gesponsertKI in der Unternehmenspraxis Dokumentenprozesse mit KI – von der Datenflut zur Strategie

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Künstliche Intelligenz bietet neue Wege, Dokumentenprozesse effizienter und strategischer zu gestalten. Ob Rechnungsverarbeitung, Vertragsmanagement oder Personalaktenpflege – KI automatisiert Workflows, erkennt relevante Informationen und sorgt für Ordnung im digitalen Archiv.

Dokumentenprozesse mit KI – von der Datenflut zur Strategie

In der digitalen Ära sind Unternehmen mit einer stetig wachsenden Datenflut konfrontiert. Informationen entstehen in hoher Geschwindigkeit, verteilt über verschiedenste Systeme – von ERP und CRM bis hin zu E-Mail-Postfächern und Dateiservern. Die Folge: Daten sind zwar vorhanden, aber oft schwer auffindbar, unvollständig oder nicht aktuell. Gerade in Bereichen wie Einkauf, Personal oder Finanzen führt das zu ineffizienten Prozessen und verzögerten Entscheidungen.

Ein zentraler Lösungsansatz ist die Etablierung einer „Single Source of Truth“ – also einer verlässlichen, Datenbasis, die alle relevanten Informationen strukturiert und zugänglich macht. Künstliche Intelligenz (KI) spielt dabei eine entscheidende Rolle: Sie hilft, Daten automatisiert zu erfassen, zu klassifizieren und mit Metadaten anzureichern. So entsteht nicht nur Ordnung im Archiv, sondern auch eine Grundlage für strategische Auswertungen.

KI als Werkzeug für datengetriebene Prozesse

KI-gestützte Archivierung ermöglicht die Automatisierung ganzer Workflows, die bislang manuell und fehleranfällig waren. Beispiele aus der Praxis zeigen, wie das konkret aussehen kann:

• Rechnungsverarbeitung: KI erkennt automatisch Rechnungsnummern, Beträge, Lieferanten und Zahlungsfristen. Diese Informationen fließen direkt in den Freigabeprozess ein – ohne manuelle Eingabe, ohne Medienbrüche.
• Vertragsmanagement: Vertragsdokumente werden auf Laufzeiten, Kündigungsfristen und Vertragsparteien analysiert. Die KI erkennt auch mehrsprachige Formulierungen und strukturiert die Daten für Monitoring und Reporting.
• Personalaktenpflege: Dokumente wie Arbeitsverträge oder Krankmeldungen werden automatisch klassifiziert und mit den richtigen Metadaten versehen – inklusive DSGVO-konformer Aufbewahrungsfristen.
• Compliance-Checks: KI prüft Dokumente auf regulatorische Anforderungen, erkennt Legal Holds oder Löschfristen und unterstützt bei der revisionssicheren Archivierung.

Diese Workflows sind nicht nur effizienter, sondern auch robuster gegenüber Fehlern. Sie entlasten Mitarbeitende von Routineaufgaben und schaffen Raum für strategische Tätigkeiten.

Datenqualität als Voraussetzung für KI

Ein zentrales Thema ist die Qualität der Daten. KI kann nur dann sinnvoll eingesetzt werden, wenn die zugrunde liegenden Informationen konsistent und vollständig sind. Metadaten spielen dabei eine Schlüsselrolle: Sie beschreiben den Kontext von Dokumenten und ermöglichen gezielte Suchen, Auswertungen und Integrationen. Systeme, die Metadaten automatisiert erfassen und pflegen, schaffen die Basis für eine zukunftsfähige Datenstrategie.

Die Herausforderung liegt oft in der Initialpflege und der Standardisierung. Unterschiedliche Abteilungen haben unterschiedliche Vorstellungen davon, was relevant ist. KI kann hier helfen, indem sie Vorschläge macht, Felder automatisch befüllt und auch bestehende Archive nachträglich strukturiert.

Praxisnah und sofort umsetzbar

Moderne Archivlösungen bieten flexible Integrationsmöglichkeiten – ob On-Premises, in der Cloud oder als hybride Variante. KI-Funktionalitäten lassen sich modular ergänzen und an bestehende Prozesse anpassen. So können Unternehmen schrittweise digitalisieren, ohne bestehende Systeme zu ersetzen.

Im Webinar „Archivierung mit KI – weniger Aufwand, mehr Erkenntnis“ erfahren Sie, wie KI in der Archivierung konkret funktioniert. Anhand von Demos wird gezeigt, wie Dokumente automatisch ausgelesen, Metadaten extrahiert und in strukturierte Datenmodelle überführt werden.