IT-Leasing: So hat RhönSprudel IT-Kosten gesenkt und zugleich den Vertrieb modernisiert

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Was macht ein Außendienst-Team noch erfolgreicher? Eine technische Ausstattung, die unterwegs jederzeit die relevanten Daten in der aktuellen Version bereithält. So geschehen durch IT-Leasing bei der RhönSprudel-Gruppe, die ihren Außendienst mit mobilen Microsoft Surface Pro Tablets und der Produktivitäts- und Sicherheitslösung Microsoft 365 ausgestattet hat.

Was macht ein Außendienst-Team noch erfolgreicher? Eine technische Ausstattung, die unterwegs jederzeit die relevanten Daten in der aktuellen Version bereithält. So geschehen durch IT-Leasing bei der RhönSprudel-Gruppe, die ihren Außendienst mit mobilen Microsoft Surface Pro Tablets und der Produktivitäts- und Sicherheitslösung Microsoft 365 ausgestattet hat.

Die neuen mobilen Geräte sind nicht etwa gekauft, sondern – dem Trend folgend – gemietet. Denn was beim Fuhrpark von Unternehmen längst zum Standard zählt, setzt sich als IT-Leasing zunehmend auch bei der IT-Ausstattung durch. Laut einer Studie des IT-Beratungsunternehmens IDC von 2018 werden sich bis 2020 immer mehr Unternehmen für „PC as a Service“ entscheiden. Die Analysten haben errechnet, dass IT-Leasing die Kosten für Hardware um bis zu 24 Prozent senken kann.

IT-Leasing: Technische Ausstattung des Vertriebs modernisieren

Seit 1781 wird bei RhönSprudel Mineralwasser abgefüllt. Heute zählt die RhönSprudel-Gruppe, die in vier Unternehmungen unterteilt ist, zu den Top 10 der deutschen Markenbrunnen. Das A und O des erfolgreichen Vertriebs ist der unmittelbare Kontakt mit dem Kunden vor Ort. Die meisten dieser Kundengespräche finden direkt in den Getränkefachmärkten – nicht selten im Stehen – statt.

Die technische Ausstattung bestand bislang aus Laptops, die aber so gut wie nie vor Ort, sondern meist erst im Auto oder später im Büro für Gesprächsnotizen zum Einsatz kamen. Die Hardware war einfach zu sperrig und schwer für eine direkte Terminbegleitung. Neben Gewicht und Handling gestalteten sich sowohl die Anbindung an die Unternehmens-IT als auch die Versorgung mit Updates schwierig.

IT-Leasing: Kombination aus Microsoft Surface Pro und Microsoft 365

Durch einen vermeintlich simplen Kniff konnte RhönSprudel die Performance seiner Sales-Teams steigern: Der Microsoft-Partner Aluxo löste die alte Hardware durch eine clevere Kombination aus Microsoft Surface Pro als Arbeitsgerät und der Office-Lösung Microsoft 365 als modernen Arbeitsplatz ab. Die Update-Probleme konnten dabei vollständig eliminiert werden. Dank Microsoft 365 Business sind Betriebssystem, Programme und Anwendungen auf den Surface-Pro-Geräten immer aktualisiert und die Dokumente sicher und geschützt.

Begeisterte Stimmen der Anwender ließen nicht lange auf sich warten: „Das Surface ist sehr klein, so dass ich es ideal zum Kunden mitnehmen und darauf meine Präsentation vorführen kann. Die automatische Sicherung erleichtert meinen Arbeitsalltag, weil ich mich nicht extra darum kümmern muss. Zudem ist die Optik sehr hochwertig“, berichtet Katrin Söder, Gebietsverkaufsleiterin bei RhönSprudel. Ihr Kollege Marius Fojcik fügt hinzu: „Wir arbeiten jetzt konsequent digital, damit effizienter und größtenteils papierlos. Der starke Akku hält einen ganzen Arbeitstag lang durch. Ich muss keinerlei Unterlagen mehr mitschleppen – alles ist an einem Ort.“

Gerrit ten Hoorn, Leiter des Innendienstes, erklärt: „Der Wunsch war eine All-Inclusive-Lösung, die monatlich abgerechnet wird. Wenn es darum geht, 70 Mitarbeiter auszustatten, spielt der Preis eine wichtige Rolle. Über Aluxo mieten wir die Hardware, haben einen Schutzbrief mit Vor-Ort-Austausch am nächsten Tag – und wir können auch einen Großteil des Service auslagern. Dabei sparen wir und sind sogar noch flexibler und schneller als mit jeder In-House-Lösung.“

Immer liquide dank kalkulierbarem Leasing-Modell

Neben dem bewährten Microsoft Office-Paket mit Outlook, Excel, PowerPoint und Co. bietet Microsoft 365 unter anderem die Möglichkeit, über OneDrive for Business Geschäftsdaten zu bearbeiten, zu speichern und zu teilen. „So können die Außendienstler von RhönSprudel immer an derselben Stelle weiterarbeiten, an der sie zuletzt waren – selbst wenn sie mal ein Austauschgerät brauchen“, erklärt Marcus Rieck, Geschäftsführer von Aluxo.

Doch die neuen Systeme sind nicht etwa gekauft – sie sind geleast. Neben den planbaren monatlichen Kosten war nämlich der relevante Punkt, weshalb sich RhönSprudel für das Leasing der Hardware entschied, die im Preis inbegriffene Wartung und – wenn nötig – der Austausch von kaputten Geräten. „Alles mit einbezogen kann ein Mietmodell die Kosten für Hardware um bis zu 24 Prozent senken. Mieten ist das neue Kaufen“, benennt Marcus Rieck den aktuellen Trend.

IT-Leasing: Beschleunigung von zeitintensiven Routineprozessen

Die neue Lösung eines einheitlichen, modernen Arbeitsplatzes von Microsoft hat auch zeitintensive Routineprozesse deutlich beschleunigt. „Kamen bislang neue Mitarbeiter ins Team, hatte die Installation der ERP-Software viel Zeit in Anspruch genommen“, erläutert Marcus Rieck. „Gemeinsam mit dem ERP-Anbieter merkaion von RhönSprudel haben wir also einen speziellen Auto-Installer für diese Software entwickelt. Mit der Nutzung von Windows Autopilot, der in Microsoft 365 enthalten ist, konnten sowohl die ERP-Software als auch die Office-Anwendungen und weitere Software vollständig automatisiert installiert und konfiguriert werden.“

„Ich glaube, wir haben eine sehr gute Lösung gefunden – bestehend aus der Hardware inklusive Betreuung des Betriebssystems, der Gerätesicherheit und Datensicherung inklusive Updates für Office-Pakete. Wir mieten im Grunde genommen ein Komplettpaket und haben dabei nicht viel zu tun“, zeigt sich Gerrit ten Hoorn zufrieden.

Die Vorteile von IT-Leasing gegenüber Kauf auf einen Blick:

• Transparente, kalkulierbare Kosten

• Einfache Erweiterbarkeit

• Vor-Ort-Austausch am nächsten Werktag

• Automatische Installation der Geräte (auf Wunsch)

• Rücknahme und zertifizierte Löschung der Altgeräte

• Alles aus einer Hand: Hardware, Software und Managed Services

• Service und Wartung im Preis inbegriffen

• Reduktion der Total Cost of Ownership um 24 Prozent laut IDC

• Steuersparmodell: Leasingraten sind als Betriebsausgaben voll absetzbar

Seit über 100 Jahren ist der MineralBrunnen RhönSprudel im Besitz der Familie Schindel, die durch verantwortungsvolles, unternehmerisches Handeln aus dem einstigen kleinen Brunnenbetrieb die heutige RhönSprudel Gruppe geschaffen hat. Bis heute ist die familiär geprägte Unternehmensführung Triebfeder von Produktinnovationen, gepaart mit höchsten Qualitätsanforderungen sowie einem umsichtigen und ressourcenschonenden Handeln. Die RhönSprudel Gruppe ist bis heute beständig gewachsen und ist mit ihren Marken in den Kerngebieten Hessen, Nordbayern, Berlin, Brandenburg und Thüringen vertreten.

Aluxo ist ein IT-Systemhaus mit Fokus auf Microsoft Cloud Services und Surface as a Service mit Sitz in Heidelberg. Aluxo verfolgt den Full-Service-Ansatz und bietet Lösungen auf Basis von Microsoft Hardware und Software – zur Miete oder zum Kauf. (sg)

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