Beschaffung KI und Innovation prägen künftig Source-to-Pay

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Laut dem neuen „State of Source-to-Pay“-Benchmark von Ardent Partners erwarten 81 Prozent der Verantwortlichen in der Beschaffung einen dramatischen Wandel, bei dem der Einfluss von Daten zunimmt. 76 Prozent der Befragten werden bis Ende 2024 KI bei Source-to-Pay einsetzen.

Die neue „State of Source-to-Pay Digitization 2024“ von Ardent Partners hat die aktuelle Source-to-Pay-Technologielandschaft untersucht und stellt einen wertvollen Maßstab für die Lage der Branche dar. Mit dem wachsenden Einfluss der Beschaffung auf den Unternehmenserfolg haben sich deren Prioritäten über Kosten und Effizienz hinaus erweitert. Sie umfassen inzwischen die Verbesserung der Nachhaltigkeit, die Risikominderung, die Gewährleistung der Compliance und die Optimierung des Cashflows. 

Diese erweiterte Verantwortung in Verbindung mit einem immer komplexeren Markt hat die Bedeutung der eingesetzten Technologie stark erhöht.S2P-Lösungen können durch eine stärkere Automatisierung Kapazitäten freisetzen, die Entscheidungsfindung durch einen einfachen Zugang zu Erkenntnissen verbessern und eine effizientere, effektivere Zusammenarbeit mit Lieferanten und internen Stakeholdern ermöglichen.  Zwar haben die meisten großen Unternehmen einen Teil ihrer S2P-Prozesse digitalisiert, der Bericht von Ardent Partners zeigt jedoch, dass Umfang und Erfolg unterschiedlich sind.

Einführung neuer Technologien in der Beschaffung

Die Ergebnisse der Umfrage zeigen eine breite Akzeptanz der Digitalisierung des S2P-Prozesses – aber auch, dass die meisten Unternehmen nur einen Teil digitalisiert haben. Die Akzeptanz von P2P-Kerntechnologien wie dem elektronischen Zahlungsverkehr (79 Prozent) und der elektronischen Beschaffung (51 Prozent) ist höher, sprich, der Schwerpunkt liegt auf Transaktionsprozessen. Am anderen Ende des Spektrums sind Big-Data-Management-Lösungen (17 Prozent) und optimierungsbasiertes E-Sourcing (15 Prozent) derzeit zwar wenig verbreitet, aber stärker geplant. 

Das weist auf noch laufende Bemühungen hin, die Herausforderungen in den Bereichen Datenmanagement und Lieferantensichtbarkeit zu bewältigen. Für die Zukunft erwarten 30 Prozent der Befragten eine Erhöhung des Technologiebudgets für S2P-Betriebe im Jahr 2024 im Vergleich zu 2023, während 13 Prozent mit einem Rückgang rechnen.

Vorteile und Herausforderungen bei Source-to-Pay

Die erfolgreichsten Nutzer von S2P-Lösungen, die „S2P-Innovatoren“, zeigen den Wert, den Technologie bei der Skalierung von Beschaffungsvorgängen und der Maximierung ihrer Leistung spielen kann. Die Ergebnisse präsentieren eine breite Palette von Vorteilen für Beschaffungsorganisationen, insbesondere eine größere Effizienz (57 Prozent) und verbesserte Produktivität (49 Prozent). Trotz des breiten Spektrums an Vorteilen durch S2P-Technologie stehen viele Unternehmen vor großen Herausforderungen, wenn sie versuchen, ihre Investitionen zu nutzen. 

Insbesondere die schlechte Datenqualität und/oder der schlechte Datenzugang innerhalb der Technologie wurde von fast der Hälfte (48 Prozent) der Befragten als Haupthindernis genannt. Mangelnde Integration ist ein weiteres weit verbreitetes Problem, sowohl zwischen S2P-Technologien und Drittsystemen (34 Prozent) als auch zwischen verschiedenen S2P-Prozessen (33 Prozent). Dennoch legen nur zehn Prozent bei der Auswahl von Beschaffungs- und Source-to-Pay-Technologien Wert auf Datenarchitektur, -qualität und -zugriff. Auch die Integration in Backend-Systeme wurde nur von 5,4 Prozent als Priorität genannt.

Hürden für die Einführung von S2P-Technologie

„Die Diskrepanz zwischen dem Bedarf an qualitativ hochwertigen Daten und der aktuellen Realität einer mangelhaften Datenverwaltung und Prozessintegration stellt eine große Hürde für Unternehmen dar, die möglichst umfassend von S2P-Technologie profitieren wollen. Ohne saubere, standardisierte und leicht zugängliche Daten und die Beseitigung von Silos im gesamten S2P-Bereich ist die Automatisierung begrenzt, ebenso wie die Effektivität von KI und Analytik. Das Risiko, die KI-Chance zu verpassen, ist zu groß, als dass dieses Problem unangetastet bleiben darf“, ist Vishal Patel, VP, Product Marketing bei Ivalua, überzeugt. 

Trotz der Datendiskrepanz und der Herausforderungen bei der Datenverwaltung, glauben die Verantwortlichen im Beschaffungswesen, dass sie an der Schwelle zu einer datengesteuerten Revolution stehen. Erstaunliche 81 Prozent von ihnen erwarten in den nächsten zehn Jahren einen dramatischen Wandel, bei dem der Einfluss von Daten entweder massiv (38 Prozent) oder signifikant (43 Prozent) sein wird. Wenn es um künstliche Intelligenz geht, glaubt die Mehrheit der Beschaffungsfachleute (61 Prozent), dass die Auswirkungen von KI in den nächsten Jahren transformierend oder signifikant sein werden. 

Während sich S2P-Technologien allmählich durchsetzen, schwappt eine Flutwelle der KI-Implementierung über das Beschaffungswesen hinweg, wobei eine Rekordzahl von Einkäufern die neue Technologie nutzt. Die Ergebnisse der Studie 2024 zeigen, dass 76 Prozent aller Beschaffungsteams bis Ende 2024 KI einsetzen werden; derzeit nutzen sie nur 31 Prozent der S2P-Teams, aber 45 Prozent beabsichtigen dies.

Datenlücke in der Beschaffung schließen

„Beschaffungsleiter stellen sich eine Zukunft vor, in der sich die Beschaffung grundlegend verändert und von datengestützten Erkenntnissen und fortschrittlichen Analysen angetrieben wird, aber es wird für Unternehmen entscheidend sein, diese Datenlücke zu schließen. Durch die Fokussierung auf Daten als strategisches Asset und den Aufbau einer klaren Roadmap für eine solide Datengrundlage können sich Unternehmen so positionieren, dass sie das wahre Potenzial von S2P-Lösungen im Zeitalter von Big Data und KI für intelligentere Beschaffungsentscheidungen, verbesserte Lieferantenbeziehungen und höhere Einsparungen freisetzen können“, erläutert Vishal Patel. 

Zur Methodik der Studie: Für den Report „State of Source-to-Pay Digitization 2024: Herausforderungen in der Beschaffung meistern, Innovationen nutzen“ analysierte Ardent Partners im Auftrag von Ivalua das Feedback von 382 Führungskräften im Source-to-Pay-Bereich anhand von Umfragen und Interviews, um die aktuelle Marktlandschaft und den Einfluss der Verantwortlichen auf die Steigerung der Widerstandsfähigkeit und des finanziellen Wohlstands von Unternehmen zu untersuchen.

Ivalua ist Anbieter von Cloud-basierten und KI-gestützten Spend-Management-Lösungen. Die Source-to-Pay-Plattform ermöglicht es Unternehmen, alle Ausgabenkategorien und alle Lieferanten effektiv zu verwalten, die Rentabilität zu steigern, die Nachhaltigkeit zu verbessern, Risiken zu senken und die Produktivität der Mitarbeiter zu erhöhen.