Remote arbeiten Homeoffice richtig umsetzen: 7 Aspekte, an die Arbeitgeber denken müssen

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Die Corona-Pandemie hat das Thema Homeoffice salonfähig gemacht. Auch nach Ende der Pandemie setzen nach wie vor viele Arbeitgeber auf vollständige oder teilweise Remote-Arbeit. Zu den Vorteilen gehören geringere Kosten zur Bereitstellung von Büroräumen, aber auch die Attraktivität für Arbeitnehmer. Homeoffice birgt allerdings auch einige Risiken aus Arbeitgebersicht. Diese lassen sich minimieren, wenn folgende Schritte umgesetzt werden.

1. Ausstattung des Arbeitnehmers mit Arbeitsausrüstung

Arbeitgeber sind dazu verpflichtet, die nötigen Arbeitsmittel zur Arbeit im Homeoffice zur Verfügung zu stellen. Das kann teuer werden und daher lohnt es sich, bei Sparportalen wie Mein Deal neue Notebook-Angebote miteinander zu vergleichen und die Kosten auf diese Weise zu reduzieren. Der Arbeitnehmer kann hier selbstständig tätig werden und für den Arbeitgeber geeignete Produkte heraussuchen und sie ihm vorstellen. Für die langfristige Arbeit im Homeoffice sind unter anderem folgende Ausrüstungsgegenstände wichtig:

• Laptop oder Computer

• Zusätzliche Hardware wie PC-Maus, Tastatur, Bildschirme

• Ergonomisches Mobiliar (Stuhl, Tisch)

• Eventuell Beleuchtungsmaterialien

Das nachfolgende Video gibt einen guten Einblick dahingehend, was auf Arbeitgeber finanziell zukommt, wenn sie Homeoffice anbieten.

2. Kollaboratives Arbeiten und Teamwork auch im Homeoffice wichtig

Wenn immer mehr Mitarbeiter ins Homeoffice umziehen, ist die Zusammenarbeit vor Ort reduziert. Manchmal kennen sich Teammitglieder ausschließlich per E-Mail oder Telefon. Interessanterweise berichtet ein Artikel von 2016 darüber, dass die Deutschen Homeoffice nicht mögen. Durch die Pandemie hat sich das deutlich verändert. Immer mehr Menschen möchten im Homeoffice bleiben und die Bereitschaft in der Arbeitgeberwelt ist gestiegen.

Teamwork ist und bleibt aber ein wichtiger Bestandteil der Arbeit, da es sonst zu Ausfällen kommen kann. Wenn ein Mitarbeiter im Homeoffice erkrankt und seine Arbeit nicht weiterführen kann, bleiben seine Projekte liegen. War er nun im Alleingang dafür verantwortlich, leidet der Betrieb darunter. Es ist wichtig, dass selbst unbekannte Teamkollegen Einblick in die aktuellen Arbeiten haben und so einspringen können, wenn ein Mitarbeiter ausfällt. Viele Arbeitgeber haben sich dazu entschieden, auch Homeoffice als kollaboratives System aufzubauen. Verschiedene Abteilungen oder Personen arbeiten miteinander, bei gelegentlichen Treffen in Präsenz werden Fortschritte besprochen und Verantwortlichkeiten festgelegt.

3. Schatten-IT auch im Homeoffice vermeiden

Das Thema Schatten-IT ist im Unternehmen nicht neu, wird durch Homeoffice aber zu einem größeren Problem. In beinahe jedem Betrieb greifen Mitarbeiter auf Tools zurück, die von der IT-Abteilung nicht autorisiert wurden. Im Homeoffice ist die Kontrolle für den Arbeitgeber deutlich schwieriger, aber auch hier sollte es Lösungsansätze geben. Vor allem die IT-Sicherheit ist in der Pflicht, die Augen und Ohren offenzuhalten. Kommt es vermehrt zu Hilfsanfragen von Mitarbeitern aus dem Homeoffice, kann das ein Indiz auf die Nutzung von Schatten-IT sein. Was aber treibt Angestellte dazu, anstelle der bereitgestellten Software auf Alternativen auszuweichen? Dafür gibt es verschiedene Gründe:

• Einschränkungen und Restriktionen bei der gestellten Software durch den Arbeitgeber.

• Lange Bearbeitungszeit für Tickets durch die IT-Abteilung.

• Mehr Erfahrung mit der eigenen Software und dadurch mehr Effizienz.

Die meisten Arbeitnehmer greifen nicht mit böser Absicht auf Schatten-IT zurück und sind sich auch nicht bewusst, wie groß die Gefahren für das Unternehmen sind. Die Verwendung zu verhindern ist wichtig, Aufklärung der erste Schritt für Betriebe. Schulungen und eine klare Kommunikation der Unternehmensrichtlinien tragen dazu bei, dass Schatten-IT weniger häufig genutzt wird.

Wichtig ist außerdem, dass Mitarbeiter im Homeoffice auf schnellen Support durch die IT-Abteilung setzen können. Stockt der Arbeitsfluss aufgrund mangelnder Hilfe, ist entweder ein Rückgang der Leistung oder ein Anstieg der Nutzung von Schatten-IT zu verzeichnen. Die Nutzererfahrung der Mitarbeiter im Homeoffice muss auf gleicher Stufe stehen wie die, der im Büro arbeitenden Angestellten.

4. Hochwertige Cloud-Lösungen für sicheren Zugriff aus dem Homeoffice

Um auf Unternehmensdaten zugreifen zu können, braucht es hochwertige Cloudlösungen. Sie sind die ideale Plattform, um wichtige Dokumente oder gemeinsame Projekte jederzeit verfügbar zu machen. Die Aufgabe des Arbeitgebers besteht darin, einen Dienst zu wählen, der höchste Sicherheitsstandards umsetzt. Wichtig ist, dass regelmäßige Updates durchgeführt werden und alle Verbindungen rund um die Uhr verschlüsselt sind.

Arbeitgeber müssen nicht jedem Mitarbeiter im Homeoffice Zugang zu allen Daten gewähren. Es gibt Optionen, einzelne Bereiche freizugeben und andere zu sperren. Wichtig ist auch, dass Geräte autorisiert werden. Der Zugriff von einem Fremdgerät (z.B. das private Notebook des Arbeitnehmers) ist zu verwehren. So ist sichergestellt, dass der Mitarbeiter nur die ihm zur Verfügung gestellte Hardware für seine Arbeit nutzt.

5. Arbeitszeitengesetz gilt auch im Homeoffice

Bei der Regelung der Arbeit im Homeoffice gelten ähnliche Regeln wie im Präsenzjob. Einerseits ist der Arbeitsort festgelegt, sofern es sich nicht um einen Remote-Job handelt. Letzteres bedeutet, dass der Arbeitnehmer zwar zu festen Zeiten arbeitet, dabei aber den Ort selbst wählen darf. Bezüglich der Arbeitszeiten gilt das gängige Arbeitszeitgesetz auch beim Arbeiten von Zuhause aus. Das heißt, dass Ruhezeiten einzuhalten sind, Sonntagsarbeit verboten ist und auch die Höchstarbeitszeit nicht überschritten werden darf. Da der Arbeitgeber kaum Kontrolle über die Einhaltung hat, sind regelmäßige Schulungen sinnvoll. Darüber hinaus sollten Arbeitnehmer zu einer Dokumentation ihrer Arbeitszeiten angehalten werden.

6. Vertragliche Regelungen für optimale Effizienz

Grundsätzlich gibt es keinen gesetzlichen Anspruch auf Homeoffice, sofern im Vertrag nichts gegenteiliges festgelegt wurde. Da Arbeitgeber aber ihre Bereitschaft zum Angebot von Heimarbeit ausweiten und beide Seiten davon profitieren können, empfiehlt sich eine vertragliche Regelung. Wichtig ist, dass beide Parteien mit Homeoffice einverstanden sein sollten. Hat der Arbeitnehmer daran kein Interesse, kann es aus Sicht der Arbeitseffizienz problematisch werden. Besser ist es daher, gemeinsam den Weg zu beschreiten und das auch in Form von vertraglichen Regelungen festzuhalten. Diese sollten unter anderem folgende Bestandteile enthalten:

• Hinweis zur Erfassung der verrichteten Arbeitszeit

• Pflichten bezüglich Datenschutz, Nutzung von Schatten-IT und Verwendung von Geräten

• Festlegung der verpflichtenden Erreichbarkeit für den Arbeitnehmer

• Kontrolle durch den Arbeitgeber zur Sicherung der Arbeitssicherheit

• Entstehende Kosten und Übernahme durch den Arbeitgeber

• Regelungen durch Übernahme von Miet-, Strom- und Heizkosten im Homeoffice

• Bedingungen zum Widerruf oder Festlegung einer Befristung

Je präziser der Vertrag für beide Seiten aufgesetzt wird, desto weniger Schwierigkeiten gibt es bei der Arbeit im Homeoffice. Es ist Aufgabe des Arbeitgebers sicherzustellen, dass der Heimarbeitsplatz die gleichen Sicherheitsmerkmale enthält, wie der Präsenzplatz im Büro. Der Arbeitnehmer muss hingegen seine Pflichten erfüllen, indem er vorgegebene Zeiten einhält und mit Arbeitsmaterial genauso sorgfältig umgeht, wie im Betrieb.

7. Einhaltung von Datenschutzbestimmungen bei der Heimarbeit

Datenschutzverstöße werden für Unternehmen schnell teuer. Im Jahr 2023 stieg die Anzahl der verzeichneten Verstöße deutlich an, ein Problem ist dabei das Homeoffice. Gehen Arbeitnehmer hier nicht sorgfältig mit den jeweiligen Daten um, kann es zu Schwierigkeiten kommen. Der wichtigste Punkt dabei ist, dass ausschließlich der Arbeitnehmer mit Arbeitsmaterial in Kontakt kommt. Selbst die vertraute Familie ist nicht befugt, einen Blick auf den Laptop zu werfen oder Dokumente mit vertraulichen Kundendaten einzusehen.

Demnach ist es erforderlich, den Arbeitsplatz im Homeoffice vom Rest der Wohnung zu trennen. Bildschirme müssen fernab des Einblicks Dritter platziert werden, beim Verlassen des Arbeitsplatzes müssen Passwörter zur Sicherung gesetzt werden. Es ist außerdem wichtig, dass auch bei Abwesenheit des Arbeitnehmers (z.B. im Urlaub) kein Zugriff auf Laptop und Co. erfolgen kann. Am sichersten ist es, das Equipment während dieser Zeit in einem abgeschlossenen Raum unterzubringen oder sogar im eigentlichen Unternehmen.

Bei Zwischenfällen muss gehandelt werden

Kommt es zu einem Datenschutzzwischenfall, muss der Arbeitnehmer proaktiv handeln und die Firma informieren. Der Datenschutzbeauftragte protokolliert den Zwischenfall und entscheidet dann, ob die betroffenen Personen informiert werden müssen. Meist entstehen solche Zwischenfälle nicht aus mangelnder Kompetenz oder böser Absicht, sondern aus Unachtsamkeit.

Der Ehemann, der hinter seiner Frau steht und ihr nur kurz ein paar motivierende Worte ins Ohr flüstern möchte, bekommt auf diese Weise versehentlich Einblick in die geöffneten Kundendaten auf dem Bildschirm. Obwohl solche Fälle meist keinen Einfluss auf die betroffene Person haben, sind es Verstöße gegen die Datenschutzrichtlinien und darüber müssen Arbeitnehmer aufgeklärt werden.

Wichtig: Ausdrucke mit wichtigen Daten dürfen nicht einfach über den Hausmüll entsorgt werden. Der Arbeitnehmer ist verpflichtet, ein datenschutzkonformes Vernichtungsgerät zu nutzen. Im Homeoffice sind solche Geräte regulär nicht vorhanden. Es ist daher zwingend erforderlich, die Daten mit ins Büro zu nehmen und sie dort datenschutzkonform zu entsorgen.

Homeoffice ist sinnvoll, bringt aber auch Nachteile mit sich

Um heute als Arbeitgeber attraktiv zu bleiben, ist das Angebot von Homeoffice fast schon verpflichtend. Allerdings gibt es auch einige Nachteile, aus Sicht von Arbeitnehmern, aber auch von Arbeitgebern. Teamarbeit wird erschwert, Informationsdefizite erschweren den Workflow und die Nichteinhaltung der Arbeitszeitvorschriften ist kaum kontrollierbar. Ist der Arbeitnehmer durch Pflege- und Erziehungsaufgaben doppelt belastet, leidet seine Effizienz darunter.

Am besten funktioniert Homeoffice, wenn eine geeignete Räumlichkeit innerhalb des Hauses oder der Wohnung zur Verfügung steht. Hier muss sichergestellt werden, dass der Arbeitnehmer unter ergonomischen Bedingungen arbeitet und über ein stabiles Internet- und Telefonnetzwerk verfügt. Der kurzfristige Arbeitsplatz am Küchentisch ist nur vorübergehend sinnvoll, bei langfristiger Arbeit von Zuhause aber nicht empfehlenswert. In der Praxis erweist sich eine Mischform aus Homeoffice und Arbeit in Präsenz als die beste Lösung. Einerseits behält der Arbeitnehmer den Anschluss ans Team, andererseits hat aber auch der Arbeitgeber mehr Einfluss und Kontrolle.