Digitale Instandhaltungsprozesse Instandhaltung: Zwei Drittel der Unternehmen stehen am Anfang der Digitalisierung

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Eine neue Studie von Fraunhofer IML und osapiens zeigt, dass Unternehmen bei der Transformation von Wartung, Reparatur und Betrieb vor großen Hürden stehen. Weniger als zwei von fünf Unternehmen nutzen Lösungen für die Instandhaltung, mit denen sich ein echter ROI erzielen lässt.

Das Interesse an der digitalen Transformation nimmt im europäischen Instandhaltungssektor zu. 63 Prozent der Unternehmen digitalisieren ihre Instandhaltung bereits. Dies geht aus einer neuen Studie des deutschen Softwareentwicklers osapiens in Zusammenarbeit mit dem Fraunhofer-Institut für Materialfluss und Logistik (IML) hervor. Die Studie ergab, dass fast alle Unternehmen (92 Prozent) auf dem gesamten Kontinent von der Wirkung digitaler Instandhaltungswerkzeuge überzeugt sind. Allerdings haben die meisten Unternehmen große Probleme, ihre Digitalisierungsreise fortzusetzen und ihre Instandhaltungsprozesse profitabel zu gestalten.

Instandhaltung: Transparenz über Daten und Prozesse schaffen

„Viele Unternehmen schätzen sich digitalisierter ein, als sie wirklich sind. In der Regel sehen wir isolierte Systeme und keine vollständige Integration“, erläutert Dr.-Ing. Thomas Heller, Leiter der Abteilung Anlagen- und Servicemanagement am Fraunhofer IML. „Der nächste Schritt besteht darin, vorhandene Systeme miteinander zu verbinden und so Transparenz über Daten, Prozesse und Menschen zu schaffen. Hier fängt der wahre Wert der digitalen Instandhaltung an.“

Im Rahmen der Studie „Industrial Maintenance in Transition“ wurden 407 Führungskräfte im Bereich Instandhaltung in mittelständischen Fertigungsunternehmen in Großbritannien und Europa befragt. Dabei wurde der Stand der digitalen Transformation im Bereich Instandhaltung sowie Hindernisse für den Fortschritt untersucht.

Der nächste Schritt bei der Instandhaltung besteht darin, vorhandene Systeme miteinander zu verbinden und so Transparenz über Daten, Prozesse und Menschen zu schaffen.

Dr.-Ing. Thomas Heller, Fraunhofer IML

Fakten-Check: Fragmentierte Digitalisierung

92 Prozent der Unternehmen erkennen den Wert vorausschauender und vernetzter Abläufe für ihre Instandhaltung. Dennoch verläuft die Digitalisierung weiterhin sehr uneinheitlich. Bei der Planung nutzen 31 Prozent der Unternehmen ERP-Systeme. Ein ähnlich hoher Anteil, 29 Prozent, verwendet weiterhin Tabellenprogramme wie Excel. Bei der Ausführung sind 59 Prozent der Unternehmen ebenfalls auf Excel oder Google Sheets angewiesen, 49 Prozent verwenden ERP-Systeme und 41 Prozent halten an papierbasierten Checklisten fest. Der Einsatz von CMMS-Tools (Computerized Maintenance Management System) für die Ausführung ist mit nur 6 Prozent nach wie vor stark begrenzt.

CMMS-Plattformen sind eine vielversprechende Wartungstechnologie, die reaktives Feuerlöschen in intelligente, vorausschauende Wartung transformiert. 28 Prozent der Befragten beschreibt seine Prozesse als vollständig geplant und präventiv, während weitere 37 Prozent sie als vollständig geplant und reaktiv beschreibt. Die Mehrheit kombiniert Elemente aus beiden Bereichen und hat oft Schwierigkeiten, konsistent zu bleiben. Die größte Hürde bei der Implementierung sind bestehende Systeme (43 Prozent), gefolgt von kulturellem Widerstand (38 Prozent). Etwa ein Drittel leidet unter begrenzten IT-Ressourcen und einem Mangel an digitalen Kompetenzen im Betrieb.

Instandhaltung: Maintenance Maturity Index zeigt die Zukunft

Für die Umfrage haben das Fraunhofer IML und osapiens den Maintenance Maturity Index entwickelt. Dieses fünfstufige Modell zeigt, wie Unternehmen von manuellen, reaktiven Praktiken zu intelligenter, vorausschauender Wartung übergehen. Es ermöglicht Unternehmen, sich strukturiert mit ihren Mitbewerbern zu vergleichen, und stellt einen praktischen Fahrplan für die vollständige Digitalisierung bereit.

Der Index zeigt drei Kernergebnisse auf: 35 Prozent der europäischen Unternehmen haben Stufe 2 des Modells erreicht und die Grundlagen digitalisiert. Weitere 25 Prozent sind in Stufe 3 vorgerückt und nutzen strukturierte Systeme wie CMMS- oder ERP-Module. Nur 15 Prozent haben einen höheren Wartungsreifegrad erreicht: Zehn Prozent haben die Wartung in die Produktionsplanung integriert (Stufe 4) und fünf Prozent betreiben vollständig vorausschauende Systeme. Ein Viertel der Unternehmen befi ndet sich weiterhin auf der niedrigsten, reaktiven Stufe.

KI läutet die nächste Ära der Instandhaltung ein

Der technologische Fortschritt im Bereich der Instandhaltungsreife geht mit dem Einsatz von KI einher – sowohl was das Potenzial als auch die zögerliche Einführung betrifft. Derzeit setzen die meisten Unternehmen KI taktisch ein: 43 Prozent automatisieren Arbeitsabläufe, 40 Prozent nutzen sie für das Wissensmanagement über Chatbots und 34 Prozent, um Anomalien zu erkennen. Mittelständische Unternehmen bevorzugen schnelle Effizienzgewinne gegenüber vollständig prädiktiven oder integrierten Strategien.

ROI-Lücke: Hoffnung zu messbaren Ergebnissen

Obwohl 92 Prozent der Unternehmen davon überzeugt sind, dass digitale Tools einen messbaren ROI erzielen können, kann nur ein kleiner Teil dies mit Fakten belegen. Die Einführung von KPI-Dashboards, die einen der deutlichsten Indikatoren für die Profitabilität darstellen, liegt bei nur 40 Prozent. Andere Tools zum Nachweis des ROI, wie die Integration mit ERP- und Produktionssystemen (34,5 Prozent) oder digitale SOPs (34,3 Prozent), erreichen die 50-Prozent-Marke nicht.

Daniel Schwarz, Mitbegründer von osapiens Asset Ops, erläutert: „Unternehmen wissen, dass digitale Instandhaltung einen Mehrwert bietet“, so „Jetzt müssen sie diesen Mehrwert nur noch sichtbar machen. Diejenigen, denen dies gelingt, werden die Instandhaltung zu einem echten Wettbewerbsvorteil machen.“

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Zur Methodik der Studie

Der Bericht „Industrial Maintenance in Transition” von osapiens basiert auf einer Umfrage, die im Juli 2025 unter 407 leitenden Wartungsfachkräften in ganz Europa durchgeführt wurde, darunter Befragte aus Großbritannien, der DACH-Region, den Benelux-Ländern und Frankreich. Die Teilnehmer sind aus mittelständischen und großen Unternehmen der Branchen Fertigung, Automobil, Konsumgüter und Biowissenschaften. Zu den befragten Entscheidungsträgern gehörten Leiter der Instandhaltung, Werksleiter und leitende operative Führungskräfte, die für die Planung, Durchführung und Überwachung von Instandhaltungsmaßnahmen verantwortlich sind.

Die Studie wurde von osapiens in Zusammenarbeit mit dem Fraunhofer IML durchgeführt, wodurch sowohl methodische Stringenz als auch praktische Branchenkenntnisse gewährleistet wurden. Die Umfrage erfasst, wie Unternehmen im neu entwickelten Maintenance Maturity Index positioniert sind, und identifi ziert die Hindernisse, Treiber und Chancen, die die Zukunft der digitalen Instandhaltung in Europa prägen.

Osapiens entwickelt Cloud-basierte Softwarelösungen, die Unternehmen dabei unterstützen, nachhaltiges Wachstum entlang ihrer gesamten Wertschöpfungskette zu fördern. Durch leistungsstarke Datenintegration und Echtzeitanalysen hilft osapiens dabei, operative Daten und Nachhaltigkeitskennzahlen auszuwerten und Maßnahmen abzuleiten.