunigung der Geschäftsprozesse um bis zu 40 Prozent an. Durchschnittlich erhielten Unternehmen, welche digital signieren, Dokumente doppelt so häufig umgehend signiert zurück, als solche, die lediglich per E-Mail versandt wurden. Die weithin verbreitete Annahme, dass handschriftliche Unterschriften auf Papier in besonderer Weise rechtsgültig seien, ist ein Irrtum. Digitale Signaturen besitzen für die meisten Dokumentenarten ganz im Gegenteil eine identische rechtliche Gültigkeit und sind in einigen Fällen der händischen Unterschrift sogar ein Stück voraus.

Da der gesamte Signaturprozess bei der elektronischen Signatur digital abläuft, ist durch die Transparenz des Prozesses, anders als bei der handschriftlichen Unterschrift, auch rückwirkend eine Identifikation und Zuordnung der Unterzeichner problemlos möglich. Je nach Grad der Signaturstufe, erhöht sich diese Rechtssicherheit. Einige Anbieter, wie etwa FP Sign, bieten Unternehmen die höchste aller Signaturstufen an, die sogenannte "qualifizierte elektronische Signatur" (QES). Diese beruht auf einem qualifizierten Zertifikat und wird mit einer sicheren Signaturerstellungseinheit angefertigt. Zusätzlich wird jedem signierten Dokument ein sogenannter Workflowbericht als eigene Datei mitgesendet, aus welchem die Metadaten des Signaturprozesses hervorgehen.

Die Vorsicht vieler Unternehmen bei der Umstellung auf digitale Signaturen ist somit gänzlich unbegründet. Vielmehr überwiegt die Vielzahl der Vorteile die geringen Risiken, die durch die Digitalisierung des Signaturprozesses entstehen – insbesondere, da in diesem Falle keinerlei bestehende technische Lösung ersetzt werden muss.

Über den Autor: Stephan Vanberg ist globaler Projektleiter für FP Sign, die neue digitale Signatur-Lösung von Francotyp-Postalia. Mit über 20 Jahren Erfahrung in der Entwicklung und dem Vertrieb von Enterprise-Software ist Vanberg ein Experte in der Digitalisierung von Geschäftsprozessen. Als globaler Projektleiter für FP Sign treibt er Innovationen für die kundenfreundliche und sichere digitale Kommunikation in Unternehmen stetig voran. (sg)

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