Prozessmanagement optimieren Managementsoftware bei iglo: Intelligentes System, das mit dem Gemüse mitwächst

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Integriertes System für Tiefkühlprodukte von iglo: Am Standort Reken führte das Unternehmen die Managementsoftware ConSense IMS ENTERPRISE ein. Sie bildet verschiedene Normen und Vorgaben unter einheitlicher Oberfläche ab, automatisiert Workflows und lässt sich durch Module nach Bedarf erweitern.

Das iglo Werk in Reken zählt zu den bedeutendsten Produktionszentren für Tiefkühlgemüse in Deutschland. Hier im „Gemüsegarten“ Münsterland werden in Zusammenarbeit mit ca. 120 Vertragslandwirten jährlich ca. 50.000 Tonnen Spinat sowie einige tausend Tonnen Kräuter und Herbstgemüse zu etwa 360 verschiedenen Artikeln verarbeitet. Im Unternehmen setzt man auf kurze Wege, ausgeklügelte Planung und modernste Technologie, um Kunden stets Produkte von erstklassiger Qualität zu bieten. Dank der reibungslosen Zusammenarbeit zwischen den Vertragslandwirten und den Beschäftigten des Werkes vergehen zwischen der Ernte des Gemüses und der Tiefkühlung nur wenige Stunden. Verlässlichkeit, Schnelligkeit und Transparenz bestimmen das Tagesgeschäft.

Mehr als nur Ablagesystem: Die passende Managementsoftware

Diese Eigenschaften wünschten sich die Verantwortlichen auch für das Dokumentenmanagement ihres QM-Systems und suchten dafür nach einer geeigneten Softwarelösung. „Unser bisheriges, über die Jahre gewachsenes System, das auf gängigen Office-Lösungen basierte, hat uns vor ein klassisches Problem gestellt: Die zahlreichen Dokumente waren in verschiedenen Ordnern auf dem Laufwerk des Werkes verteilt. Das hat die schnelle Bereitstellung von Informationen erschwert. Darum war es an der Zeit, ein zentrales, softwarebasiertes System aufzubauen“, erzählt Eva-Maria Laumann, Quality Assurance bei der iglo GmbH in Reken.

Suite vor Ort, PORTAL für mobilen Zugriff

Die neue QM-Software sollte durch elektronische Workflows die Dokumentenerstellung, Prüfung, Freigabe, Verteilung und Ablage im Arbeitsalltag vereinfachen und ­Änderungshistorien transparent nachvollziehbar machen. In den anwendungsfreundlichen, flexibel skalierbaren Softwarelösungen der ConSense GmbH fanden die Verantwortlichen die passende Lösung. Das Prozess- und Qualitätsmanagement bildet hier die Basis und lässt sich durch zahlreiche Module für weitere Managementbereiche nach Bedarf erweitern. Mit ConSense IMS ENTERPRISE lassen sich dezentral organisierte und komplexe Managementsysteme mit verteilten Organisationsstrukturen aufbauen. Die Software eignet sich durch ihre Flexibilität und gleichzeitig passgenaue Konfigurierbarkeit für Unternehmen aus allen Branchen und jeder Größenordnung. Sie bildet alle relevanten Normen und Vorgaben transparent ab und führt diese unter einer einheitlichen Oberfläche zusammen. Die Software ist als Desktop-Anwendung und zusätzlich als Webanwendung verfügbar.

Neueinführung der Managementsoftware als Chance zum „Entschlacken“

Im April 2022 startete iglo in Reken mit dem Rollout des neuen Systems. Die Managementsoftware bildet die im Werk ablaufenden Prozesse in Form von Flussdiagrammen ab. Mit dem integrierten Prozesseditor lassen sie sich schnell und einfach modellieren. „Wir haben dabei die Gelegenheit genutzt, Ballast abzuwerfen: Wo notwendig haben wir Prozesse überarbeitet und aktualisiert.“ Bis August 2022 hatte das Unternehmen bereits 70 Prozent der Vorgabedokumente in das neue System eingepflegt, so z. B. Arbeitsanweisungen, Verfahrensanweisungen und Vorlagen aller Art. Inzwischen nutzt die gesamte Belegschaft in Reken das neue Managementsystem. Wer sich im System anmeldet, gelangt auf die personalisierte Startseite und findet in übersichtlicher Kacheldarstellung auf einen Blick alles, was für ihre oder seine Tätigkeit relevant ist. Dabei leitet das System automatisch zur aktuell gültigen Version eines Dokuments. In Bearbeitung befindliche neue Versionen sind erst nach endgültiger Freigabe verfügbar. Änderungen von Dokumenten können nur durch die befugten Personen vorgenommen werden.

Auf Knopfdruck zum richtigen Dokument

Viel Zeiteinsparung im Arbeitsalltag wird mit den auto­matischen Workflows erreicht. Dokument- und Prozessarten durchlaufen z. B. jeweils genau definierte Prüf- und Freigabeworkflows, erzählt Eva-Maria Laumann: „Es gibt Vorgänge, bei denen die Teamleiter aus allen drei Schichten ein Dokument prüfen müssen. Früher war es sehr aufwändig, im Blick zu behalten, wessen Antwort noch aussteht. Das erledigt jetzt das System und erinnert gegebenenfalls die betreffende Person an die Rückmeldung.“

Dass sich die gesamte Dokumentation für das Qua­litätsmanagement von iglo in Reken nun an einem zentralen Ort befindet, erleichtert das Auffinden von Dokumenten deutlich. Die Mitarbeitenden können nicht nur die Schlagwort- oder Volltextsuche nutzen, sondern auch anhand der Prozesslandkarten navigieren. „Die Schnell­suche ist auch mein persönliches Highlight unter den ganzen Features und Funktionen. Im Qualitätsmanagement müssen wir zahlreiche Vorgaben von außen befolgen. Unsere frühere Office-basierte Managementsoftware zeigte uns bei der Suche nach einem Dokument komplette Ordner an. Jetzt liefert die Suchfunktion mit einem Klick sehr zuverlässige Ergebnisse“, meint Dirk Hullerum, Leiter der Qualitätssicherung am Standort.

Nachdem sich das Dokumentenmanagement schon in ersten Audits bewährt hat, steht bei iglo nun die Erweiterung der modularen Softwarelösung an. „Wir haben von Anfang an tolle Unterstützung durch unsere sehr kom­petenten Ansprechpersonen erhalten, auf die wir uns auch beim weiteren Ausbau des Systems verlassen“, unterstreicht Eva-Maria Laumann. Und so können sich Genießer von Spinat, bunten Gemüsemischungen und Kräutern auch in Zukunft darauf verlassen, dass die Qualität aus dem „Gemüsegarten“ Münsterland stimmt.