Erfolgreicher KI-Einsatz KI-Tools: Spagat zwischen Hype und Implementierung

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Künstliche Intelligenz wird oft als rein technologische Innovation betrachtet, doch ihre Auswirkungen reichen weit über Technologie und IT-Systeme hinaus. KI-Tools verändern die Art, wie wir arbeiten und kommunizieren. Sie beeinflussen sogar gesellschaftliche Strukturen, Arbeitsmärkte und ethische Grundsätze.

Unternehmen müssen sich bewusst sein, dass KI nicht nur eine Frage der Technologie, sondern auch der Kultur und Verantwortung ist. Themen wie Bias (Verzerrung) in Algorithmen, Datenschutz und die Frage, wie KI die menschliche Autonomie beeinflusst, sind zentral und bedürfen ernsthafte Auseinandersetzung mit allen betroffenen Akteuren. Trotz aller Euphorie braucht es auch hier eine Balance zwischen menschlichem Ringen und Arbeiten für die besten Lösungen und Entscheidungen gegenüber nur Kontrolle oder oberflächlicher Plausibilität-Prüfung von 90 bis 95 Prozent der aufbereiteten Outputs und Inputs mittels KI-Tools. Ansonsten droht der Verlust von auch geteilter Verantwortung und gemeinsamer Sinnstiftung.

Die Einführung von KI-Tools erfordert daher eine interdisziplinäre Perspektive über mehrere Abteilungen und Aspekte: IT, HR, Compliance und Geschäftsführung müssen gemeinsam Leitlinien entwickeln. Nur so lässt sich sicherstellen, dass künstliche Intelligenz nicht nur effizient, sondern auch fair und transparent eingesetzt wird. Nur dadurch kann gar ein neues Betriebssystem in der Organisation mit vernetzter KI aufgestartet werden.

Digitale Vereinfachung und Veredelung des Alltags mit KI-Tools

Der wahre Wert und Potential von KI-Tools (aber auch der Automation ohne KI) liegt in der Fähigkeit, den Alltag zu vereinfachen und gleichzeitig zu veredeln. Das bedeutet: Prozesse werden nicht nur schneller, sondern auch qualitativ hochwertiger und es kann mehr Zeit für andere intelligente Fokus-Arbeiten oder Kreativität entstehen. Hier einige Beispiele:

• Automatisierte Dokumentenerstellung und -optimierung sowie Zusammenfassungen durch KI-Tools sparen Zeit und reduzieren Fehler.
• Vorbereitung, Transkription und Zusammenfassung von Meetings mit automatischer Ableitung von Folgeaufgaben KI-Tools können Meetings in Echtzeit transkribieren und die wichtigsten Diskussionspunkte extrahieren. Im Anschluss werden automatisch Zusammenfassungen erstellt und daraus konkrete Aufgaben generiert, die direkt an die jeweiligen Teammitglieder verteilt werden.
• Automatisierte und auch inhaltliche Mailverarbeitung sowie autonome Weiterverarbeitung der daraus extrahierten / darin analysierten Informationen.
• Digitale Wissensvermittlung intern und extern durch KI : Künstliche Intelligenz kann die Weitergabe von Wissen sowohl innerhalb des Unternehmens als auch gegenüber Kunden revolutionieren. Intern ermöglichen KI-gestützte Lernplattformen die individuelle Weiterbildung, automatisierte FAQ-Systeme, Mitarbeiter-Onboardings oder Chatbots beantworten Mitarbeitenden Fragen wie QM, HR, Normen in Echtzeit und fördern den Wissenstransfer zwischen Abteilungen.
• Eine sinnvoll eingesetzte KI kann sowohl als individueller Mentor als auch als Sparringspartner und dies 7x24 bei Bedarf und „nur einen Klick entfernte Selbstverbesserung“ auftreten und übernimmt dabei bedeutende Aufgaben, die für die persönliche Entwicklung und Zukunft eine entscheidende Rolle spielen können, auch in einer der wichtigsten Zukunftsfähgikeit: der Wandlungsfähigkeit und lebenslangem Lernen (life long learning) zugunsten der persönlichen Souveränität.
• Ohne klare Governance kann die digitale Vereinfachung ins Gegenteil umschlagen. Schatten-IT, Datenchaos und fehlende Standards sind typische Risiken.

Empfehlung: Setzen Sie auf vertrauenswürdige Plattformen mit integrierter Compliance wie Microsoft 365 mit KI-Funktionen und definieren Sie verbindliche Prozesse für den Einsatz von KI-Tools.

KI-Tools: Die Axt schärfen und dann effizienter zuschlagen

Die Metapher „erst die Axt schärfen“ beschreibt perfekt, was Unternehmen vor der KI-Implementierung tun müssen: Planung und Vorbereitung ist alles. Daraus ergeben sich folgende Maßnahmen:

• Datenqualität sicherstellen: Ohne saubere, nötigenfalls bereinigte Daten im richtigen Kontext ist jede KI wertlos und gar mitunter irreführend.
• Skillset aufbauen: Mitarbeitende müssen verstehen und befähigt werden, wie KI funktioniert und wo ihre persönlichen und KI-spezifischen Grenzen liegen.
• Governance etablieren: Klare Regeln für Datenschutz, Datensicherheit und ethische Nutzung sind Pflicht in der Abwägung von Chancen wie auch Risiken.

Erst wenn diese Grundlagen geschaffen sind, lohnt sich die Investition in KI-Projekte. Unternehmen, die diesen Schritt überspringen, riskieren ineffiziente Insellösungen und hohe Folgekosten.

Best Practice: Starten Sie mit Pilotprojekten und allenfalls mit auch internen KI-Kompetenz-Gruppen, die zuerst einen klaren Business Impact evaluieren, bewerten und erzielen mit Use cases, bevor Sie großflächig und abteilungsübergreifend skalieren in der Organisation (weniger Glamour mehr Gelingen…) in Richtung von „secure intelligent agentic work“.

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