Umsichtig statt umständlich Digitales Vertragsmanagement: Die Geheimwaffe im Recruiting?

Anbieter zum Thema

Swisscom

d.velop AG

Kendox AG

Yorizon GmbH & Co. KG

Auch im Ausbildungsjahr 2023/24 blieben wieder viele Lehrstellen unbesetzt – obwohl ausgebildete Fachkräfte an allen Ecken und Enden fehlen. Betriebe müssen sich etwas einfallen lassen, um im „War for Talents“ zu punkten. Ist hier digitales Vertragsmanagement ein Lösungsansatz?

Wenn es im Bewerbungsprozess digitale Prozesse gibt, sind diese oft umständlich. Daten aus dem Lebenslauf müssen etwa noch einmal abgetippt werden, nachdem dieser bereits hochgeladen wurde. Solche als unnötig empfundenen Prozessschritte können junge Bewerber abschrecken. Auch wenn der Bewerbungsprozess bereits weitgehend digitalisiert ist, lauert in der Unterzeichnung des Arbeits-, bzw. Ausbildungsvertrages, das nächste Nadelöhr. Die Verträge werden überwiegend noch ausgedruckt und händisch unterzeichnet, was Postversand oder persönliches Erscheinen erfordert. Beides ist mit zeitlichem Aufwand verbunden und ein digitales Vertragsmanagement oft noch nicht in Angriff genommen.

Digitales Vertragsmanagement: Elektronische Verträge beschleunigen das Recruiting

Gelingt es Unternehmen, ein digitales Vertragsmanagement für den Bewerbungsprozess einzuführen, können sie dadurch die Umlaufzeiten des Vertragsprozesses drastisch senken – theoretisch auf wenige Minuten. Wenn Bewerber die Möglichkeit haben, direkt nach ihrer mündlichen Zusage zu signieren, dürfte das die Zahl der Absagen deutlich senken. Zudem können Unternehmen einfacher Verträge mit auswärtigen Bewerbern schließen – ohne, dass diese für ein persönliches Gespräch vor Ort waren oder lange auf Post warten mussten. Eine umsichtige wie schnelle Abwicklung des gesamten Vertragsprozesses – einschließlich Signatur – bringt auch Vorteile, wenn es darum geht, noch schnell vor Ausbildungsbeginn kurz entschlossene Azubis zu gewinnen. Ebenso senkt der digitale Prozess Kosten im Unternehmen.

Digitales Vertragsmanagement: Die aktuellen rechtlichen Rahmenbedingungen

Allerdings gilt es, die aktuellen rechtlichen Rahmenbedingungen zu berücksichtigen, die die elektronische Signatur von Arbeitsverträgen in Deutschland beeinflussen. Am 1. August 2022 ist das Gesetz zur Umsetzung der EU-Richtlinie 2019/1152 in Kraft getreten. Ein Teil dieses Gesetzes betrifft das Nachweisgesetz (NachwG), das den Inhalt und die Form des Nachweises der wesentlichen Bedingungen für ein Arbeitsverhältnis regelt. Dadurch entstand der Eindruck, dass Arbeitsverträge in Deutschland nicht mehr elektronisch unterzeichnet werden dürfen. Das ist jedoch nicht der Fall.

Qualifizierte elektronische Signatur kann händische Unterschrift ersetzen

Befristete Arbeitsverträge, wie Verträge zur Arbeitnehmerüberlassung, müssen gemäß § 12 Abs. 1 Satz 1 Arbeitnehmerüberlassungsgesetz (AÜG) in Schriftform ausgestellt werden. Durch die Verwendung der qualifizierten elektronischen Signatur (QES) wird das Erfordernis zur Schriftform erfüllt. Dieses Gesetz könnte in den nächsten Monaten jedoch nochmals überarbeitet werden. Über eine Initiative plant Bitkom, der Bundesregierung entsprechende Vorschläge zu unterbreiten. Diese Änderungen könnten die Zahlen und KPIs im HR-Bereich weiter positiv beeinflussen

QES: Die elektronische Unterschrift mit höchster Rechtsverbindlichkeit

Zurück zur QES: Diese Form der elektronischen Signa­tur basiert auf einem speziellen Zertifikat, das ein sogenannter Vertrauensdienstanbieter ausstellt. Diese Zertifikate beruhen wiederum auf dem Verfahren der asymmetrischen Kryptografie und werden durch den Gesetzgeber streng reguliert. Dadurch kann die QES auch vor Gericht die händische Unterschrift ersetzen, sofern keine abweichenden gesetzlichen oder vertraglichen Regelungen vorgehen und das auch bei Arbeitsverträgen mit Schriftformerfordernis.