E-Invoicing: 3 moderne Technologien beschleunigen Prozesse

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Die elektronische Rechnungsstellung bietet vielfältige Potentiale, die durch drei moderne Technologien noch mehr Durchschlagskraft erhält: Robotic Process Automation, Blockchain und Supply Chain Finance verwandeln das papierlose Büro zu einem smarten und finanzstarken Alleskönner.

Welchen Einfluss moderne Technologien auf E-Invoicing, also die elektronische Rechnungsstellung haben, erläutert Nick Van Den Berg von Comarch in einem Gastbeitrag.

Robotic Process Automation: der Roboter als Buchhalter

Robotic Process Automation (RPA) ist eine Methode zur Automatisierung von Geschäftsprozessen, die auf Machine Learning und Künstlicher Intelligenz basiert. Diese Technologie hält gerade Einzug in den unterschiedlichsten Abteilungen. Obwohl es sich bei RPA um eine neue Technologie handelt, findet sie in Kreditorenabteilungen bereits Anwendung. Gerade im Bereich der elektronischen Rechnungsstellung entfaltet diese Automatisierung großes Potential für hohe Kosteneinsparungen: Zu den Vorteilen von RPA zählen kürzere Rechnungszyklen, vereinfachte Genehmigungsprozesse und die Vermeidung verzögerter Zahlungen.

RPA und Ausgangsrechnungen

Da eine E-Rechnung aus strukturierten Daten besteht, gibt es zahlreiche Aufgaben, die ein Roboter bei der Überprüfung und Genehmigung der Rechnung übernehmen kann. Bereits heute können wir die Praxis in anderen Ländern wie Mexiko oder Italien unter die Lupe nehmen, welche einen Roboterverifizierungsprozess umgesetzt und das Freigabemodell in ihre Steuerinfrastruktur aufgenommen haben. Auf diese Weise können die erforderlichen Steuerinformationen automatisch erfasst und die Rechnungen genehmigt werden.

RPA und Eingangsrechnungen

Auch bei Eingangsrechnungen kann die Technologie ihre Potentiale entfalten, etwa bei Verifizierung und Buchung der Rechnung. Wenn beispielsweise eine Bestellnummer nicht in der Rechnung eines Lieferanten enthalten ist, kann der Beleg automatisch abgelehnt und zurückgesandt werden. Mit RPA lässt sich die Kostenstelle automatisch einer bestimmten Rechnung zuordnen. E-Invoicing-Dienstleister bieten dazu Managed Services wie Datenvalidierung, -berechnung und -verifizierung von Stammdaten an, die zur Automatisierung des Prozesses verwendet werden.

Blockchain: Abrechnung von Kleinbeträgen

Das Interesse an Blockchain ist zuletzt deutlich gestiegen. Die Technologie ist Basis für Kryptowährungen. Inzwischen forschen Unternehmen an möglichen Einsatzszenarien des Blockchain-Prinzips. Auch die Bearbeitung von Rechnungen ist ein mögliches Anwendungsfeld. Für das Zusammenspiel von Blockchain und E-Invoicing existieren bereits nennenswerte Use Cases. Beispielsweise hat der U-Bahn-Anbieter der chinesischen Stadt Shenzhen im vergangenen März sein Blockchain-E-Invoicing-System eingeführt. So können Benutzer am Ende einer Reise automatisch Rechnungen über WeChat empfangen. Das öffentliche Verkehrssystem verarbeitet täglich rund 170.000 Rechnungen, was zu einer Einsparung von 400.000 Chinesischen Yuan (rund 50.000 EUR) pro Jahr führen wird.

Neben Kosteneinsparungen wird Blockchain in Verbindung mit der elektronischen Rechnungsstellung auch eine Authentifizierungsfunktion zukommen. Dabei stehen die Rückverfolgbarkeit der Rechnungsquelle und die Echtheit der Rechnungen im Fokus. Dies wird Verbesserungen bei der Betrugsprävention erleichtern und Transparenz in Bezug auf Themen wie Geldwäsche schaffen. Bevor Unternehmen jedoch das volle Potenzial der Blockchain für Rechnungsstellung ausschöpfen können, muss die Zahl der E-Invoicing-Einführungen auf breiter Front noch stärker zunehmen.

Supply Chain Finance: Wann die Rechnung bezahlt wird

Die Finanzierung der Lieferkette und die elektronische Rechnungsstellung sind seit mehreren Jahren eng miteinander verbunden. Der Haupttreiber dahinter waren sichere Kommunikationsprotokolle sowie die Validierung und Überprüfung elektronischer Rechnungen.

Das Clearance-Modell hat sich auch auf die Umsetzung von Supply Chain Finance ausgewirkt. Nach Versand einer Rechnung erfolgt etwa in Mexiko auch eine Bestätigung, dass die Rechnung bezahlt wird und wann dies erfolgen wird. Diese Informationen vereinfachen wiederum andere Prozesse. So wird es zum Beispiel einfacher, Kredite bei Banken und Factoring-Unternehmen zu beantragen.

Den nächsten Schritt bei der Finanzierung der Lieferkette und der elektronischen Rechnungsstellung wird vermutlich die Blockchain darstellen. Wie bereits erwähnt, ist die Blockchain ein wichtiger Faktor für die Rückverfolgbarkeit und Authentizität von Rechnungen. Da es sich um ein offenes und transparentes Netzwerk handelt, können Banken und Factoring-Unternehmen die Informationen zu Transaktionen eines Unternehmens auf einfache Weise überprüfen.

E-Invoising: Trends für die Zukunft

Roboter-Prozessautomatisierung, Blockchain und Supply Chain Finance sind für die elektronische Rechnungsstellung von großem Interesse. RPA und Supply Chain Finance sind derzeit die stärker etablierten Trends, da sie ausgereifter sind als Blockchain.

Die Möglichkeit einer schnelleren und sichereren Finanzierungsmethode für die Lieferkette wird voraussichtlich größere Auswirkungen auf kleine und mittelständische Unternehmen haben, da sie nicht über einen ähnlich hohen Cashflow verfügen wie große Unternehmen. RPA und Blockchain werden für größere Unternehmen von stärkerer Bedeutung sein. Solche Unternehmen verfügen über das nötige Budget für Investitionen in solche Technologien. Lösungen lassen sich also nach anfänglichem Aufwand schnell monetarisieren.

Darüber hinaus sind in den nächsten Jahren angesichts der zunehmenden Beliebtheit von Supply Chain Finance und RPA sowohl bei mittelständischen als auch großen Unternehmen weitere Investitionen und Innovation zu erwarten. Bei Blockchain ist eher davon auszugehen, dass in den kommenden fünf bis zehn Jahren ein echter geschäftlicher Mehrwert für Unternehmen realisiert wird.

Über den Autor: Nick Van Den Berg ist E-Invoicing-Berater bei Comarch. Comarch ist ein Anbieter von IT-Lösungen für die Bereiche ERP, elektronischer Rechnungsversand, IoT, ICT, Financials, Cloud und weitere Anwendungen für den kleinere und mittelständisdche Unternehmen sowie Großunternehmen.

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