HR-Digitalisierung: Die Cloud in der Personalabteilung

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Die Digitalisierung befördert eine Aufbruchsstimmung in der Fertigung, Logistik, im Marketing und Vertrieb. Auch Personalabteilungen können von den enormen Möglichkeiten der Digitalisierung profitieren. Die Zeit ist reif.

HR-Digitalisierung in der Praxis: Im Personalwesen hat die Digitalisierung noch einen schweren Stand. Das jedenfalls legt eine Studie der Münchner Marktforscher IDG Research Services nahe, die in Zusammenarbeit mit UKG, globaler Anbieter von HCM-, HR-Service-Delivery- und Workforce-Management-Lösungen, und weiteren Partnern durchgeführt wurde. Besonders eine Zahl in der Untersuchung vom Frühjahr dieses Jahres mit dem Titel „Digitalisierung im Personalwesen“ gibt zu denken: Mehr als 91 Prozent der Mitarbeiter in Personalabteilungen arbeiten mit der Tabellenkalkulation Microsoft Excel. Nur rund 41 Prozent nutzen Data- und Predictive-Analytics-, knapp 34 Prozent KI-Lösungen.

Neue Rolle für HR

Die Gründe für die Berührungsängste von Personalverantwortlichen liegen laut Studie vor allem an der fehlenden Vorstellung darüber, wie Digitalisierungstechnologien in einem durch und durch personalpolitischen Thema dazu beitragen können, Prozesse effizienter zu gestalten. Hinzu kommt die Herausforderung der Zusammenarbeit mit der IT. Zwar ist sich das Gros der befragten Studienteilnehmer (53 Prozent) durchaus im Klaren darüber, dass „eine Befähigung und Weiterbildung von HR-Mitarbeitern in IT-Themen essenziell ist, damit die Digitalisierung erfolgreich vorangetrieben werden kann.“ Zweifel herrschen allerdings darüber, wie diese Ziele erreicht werden können.

Unbestritten ist – und das ist ein weiteres Ergebnis der Erhebung – dass HR-Abteilungen eine Transformation früher oder später bevorsteht, um das Personalwesen stärker mit den Unternehmenszielen zu verknüpfen. Die Rolle des Personalwesens verändert sich von einer reinen Verwaltungsabteilung in eine strategische Division, die mit geschäftskritischen Aufgaben vertraut wird und einen wichtigen Beitrag für das Wachstum des Unternehmens leistet.

HR-Digitalisierung: Beispiel Employee Experience

Als typisches Beispiel für eine digitale Modernisierung in Personalabteilungen zählt die Employee Experience: War die Arbeit für Personaler in der Vergangenheit mit der Einstellung neuer Angestellten oft erledigt, so zieht sich die Betreuung heute durch die gesamte Zeit, in der Mitarbeiter für das Unternehmen tätig sind. Personalverantwort­liche sind mittlerweile zuständig für die Motivation und Zufriedenheit, sogar für die Produktivität der Belegschaft in einer Organisation. Aber auch in Sachen Employer Branding und der Positionierung des Unternehmens auf dem Arbeitsmarkt muss HR einen Beitrag leisten. Mitarbeiter mit einer positiven Employee Experience sind schließlich die besten Botschafter, um den eigenen Arbeitgeber für Nachwuchstalente interessant zu machen.

Cloud first in der HR

Ähnlich wie auch in anderen Geschäftsbereichen dienen Cloud-Technologien im Personalwesen als bevorzugte Plattform für die Digitalisierung. Rund 30 Prozent der Befragten nutzen „sehr viele“ beziehungsweise „viele“ Cloud-Services in der HR. Etwa 34 Prozent verwenden „eher viele“ Cloud-Dienste. Auf die Frage, welche Services HR-Abteilungen konkret in der Cloud nutzen, liegen die Entgeltabrechnung (47 Prozent), Personalentwicklung (45 Prozent) und Möglichkeiten zur Überwachung von Personalangelegenheiten wie die Zeiterfassung (40 Prozent) vorn.

Für viele Unternehmen stellt die Cloud eine Vielzahl an Möglichkeiten zur Verfügung, um die Digitalisierung im Personalwesen unkompliziert und skalierbar voranzutreiben, ohne hohe Neuinvestitionen in Kauf nehmen zu müssen. Cloud-basierte HR-Plattformen ermöglichen es nach kurzer Zeit, Abläufe zu automatisieren, die individuellen Bedürfnisse der Belegschaft zu adressieren, und zeitaufwendige und fehleranfällige, manuelle Prozesse abzubauen. Und statt HR-Software aufwändig in eine heterogene Systemlandschaft integrieren und pflegen zu müssen, kümmern sich Lösungsanbieter und Rechenzentrumsbetreiber um die Wartung, Pflege und Sicherheit.

Wichtiges Kriterium für die Cloud-Nutzung im Umfeld des Personalwesens ist die Usability des Systems. HR-Service-Delivery-Lösungen müssen in der Lage sein, diverse Mitarbeiterbedürfnisse aus verschiedenen Abteilungen mit unterschiedlichen Vorstellungen vom Arbeitsleben abzudecken und dürfen deshalb kein IT-Spezialwissen voraussetzen. So interessieren sich Angestellte aus der Produktion beispielsweise für andere Inhalte als Mitar­beiter aus dem Fachbereich Logistik oder der Verwaltung. Entsprechend selbsterklärend sollte der HR-Bereich Self-Service für Mitarbeiter aufgebaut sein. Hier lassen sich dann Urlaubsanträge, Krankmeldungen oder Reisekostenabrechnungen eintragen und entlasten die HR von Routineaufgaben, indem Mitarbeiter sich selbst um ihre Anliegen kümmern können. Neben der Einreichung von Formularen lassen sich zudem Informationen, die sonst wiederholt bei den Kollegen erfragt werden müssen, einfach und zentral in einer Wissensdatenbank bereitstellen.

Aktive Nutzung der HR-Digitalisierung vorantreiben

Aber auch anonyme Feedback-Optionen, die mobile Nutzbarkeit sowie die Berücksichtigung von Compliance-Richtlinien, Security- und Nachweispflichten gehören in das Spektrum solcher Lösungen. Wichtig dabei: Ein typischer Fehler bei der Planung solcher Lösungen liegt darin, das Projekt als Archivsystem zu betrachten. Moderne HR-Plattformen müssen als Dokumentenmanagementsystem mit digitaler Personalakte geführt werden, damit eine kontinuierliche Verbesserung der Prozesse möglich ist. Die neuen Prozesse sollten schließlich anhand eindeutiger KPIs kontinuierlich überprüft und angepasst werden, wenn Bedarf besteht. Denn solange nicht klar ist, dass Funktionen auch wirklich verwendet werden und Mitarbeiter die neuen Abläufe aktiv unterstützen, kann auch die Cloud nicht zu nachhaltigen Verbesserungen bei der HR-Digitalisierung verhelfen.

Der Autor Wieland Volkert ist Countrymanager DACH und Niederlande bei UKG.

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