Digitale Prozesse Digitalisierung: Warum Widerstand oft teurer ist als Technologie

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„Das haben wir schon immer so gemacht“ kann einer der kostspieligsten Sätze in einem unternehmerischen Kontext sein. Denn wo langjährige Gewohnheiten eingerissen sind, wird die Umsetzung der Digitalisierung häufig zu einer enorm schwierigen Grundsatzaufgabe.

Jeder Aspekt der Digitalisierung benötigt nicht nur menschliche Experten, die sich auf das jeweilige Thema verstehen, sondern andere Menschen, die fähig und willens sind, Neuerungen zu akzeptieren. In Unternehmen, insbesondere des Mittelstands, kann beides besonders schwierig sein. Denn wo Mitarbeiter aus einer Mischung aus Digitalskepsis, Gewohnheit, mangelndem Knowhow und Veränderungswillen heraus an eingespielten analogen oder veralteten digitalen Techniken und Prozessen festhalten, hat zeitgenössische Digitalisierung es besonders schwer - mit allen sich ergebenden Konsequenzen. Doch wie können Entscheider und ihnen untergeordnete Digitalprofis in Firmen das Problem angehen?

Digitalisierung: Gewohnheit als Grundübel

Der Mensch ist bekanntlich ein Gewohnheitstier. Und in einem unternehmerischen Kontext können solche Routinen durchaus positive Effekte generieren. Die Grenze ist jedoch dort erreicht, wo die Gewohnheit zu einem regelrechten Hemmschuh wird – die Digitalisierung mit ihrer Schnelllebigkeit ist leider dafür besonders anfällig. Hierzu sei unter anderem auf die Digitalkompetenzen der Deutschen verwiesen. Das folgende Beispiel mag für Experten zwar haarsträubend wirken, es ist so oder in ähnlicher Form aber in vielen KMU gängiger Standard:

• PDF-Eingang: In der Buchhaltung kommt eine Eingangsrechnung als PDF per Mail an. Statt sie digital weiterzuleiten, wird die Rechnung ausgedruckt.
• Manuelle Bearbeitung: Der Ausdruck wandert in eine andere Abteilung, damit der dortige Verantwortliche händisch unterschreibt oder einen Stempel draufsetzt.
• Erneutes Scannen: Das Papier wird eingescannt und dann im Buchhaltungs- system abgelegt, während der unterschriebene Ausdruck in einem Ordner abgeheftet wird.

Dahinter stehen stets ganz ähnliche Problematiken: Mangelnde digitale Expertise (nicht zuletzt auf Management-Ebene), Unfähigkeit, darin überhaupt ein Problem zu erkennen - und wenn doch, an der Routine etwas zu ändern. Wie allein schon ein ERP beim genannten Beispiel und in anderen Fällen Abhilfe schaffen kann, zeigen zahlreiche Praxisbeispiele für erfolgreiche Transformation aus dem Mittelstand.

Allerdings kann der Weg dorthin schwierig sein, denn der Mensch ist mit seiner Gewohnheit dabei das schwerste Hindernis. 

Gewohnheiten sind in diesem Zusammenhang ein enorm starker Klebstoff.

• Sicherheit: Gewohnheiten geben Sicherheit, weil vertraute Abläufe scheinbar zuverlässig funktionieren - auch wenn sie objektiv ineffizient sind. Das gilt sogar bei gewohnten Prozessen, die von Mitarbeitern nicht sonderlich geliebt werden. Einfach, weil sie vertraut sind und man sie blind beherrscht.
• Unsicherheit: Für viele Mitarbeiter bedeutet eine digitale Veränderung (lies: Abkehr von Gewohntem) nicht nur „neue Technologie", sondern auch die Unsicherheit, ob sie mit dem Neuen umgehen können. Dahinter steckt oft die Angst vor Fehlern, an Kompetenz zu verlieren oder gar ersetzbar zu werden.
• Kontrollverlust: Gleichzeitig entsteht das Gefühl von Kontrollverlust: Während man beim händischen Stempel oder bei der altbekannten Excel-Datei den routinierten Überblick hat, wirkt eine modernere Herangehensweise schnell wie eine Blackbox und erzwingt es, neue Routinen zu erlangen.

Diese Mischung aus Vertrautheit, Angst vor Neuem und dem Wunsch, Kontrolle zu behalten, erklärt, warum alte Vorgehensweisen so hartnäckig überleben - selbst dann, wenn längst bessere digitale Alternativen zur Verfügung stehen.

Doch insbesondere im Kontext der Kontrolle kann es sich lohnen, digitalisierten Prozessen eine Chance zu geben. Denn oft kann die Flut aus Papier und Ordnern, die im Vergleich zu digitalen Anwendungen mehr Kontrolle suggerieren, eine trügerische Sicherheit vermitteln.

In der Beckmann GmbH aus Hövelhof, einem mittelständischen Unternehmen in Nordrhein- Westfalen, ergab eine kritische Analyse des Ist-Zustandes, dass es gerade das rückschrittliche Ablagesystem war, das die unternehmerische Gestaltungsfreiheit einschränkte. „Für die Geschäftsführung war es so kaum möglich, den aktuellen Umsatz zu überblicken. Dazu mussten wir bei der Buchhaltung nachfragen“, erklärt Geschäftsführer Michael Beckmann im Gespräch mit Haufe X360.

Dieser fehlende Einblick kann strategische Planungen erschweren und unternehmerische Entscheidungen komplizierter machen. So bleiben mittelständische Unternehmen aufgrund mangelnder interner Transparenz möglicherweise hinter ihrem Entwicklungspotenzial zurück.

Der Preis des Widerstands

Um es deutlich zu betonen: Das Festhalten an Legacy-Systemen und -Prozessen hat aus unternehmerischer Sicht ausschließlich Nachteile. Die sieben wichtigsten Nachteile sind:

• Vergeudete Zeit: Die Prozesse benötigen mitunter erheblich länger als mit modernen Systemen - und sei es nur, weil Dokumente gesucht werden müssen.
• Größere Fehleranfälligkeit: Die vielen, oft manuellen, Schritte vergrößern die Gefahr von Missverständnissen und anderen Fehlern.
• Intransparenz: Mitarbeiter oder ganze Abteilungen wissen gerade nicht, in welchem Stadium sich beispielsweise ein Auftrag oder eine Rechnung befinden.
• Fähigkeitslücken: Je länger an Veraltetem festgehalten wird, desto größer wird die Fähigkeitslücke der Mitarbeiter - und der Firma zu ihren Konkurrenten.
• Inhouse-Frust: Da nicht alle Mitarbeiter gerne mit den veralteten Systemen arbeiten, entstehen rasch Motivationsprobleme und vermeidbare Personalweggänge.
• Fachkräftemangel: Bewerber, mitunter schon in der Probezeit, können abgeschreckt werden, wodurch der Widerstand die Firma überaltern lässt.
• Sicherheitsrisiken: Bei so vielen Medienbrüchen und mitunter nicht mehr supporteten Digitalsystemen drohen diverse Gefahren analoger und digitaler Natur.

Das heißt: Zu hartnäckiges Festhalten an Gewohntem kostet jede Menge Geld und kann Unternehmen sogar in Existenznöte bringen. Wenn etwa jeder Mitarbeiter täglich zusammengenommen nur 15 Minuten mit Datei- oder Dokumentsuche verbringt, dann sind das 3.750 Minuten in einem durchschnittlichen Jahr mit 250 Arbeitstagen. 3.750 Minuten sind 62,5 Stunden vergeudete Zeit. Bei aktuell gültigen 12,82 Euro Mindestlohn sind es bereits 801,25 verschwendete Euro - pro Mitarbeiter und Jahr!

Gewohnheiten aufbrechen: So gelingt die Digitalisierung

Solche Gewohnheiten halten sich deshalb, weil Führungskräfte aller Ebenen und Mitarbeiter gleichermaßen Fehler begehen. Wandel muss deshalb ebenso auf allen Ebenen vollzogen werden, und bedingt als Erkenntnis von oben herab:

• Regelmäßige Überprüfung: Alle Digitalsysteme und Prozesse sollten regelmäßig überprüft werden. Insbesondere hinsichtlich Zeitmessung und gerne grafisch visualisiert.
• Feedback fördern: Mitarbeiter sollten stets angehalten werden, Feedback, Ideen und Vorschläge einzubringen - und mittlere Führungskräfte dazu, solche Punkte ernst zu nehmen und weiterzuleiten.
• Partizipativer Wandel: Änderungen vom Gewohnten sollte niemals streng hierarchisch Top-down erfolgen, sondern im Mindestmaß langfristig und unter frühzeitiger Einbeziehung aller.
• Problemorientierte Lösungen: Keine Änderungen allein um der Änderung Willen, sondern nur, um klar erfasste Probleme zu beseitigen.
• Politik der kleinen Schritte: Verbesserungen wirken erfahrungsgemäß besser, wenn sie im Rahmen einer Politik der kleinen Schritte erfolgen - nicht in Form großer Radikalschnitte.
• Kontinuierliche Bildung: Bildung baut Unsicherheiten ab. Alle Mitarbeiter sollten deshalb regelmäßige Schulungen erfahren, um Ängste abzubauen und Akzeptanz zu erhöhen.
• Erfolge messbar machen: Erfolge müssen gemessen und sichtbar gemacht werden. Das bedeutet auch: Nach der Änderung einer Gewohnheit ist stets vor der Änderung der nächsten Gewohnheit.
• Positive Vorbildfunktion: Die Veränderungen müssen, nicht zuletzt durch Vorgesetzte, positiv vorgelebt werden.

Die gute Nachricht dabei: In vielen Häusern ist nur der erste Schritt des Wandels schwierig. Etwa die Abkehr von einer rein E-Mail-basierten Kommunikation zu passenderen Systemen. Denn hat das Team sich einmal an Veränderungen gewöhnt, sind weitere Optimierungen in aller Regel deutlich leichter und von weniger Widerstand geprägt.

Der Weg zu einer erfolgreichen Digitalisierung

Digitalisierung ist kein technisches, sondern ein menschliches Projekt.

Die größten Hindernisse bei der Digitalisierung von Unternehmen sind nicht technischer, sondern menschlicher Natur. Gewohnheiten, Ängste und Widerstand gegen Veränderungen können selbst die beste Technologie zum Scheitern bringen.

• Innovation fördern: Räume für Experimente und neue Ideen schaffen. Mitarbeiter sollten ermutigt werden, bestehende Prozesse zu hinterfragen und Verbesserungsvorschläge einzubringen.
• Team einbeziehen: Alle Beteiligten von Anfang an in den Digitalisierungsprozess einbeziehen. Transparente Kommunikation und gemeinsame Zielsetzung schaffen Vertrauen und Akzeptanz.
• Kontinuierlich lernen: In die Weiterbildung der Mitarbeiter investieren, auch außerhalb von Veränderungsprozessen. Regelmäßige Schulungen und Workshops helfen dabei, Ängste abzubauen und Kompetenzen aufzubauen.

Unternehmen, die diese Prinzipien beherzigen, können nicht nur technologische Hürden überwinden, sondern auch eine Kultur der kontinuierlichen Verbesserung etablieren, die langfristig zum Erfolg führt.