Software-Nutzung IT-Investitionen sinnvoll umsetzen und von Digital Adoption profitieren

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Unternehmen investieren jedes Jahr Milliarden in Software – das sollte sich auch rentieren. Doch die Realität sieht anders aus: Fehlende Transparenz über die Nutzung von Software und mangelnde Akzeptanz bei den Nutzern lassen die meisten digitalen Initiativen weit hinter den Erwartungen zurückbleiben. Was läuft bei IT-Investitionen schief und wie könnten bessere Ansätze aussehen?

Viele Unternehmen sind derzeit noch gefangen zwischen veralteten Strukturen und dem Zwang zu digitalisieren, um wettbewerbsfähig zu bleiben. Hohe Investitionen in eine Vielzahl neuer Anwendungen werden von Unternehmen oft als Allheilmittel für eine erfolgreiche Digitale Trans­formation gesehen. Software-Investitionen allein bringen jedoch keine Veränderung, sie sind nur erfolgreich, wenn die Anwendungen erfolgreich in die Unternehmensprozesse integriert und von Menschen effizient genutzt werden. Rund 31 Prozent der Mitarbeitenden verlieren wöchentlich eine Stunde Arbeitszeit, aufgrund von fehlerhafter Bedienung von Software (Digital Adoption Report 2022).

IT-Investitionen: Software-Nutzung gezielt maximieren

Die Folge sind häufig überlastete IT-Support-Teams, die bei Verständnisproblemen bei der Nutzung von diversen Anwendungen unterstützen müssen. Anstatt Ressourcen in Einzelbetreuung zu verschwenden, müssen Unternehmen das Problem strukturell angehen und sich damit befassen, wie sie die Nutzung – ins­besondere auch von bereits eingeführter Software – gezielt maximieren können. Letztlich entscheiden Resultate darüber, ob sich IT-Investitionen gelohnt haben und Digitale Transformation erfolgreich eingeleitet wurde. 

Ein Ansatz sind hier Digital Adoption Lösungen, die mittels KI nicht nur bei der erfolgreichen Nutzung von Software unterstützen, sondern gleichzeitig das Potenzial von Software aufdecken und messbar machen, ob eine Anwendung tatsächlich einen Unterschied macht, oder ob sie mehr Probleme anstatt Produktivität produziert. Unternehmen können somit innerhalb weniger Tage Klarheit über die Effektivität und Effizienz jeder Anwendung in ihrem Software-Portfolio erhalten. Mittels des sogenannten „HEART“-Frameworks nach den fünf Kriterien Happiness, Engagement, Adoption, Retention, Task Success hat das Münchner Software-as-a-Service-Unternehmen Userlane das weltweit erste standardisierte Digital Adoption-Modell entwickelt, um die Nutzung von Software ganzheitlich zu verstehen und ungenutzte Poten­ziale sichtbar und messbar zu machen.

Durch die gewonnenen Erkenntnisse können fundierte strategische Entscheidungen getroffen, Kosten für nicht verwendete Applikationen eingespart und ein höherer Return of Invest (ROI) erzielt werden. 

KI-basierte Echtzeithilfe für die Mitarbeiter

Im nächsten Schritt kann für Software, deren Potenzial noch nicht ausgeschöpft wird, KI-basierte Echtzeit-Hilfe in Anwendungen integriert werden, um Mitarbeitende direkt im Arbeitsprozess Hilfestellung zu bieten. Damit können Investitionen für Training und Support eingespart und effizient eingesetzt werden. Ein weiterer Vorteil ergibt sich für den IT-Support eines jeden Unternehmens, der entlastet wird und sich auf die wesentlichen Aspekte seiner Arbeit wieder konzentrieren kann.

Zusammenfassend kann man sagen, dass durch eine Digital Adoption Plattform ermöglicht wird, dass Prozesse erfolgreich ausgeführt werden und die digitale Akzeptanz verbessert wird – damit Unternehmen ihre Ziele für die Digitale Transformation erreichen und übertreffen.