Schatten-IT Excel-Listen: Häufig als ERP- und CRM-System genutzt

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In diesem Jahr sollten Unternehmen intern genutzten Excel-Listen endlich den Garaus machen. Bei Projekten wird häufig Microsoft Excel für Aufgaben eingesetzt, für die das Tabellenkalkulations-Programm überhaupt nicht gedacht ist. Komplexe Betriebsprozesse sollten besser mit einem ERP- oder CRM-System durchgeführt werden.

Die Unternehmen haben Salesforce, Hubspot, Zoho, Pipedrive, Monday, Microsoft Dynamix und sonstige CRM-Systeme, aber gearbeitet wird weiterhin mit Excel-Listen. Das liegt an drei Gründen: Erstens das Beharren auf einmal eingeführten Prozessen aus Bequemlichkeit („Das haben wir schon immer so gemacht“), zweitens die Scheu vor dem Aufwand zur Einarbeitung in ein neues System, und drittens die Angst davor, die Kontrolle über Informationen und Prozesse zu verlieren. Die ersten beiden Gründe kommen beim Nachfragen in Beratungsprojekten ans Tageslicht, weil sie im Grunde offensichtlich sind. Aber die Angst vor einem möglichen Kontrollverlust spricht niemand im Betrieb offen aus. Dabei ist dieser Angstfaktor der entscheidende Knackpunkt im Kampf gegen die heimliche Excel-Wirtschaft.

Excel-Listen – losgelöst von ERP und CRM

Viele Mitarbeiter betrachten die Informationen in ihrer Excel-Tabelle als ihr Besitztum, während die Daten im ERP- oder CRM-System nur der Firma gehören. Aufgrund dieser emotionalen Unterscheidung ist Excel so schwer auszurotten. Daher findet man bei Beratungsprojekten in der Regel „unzählige Excel-Listen mit teilweise abenteuerlichen Tabellen-Varianten vor. Häufig stoßen wir bei Projekten auf Schattenreiche völlig losgelöst vom ERP- oder CRM-System, von denen die IT-Verantwortlichen nicht einmal etwas ahnen.

Die Schatten-IT bringt zahlreiche Probleme mit sich, von Produktivitätseinbußen bis hin zu gravierenden Sicherheitslücken. Wir finden bei Projekten immer wieder Excel-Listen mit Login-Daten zum Firmennetzwerk, manchmal nur für eine Person, gelegentlich sogar für ganze Teams oder Abteilungen, um betriebliche Stellvertreterregelungen zu umgehen. Viel leichter kann man es Hackern gar nicht machen. Nach meinen Schätzungen schlummern Tausende derartiger Sicherheitsbomben in deutschen Unternehmen.“ So waren laut einer Studie des Bitkom 2024 acht von zehn Unternehmen in Deutschland von Cyberangriffen betroffen, mit einem Gesamtschaden von 267 Milliarden Euro. Und die Schattenwirtschaft mit Excel-Listen hat dabei zweifelsohne eine nicht unerhebliche Rolle gespielt.

Unternehmensführung mit falschen KPIs

Unabhängig von den Sicherheitsrisiken erschweren die Inseln mit Excel-Listen die Unternehmenssteuerung. Viele C-Level-Manager führen ihre Abteilungen und Firmen nach KPIs, also Key Performance Indicators, anhand von ERP- und CRM-Daten, die gar nicht der Realität entsprechen, weil sich die richtigen Informationen in den Excels verstecken. Bei Projekten stoßen wir daher immer wieder auf Vertriebsentscheidungen, die schlichtweg auf falschen Daten aus der Verkaufsabteilung basieren. Die Vertriebsmitarbeiter halten häufig ihre besten Kundenchancen in geheimen Excel-Listen, um erstens den internen Abschlussdruck abzumildern und zweitens sich nicht allzu leicht austauschbar zu machen. Drittens haben sie Kontakte für den Fall eines Wechsels zur Konkurrenz in der Hinterhand.

Nutzung der Excel-Listen für eine Vielzahl von Aufgaben

Die geheime Excel-Wirtschaft zieht sich durch alle Abteilungen, von der Ablage wichtiger Informationen wie auf einem Notizzettel bis zur umfangreichen Datenanalyse und Visualisierung ist Excel häufig das bevorzugte Werkzeug. Die Abschaffung der Schatten-IT 2025 ist daher wichtig, um den Weg freizumachen für den Einsatz von KI-Tools in den nächsten Jahren. Künstliche Intelligenz funktioniert nur, wenn die zugrundeliegende Datenbasis stimmt. Dazu ist es unerlässlich, die geheimen Excel-Daten in die ERP- und CRM-Systeme zu überführen. Wenn das nicht gelingt, wird die deutsche Wirtschaft von den Produktivitäts-, Effizienz- und Kostenvorteilen der KI nicht profitieren können.

Aufruhr um Künstliche Intelligenz

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