ERP-System ERP und MES: Bis zu 60 Prozent schneller

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ERP und MES: Weil die historisch gewachsene IT-Infrastruktur erforderliche Prozesse und Strukturen nicht mehr abdecken konnte, hat AMA Anlagenbau und Maschinenbau Amberg GmbH (AMA) ein neues ERP-System samt Modul zur Personalzeiterfassung eingeführt. Allein die deutliche Erhöhung des Automatisierungsgrads ist mit erheblichen Vorteilen verbunden.

Bei AMA waren mit der Zeit viele flankierende Insel­lösungen ohne Schnittstelle zum führenden System entstanden. So gab es z. B. ein ERP-System inklusive Finanzbuchhaltung, ein Tool für die Betriebsdatenerfassung (BDE) im Bereich Personalzeit und eine Anlagenbuchhaltung – jeweils von unterschiedlichen Herstellern und ohne direkte Schnittstellen zueinander. Hinzu kam eine selbst programmierte Datenbank für Auswertungen und Nachkalkulationen sowie etliche Listen außerhalb des ERP-Systems. Diese führte dazu, dass Daten teilweise manuell gepflegt wurden, wichtige Informationen nur mit zeitlicher Verzögerung verfügbar warten und andere gänzlich fehlten. Verlässliche Kennzahlen zu erhalten, wurde immer schwieriger und aufwändiger.

ERP und MES: Einführung eines zentralen Datenhubs

AMA wollte mit der Einführung eines neuen ERP-Systems vor allem einen zentralen Anlaufpunkt für sämtliche Informationen zu einem Kundenauftrag und für Unternehmenskennzahlen schaffen. Gut durchdachte, individuelle Prozesse, z. B. für die Nachkalkulation, sollten sich dabei möglichst in den Systemstandard übernehmen lassen. Denn die Kontrollrechnungen sind für den klassischen Lohn- und Auftragsfertiger Grundlage für neue Angebotskalkulationen. Aufträge umfassen bei AMA die Zerspanung bzw. CNC-Bearbeitung von Bauteilen für Maschinen, Motoren oder Turbinen – und zwar in kleiner und mittelgroßer Serie. Die Kunden kommen vorrangig aus dem Maschinen-, Schienenfahrzeug- und Schiffbau ebenso wie aus dem Bereich der Energietechnik.

Abbildung des gesamten Auftragsdurchlaufs

Mit dem Java-basierten ERP-System PSIpenta inklusive BDE-Modul für die Personalzeiterfassung und Dokumentenmanagementsystem (DMS) des Partnerunternehmens intex bildet AMA inzwischen den kompletten Auftragsdurchlauf aus einem Guss ab – von der Anfrage über die Fertigung mit Rückmeldungen bis zur Nachkalkulation. Basis hierfür war u. a. die Einführung einer Artikelstruktur, bzw. die eindeutige Zuordnung von Artikel und Artikelnummer. Ihre Bedeutung hat in den vergangenen Jahren durch veränderte Artikelgrundstrukturen – allen voran durch sogenannte Wiederholteile – stetig zugenommen.

In Summe gibt es nur noch wenige Prozesse, die AMA nicht direkt in PSIpenta bearbeitet. Dazu zählt z. B. die Angebotskalkulation. „Weil wir diese aber im integrierten DMS ablegen, ist auch dieser Schritt direkt im jeweiligen Kundenauftrag im ERP-System hinterlegt und jederzeit nachvollziehbar“, so Alexander Albrecht. Der studierte Maschinenbauingenieur leitet bei AMA unterschiedlichste Projekte, betreut die IT-Systeme inklusive Auswahl und Einführung neuer Software und arbeitet kontinuierlich an der Optimierung zahlreiche Unternehmensprozesse. Mithilfe des DMS ist für AMA auch die Prüfung der Auftragsbestätigung über mehrere Instanzen deutlich einfacher geworden und erfolgt zudem vollkommen papierlos.

Groovy-Skripte schaffen hohe Flexibilität im Standard

Wichtig war für AMA von Beginn an die Option, mittels der auf Java basierenden Programmiersprache Groovy einfache Prozessanpassungen vornehmen zu können, ohne den Systemstandard verlassen zu müssen. Entsprechende Skripte hat Alexander Albrecht u. a. für die bei AMA seit vielen Jahren bewährte Art der Nachkalkulation geschrieben sowie für weitere Plausibilitätsprüfungen, die typische, fehlerhafte Dateneingaben verhindern sollen: „Die Nachkalkulation erhalten wir dank einer solchen Automatisierung per Klick aus dem ERP-System – wahlweise von Kundenauftragspositionen oder von Fertigungsaufträgen. Darüber hinaus haben wir über entsprechend programmierte Skripte recht stringente Eingaberegeln festgelegt, etwa dass ein Eigenfertigungsteil keine Warengruppe sein darf“, beschreibt der Projektleiter.

Damit gehören auch falsche Buchungen ebenso wie fehlerhafte Zuordnungen von Bestellung und Kostenstelle der Vergangenheit an. Angepasst hat der Projektleiter über Groovy auch einige Benutzeroberflächen im Software-Terminal und somit vor allem für Mitarbeiter, die in der Fertigung arbeiten. Lediglich fünf Felder umfassen die Masken noch und wurden damit auf genau die Bereiche reduziert, die auch bedient werden müssen. „Diese Vereinfachung erleichtert und beschleunigt die Arbeit erheblich. Letztlich sind diese Prozesse so intuitiv, dass die Kolleginnen und Kollegen nicht einmal eine Schulung benötigen.“

Kennzahlen auf Knopfdruck in ERP und MES

Ob Auftragseingang, Rechnungsausgang, Werkstattbestände oder Bestellobligo: Mit PSIpenta/ERP als zentraler Datendrehscheibe ermittelt AMA heute wichtige Kennzahlen einfach und verlässlich per Knopfdruck. Wesentlich schneller erfolgt durch die rund 50 Prozent höhere Automatisierung z. B. der Monatsabschluss. Für die Bestimmung des Werkstattbestands spart das Unternehmen sogar bis zu 60 Prozent des früheren Zeitaufwands, für die Anlage von Kundenaufträgen circa 50 Prozent. „Nicht nur die deutliche Zeitersparnis selbst, sondern gerade auch die höhere Datenqualität und Auskunftsfähigkeit des Systems sind Vorteile, von denen wir ganz besonders profitieren“, so Alexander Albrecht.

Diese sind das Ergebnis zahlreicher Optimierungen und vor allem auch der Zusammenfassung von Informa­tionen in einem zentralen System. Umlagen aus den Bereichen Kostenrechnung und Finanzbuchhaltung etwa lassen sich deutlich genauer ermitteln und automatisiert verteilen. Dokumente werden am Kundenvorgang ebenso wie auf der Einkaufsseite durchgängig abgelegt; übermittelte BDE-Daten sind nahezu im selben Moment im Auftragsmanagement des ERP-Systems sichtbar – ohne manuelle Importe oder Exporte. Alexander Albrecht: „Durch dieses Zusammenspiel haben wir jederzeit die Möglichkeit, den Ist-Stand eines laufenden Auftrags aus Sicht der Kostenrechnung einzusehen und bei Bedarf schnell zu reagieren.“

Feinplanung als nächster Automationsschritt

Durchgängige digitale Prozesse statt unabhängig voneinander gepflegter Systeme: AMA hat mit der Einführung einer moderner ERP-MES-Lösung ein zentrales IT-System installiert, mit dem der Maschinenbauer nicht nur Prozesse beschleunigt hat, sondern vor allem auch wichtige Kennzahlen zur Unternehmenssteuerung auf Knopfdruck erhält. Mit der Einführung eines Moduls für die Feinplanung ist bereits der nächste Automationsschritt und der weitere Ausbau des Systems geplant.