Zertifizierte Schnittstellen Informationsplattform ERP: So sichern Unternehmen ihre Zukunftsfähigkeit

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Yorizon GmbH & Co. KG

Als „zentrales Nervensystem von Unternehmen“ unterstützen moderne ERP-Lösungen wie SAP S/4HANA bei der Ressourcenplanung und -steuerung über alle Abteilungen hinweg. Aber erst durch die nahtlose Tiefenintegration einer leistungsstarken Informationsplattform können Unternehmen alle Potenziale heben – und sich zukunftssicher aufstellen.

Enterprise Resource Planning (ERP) beschreibt die Herausforderung, sämtliche im Unternehmen vorhandenen Ressourcen möglichst effizient zu nutzen. Dazu stellen ERP-Systeme Geschäftsanwendungen für Beschaffung, Produktion, Personalmanagement, Finanzen und weitere Unternehmensbereiche zur Verfügung. Wichtige Funktionalitäten für ein leistungsstarkes Informationsmanagement wie die effiziente digitale Verwaltung von Geschäftsdokumenten sind im Leistungsumfang von ERP-Lösungen in der Regel jedoch nicht enthalten. Moderne Informationsplattformen wie nscale von Ceyoniq liefern an dieser Stelle wertvolle Unterstützung:

Sie verwalten sämtliche Dokumente im Unternehmen während ihres gesamten Lebenszyklus, stellen einen ­reibungslosen unternehmensweiten Informationsfluss ­sicher – und leisten im Zusammenspiel mit dem ERP-System einen wertvollen Beitrag in Sachen Wettbewerbs- und Zukunftsfähigkeit von Unternehmen.

Herausforderung revisionssichere Archivierung

Moderne Informationsplattformen verfügen über alle notwendigen Funktionen für die effiziente Verwaltung aller Informationen, die im Unternehmen entstehen. Und damit auch für die rechts- sowie revisionssichere Archivierung von Geschäftsdokumenten. Neben weiteren Gesetzen und Verordnungen sind es die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD), die Unternehmen verpflichten, Buchungsbelege, Jahresbilanzen, Personalunterlagen sowie sämtliche weiteren steuerrelevanten Dokumente GoBD-konform aufzubewahren.

Archivierung und mehr in der Informationsplattform

Die Anforderungen an die rechts- und revisionssichere Archivierung können ERP-Systeme ohne teure Ergänzungen der jeweiligen Hersteller ebenso wenig erfüllen wie die gesetzlich gebotene, datensparsame sowie an Fristen gebundene Ablage und Löschung von Dokumenten. Auch die Funktionalität, Informationen durch ein zuverlässiges Rechte- und Rollenkonzept bereitzustellen oder zu verwehren, fehlt ihnen. Abhilfe schafft eine vollumfänglich mit dem ERP-System und beteiligten Fachanwendungen integrierte Informationsplattform wie nscale.

Sie stellt Anwendern sämtliche Funktionen für ein effizientes digitales Dokumentenmanagement zur Verfügung: von der automatisierten Erfassung von Informationen aus verschiedenen analogen und digitalen Kanälen über die medienbruchfreie Weitergabe bis hin zur revisionssicheren elektronischen Archivierung mit korrekten Aufbewahrungs- und Löschfristen und einer automatisierten Löschroutine. Um die datenschutzrechtlichen Anforderungen der DSGVO zu erfüllen, lassen sich in nscale frei konfigurierbare Benutzerrollen mit individuellen Zugriffsrechten anlegen. Sie stellen sicher, dass Mitarbeiter ausschließlich auf solche Informationen zugreifen können, für die sie die entsprechenden Berechtigungen besitzen. Außerdem verfügt die Plattform über eine umfangreiche Protokollierung, die festhält, wer zu welchem Zeitpunkt welche Veränderungen an einem Dokument vorgenommen hat.

Use Case: Rechnungseingangsverarbeitung

Die Vorteile einer IT-Umgebung, die ERP, Informationsplattform und Drittsoftware miteinander verbindet, werden am Beispiel der Eingangsrechnungsverarbeitung besonders deutlich. Die Fachanwendung nscale Invoice Management (nscale IM) unterstützt bereits bei der Erfassung und formalen Prüfung eingehender (E-)Rechnungen, indem die Lösung die Informationen auf dem Beleg auswertet und bei fehlenden oder falschen Angaben eine genauere Prüfung anstößt. Formal korrekte Belege lösen automatisch einen Freigabeworkflow aus. Anschließend wird der Vorgang automatisiert an das ERP-System übergeben, dort verbucht und die Zahlung initiiert. Ein effizienter, transparenter und anwenderfreundlicher Workflow, der Zeit und Kosten spart, Fehler reduziert – und den Geschäftsalltag von Mitarbeitern wesentlich erleichtert.

Informationsplattform mit nahtloser Anbindung über zertifizierte Schnittstellen

Neun von zehn Unternehmen setzen ein ERP-System ein. Viele von ihnen vertrauen dabei auf eine Lösung aus dem Hause SAP. Die nahtlose Anbindung und eine vollumfängliche Interoperabilität von nscale mit SAP S/4HANA ist für einen effizienten Betrieb daher essenziell. Standardisierte und zertifizierte Interfaces erlauben es, Dokumente aus dem ERP auszulagern, in nscale zentral zu archivieren und das SAP-System so merklich zu entlasten. Die Anbindung von nscale an ein SAP-ERP erfolgt in On-Premises- und Private-Cloud-Umgebungen je nach Anwendungszweck über den nscale ERP Connector ILM – hauptsächlich für das Management archivierter Daten – oder die Archive­Link-Schnittstelle nscale ERP für die Dokumentenablage im Geschäftsalltag. 

In Public-Cloud-Installationen übernimmt der neue, herstellerunabhängige und offene Schnittstellenstandard CMIS (Content Management Interoperability Services) die Aufgaben von ArchiveLink. Dass dadurch die vollumfängliche Anbindung von nscale an SAP S/4HANA gewährleistet ist, hat das SAP Integration Certification Center (SAP ICC) durch die bereits erteilten Zertifizierungen für die Integrationsszenarien S/4-BC-AL 7.40 (ArchiveLink), S/4-BC-ILM und S/4-BTP-CMIS für nscale bereits bestätigt. Damit sind Unternehmen, die bei der Digitalisierung ihrer Prozesse auf eine Kombination aus nscale und SAP setzen, zukunfts- und investitionssicher aufgestellt.

Migration zu SAP S/4HANA // Migration auf ein SAP S/4HANA System

SAP hat angekündigt, den Support für seine älteren ERP-Suiten Ende 2027 einzustellen. Die wichtigsten Entscheidungen, die Unternehmen treffen müssen, sind: Welche Version des S/4HANA-Systems soll zukünftig verwendet werden? Welche Geschäftsprozesse müssen überarbeitet beziehungsweise welche historischen Daten können zurückgelassen werden? SAP bietet Empfehlungen an, wann welches System präferiert zu verwenden ist – und ermutigt gleichzeitig dazu, in die standardisierte Public Cloud zu migrieren. Abhängig von den zu überführenden Geschäftsprozessen kommt ein Brownfield- oder ein Bluefield-Ansatz in Frage. Beim ersteren werden alle historischen Daten und Prozesse übernommen, wohingegen beim letzteren deutlich selektiver und fokussierter auf die Optimierungen eingegangen wird. Bei einem Wechsel in die Public-Cloud müssen Unternehmen den Greenfield-Ansatz wählen, wobei auch hier entsprechende Migrationsobjekte aus dem Altsystem übernommen werden können. Abhängig von der gewählten Methodik bietet nscale eine Brücke zwischen den Systemen und unterstützt das Migrationsprojekt.