Elektronische Rechnungstellung E-Rechnung: Was Unternehmen jetzt wissen sollten

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Seit dem 1. Januar 2025 gilt in Deutschland eine wichtige Neuerung im Rechnungswesen: Unternehmen sind verpflichtet, elektronische Belege (E-Rechnung) im B2B-Bereich zu empfangen. Diese Maßnahme ist Teil des Wachstumschancengesetzes und stellt einen Schritt in Richtung Digitalisierung und Effizienzsteigerung dar.

Eine E-Rechnung ist ein strukturierter, maschinenlesbarer Datensatz, der den europäischen Normen entspricht, insbesondere der Norm EN 16931. Er unterscheidet sich von traditionellen Dokumenten, die in Form von PDFs per E-Mail versendet werden. Stattdessen handelt es sich um ein digitales Format, das eine automatisierte Verarbeitung durch Buchhaltungssoftware ermöglicht.
Zu den in Deutschland anerkannten Formaten gehören unter anderem XRechnung und ZUGFeRD. Letzteres ist besonders für kleine und mittelständische Unternehmen relevant. ZUGFeRD kombiniert eine PDF-Datei mit eingebetteten XML-Daten, sodass sie sowohl für die menschliche Betrachtung als auch für die maschinelle Auswertung geeignet ist. Diese hybride Lösung erleichtert die elektronische Fakturierung und stellt sicher, dass Benutzer und Softwareanbieter denselben Standard nutzen.

E-Rechnung: Übergangsfristen und Pflichten für Firmen

Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen in Deutschland in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Diese Vorgabe betrifft alle inländischen B2B-Geschäfte. Zusätzlich besteht die Pflicht, Rechnungen in einem elektronischen Format zu versenden. Die Regelung gilt nicht nur für große Unternehmen. Auch mittelständische und kleinere Betriebe müssen sich an diese Vorgabe halten. Diese müssen die Regelung bis spätestens 31. Dezember 2027 vollständig umgestellt haben.

Vorteile der elektronischen Dokumentenerstellung

 Die digitale Belegverarbeitung bringt zahlreiche Vorteile mit sich, die weit über gesetzliche Vorgaben hinausreichen. Dazu gehören:

• Automatisierung und Effizienzsteigerung: Durch den automatisierten Austausch von Daten können Unternehmen den manuellen Aufwand erheblich verringern. Die Verarbeitung erfolgt schneller und mit weniger Fehlern, was zu einer höheren Effizienz im Finanzbereich führt.
• Kostenersparnis: Mit der Einführung von E-Rechnungen entfallen Kosten für Druck, Versand und Lagerung von Papierdokumenten. Das führt zu einer Reduktion der Betriebsausgaben, von der Unternehmen profitieren.
• Bessere Integration in Geschäftsprozesse: Die E-Rechnung kann direkt in die bestehenden Buchhaltungs- und Warenwirtschaftssysteme integriert werden. Dies ermöglicht eine nahtlose Verarbeitung und Archivierung von Rechnungen, wodurch Geschäftsprozesse optimiert werden.
• Nachhaltigkeit: Die Reduktion des Papierverbrauchs durch die digitale Rechnung trägt zu einer umweltfreundlicheren Geschäftspraxis bei.

ZUGFeRD: Ein flexibles Format für die E-Rechnung

Ein besonders etabliertes Format in Deutschland ist ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland). Es kombiniert eine PDF/A-3-Datei mit eingebetteten XML-Daten. Die PDF-Datei dient der visuellen Darstellung, während die XML-Daten maschinell ausgelesen werden. ZUGFeRD vereint die Flexibilität der PDF-Datei mit der Lesbarkeit der XML-Daten. Besonders kleine und mittelständische Unternehmen profitieren davon, da keine Spezialsoftware notwendig ist. ZUGFeRD erfüllt die Anforderungen der EN 16931 und stellt eine kostengünstige, einfach umsetzbare Lösung dar.
 Darüber hinaus ermöglicht ZUGFeRD eine einfache Integration in bestehende Geschäftsprozesse und unterstützt eine schnellere, fehlerfreie Datenverarbeitung. Es ist für den nationalen sowie internationalen Gebrauch geeignet, was es zu einer universellen Lösung für Unternehmen macht, die grenzüberschreitend tätig sind.

Handlungsempfehlungen für Unternehmen

Um weiterhin gesetzeskonform zu arbeiten und effizient mit E-Rechnungen umzugehen, sollten folgende Maßnahmen umgesetzt worden sein:

• Überprüfen Sie Ihre Software: Stellen Sie sicher, dass Ihre Buchhaltungssoftware die Verarbeitung von E-Rechnungen unterstützt und mit den gesetzlichen Anforderungen kompatibel ist. Viele moderne Systeme bieten bereits Unterstützung für digitale Formate wie ZUGFeRD oder XRechnung.
• .Schulung Ihrer Mitarbeiter: Der Umgang mit digitalen Belegen und die neuen Prozesse im Finanzbereich sollten in regelmäßigen Schulungen an Ihre Mitarbeiter weitergegeben werden. Dies ist besonders wichtig für die Buchhaltungsteams, die sich mit der neuen Technologie vertraut machen müssen.
• Kommunikation mit Geschäftspartnern: Informieren Sie Ihre Lieferanten und Kunden über die bevorstehende Umstellung und klären Sie gemeinsam, welche Formate verwendet werden. Eine klare Kommunikation verhindert spätere Missverständnisse und stellt sicher, dass alle Parteien auf dem gleichen Stand sind.
• Anpassung interner Prozesse Die Umstellung auf elektronische Rechnungen erfordert oft eine Anpassung der internen Geschäftsprozesse. Prüfen Sie, ob Ihre aktuellen Arbeitsabläufe die automatisierte Verarbeitung von Rechnungen unterstützen können, oder ob Anpassungen notwendig sind.
• Rechtliche und steuerliche Beratung: Da die Einführung der elektronischen Belege auch steuerliche und rechtliche Aspekte berührt, empfiehlt es sich, einen Fachanwalt oder Steuerberater zu Rate zu ziehen. So können Unternehmen sicherstellen, dass alle Anforderungen der GoBD (Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung) erfüllt sind.