Experten-Talk Moderne ERP-Systeme: Diese Features bringen Unternehmen weiter

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Mit welchen innovativen Features können moderne ERP-Systeme kleinen und mittelständischen Unternehmen dabei helfen, ihre Digitalisierung voranzutreiben und gleichzeitig Kosten und Risiken zu minimieren? Das sagen unsere sechs Experten dazu. 

Moderne ERP-Systeme für den integrierten Prozessfokus

Ein zentrales innovatives Feature, das Unternehmen in der aktuellen Zeit sogar in mehrfacher Weise zugutekommen kann, ist ein integrierter Prozessfokus. In der Regel arbeiten ERP-Lösungen hauptsächlich datenzentriert: Der User muss selbst den optimalen Weg durch verschiedene Informationsansichten, Eingabefelder und Schaltflächen wählen. Eine dedizierte Prozessoberfläche hingegen führt Schritt für Schritt und auf übersichtliche Weise durch die Bearbeitung der aktuellen Aufgabe. Daraus ergeben sich zahlreiche Vorteile für die Praxis.

Zum einen können Anwender ihre täglichen Aufgaben deutlich schneller erledigen. Die einzelnen Schritte sind klar vorgegeben. Angezeigt und abgefragt werden stets nur die Informationen, die tatsächlich für das aktuelle Ziel nötig sind. Praxistests haben gezeigt, dass sich zentrale Abläufe so mit bis zu zwei- oder gar dreifacher Geschwindigkeit bearbeiten lassen – ein handfester Vorteil für die operative Effizienz.

Umfassende Flexibilität

Gleichzeitig sichern sich Unternehmen dadurch eine umfassende Flexibilität. Macht zum Beispiel eine technologische Innovation oder eine Veränderung am Markt eine Anpassung der Abläufe notwendig, genügt es meist, die hinterlegten Prozesse zu modifizieren. Ein aufwendiger Eingriff in den ERP-Standard ist dann nicht erforderlich.

Und schließlich schafft ein durchgängiger Prozess­fokus ein stabiles Fundament für die tiefgreifende KI-Revolution, die sich derzeit vollzieht: KI-Systeme sollen mit Prozessen interagieren, um die Mitarbeiter umfassend zu entlasten. Doch dafür benötigen sie klar definierte Vorgaben. Eine Prozesssicht liefert die Leitplanken, mit denen die KI zuverlässig den Weg zum gewünschten Ziel findet. Für Unternehmen ergibt sich so die ideale Ausgangslage, künftig möglichst schnell und einfach von der intelligenten Arbeitsweise der Zukunft zu profitieren.“

Niedrige Einstiegshürden

Cloud-basierte ERP-Lösungen als Managed Service spielen eine Schlüsselrolle, wenn es um das Vorantreiben der Digitalisierung in KMU geht. Dieses „as-a-Service“-Modell senkt die Einstiegshürden und ermöglicht auch kleineren Unternehmen den Zugang zu innovativen Technologien wie künstlicher Intelligenz (KI) und Machine Learning (ML) ohne hohe Investitionen in IT-Infrastruktur.

Erhebliche Optimierungspotenziale durch moderne ERP-Systeme

Die Kombination von Cloud-ERP und KI bietet KMU, vor allem in der Produktion, erhebliche Optimierungspotenziale. Die KI-gestützte Automatisierung von Routineaufgaben steigert die Effizienz von Produktionsprozessen, entlastet die Mitarbeitenden und senkt die Fehlerquote. Ein konkretes Beispiel ist Predictive Maintenance, da hier die KI durch Echtzeitanalyse von Maschinendaten den optimalen Wartungszeitpunkt vorhersagt. Dies minimiert ungeplante Stillstände, Maschinenausfälle oder Engpässe. Professionelle Cloud-Anbieter gewährleisten Datensicherheit durch automatische Backup-Checks und das Einspielen von Patches im Rahmen eines regelmäßigen Upgrade-Zyklus – ein entscheidender Aspekt für KMU mit begrenzten IT-Sicherheitsressourcen.

Modulare Erweiterung zur Unterstützung datengetriebener Entscheidungen

Je nach Einsatzbereich kann die ERP-Funktionalität durch Add-ons und Integrationen modular erweitert werden, um datengetriebene Entscheidungen zu unterstützen. Beispiele hierfür sind APS-Systeme zur Optimierung der Supply Chain, CRM-Systeme für das Kundenmanagement, DMS-Lösungen für das Dokumentenmanagement, Webshop-Anbindungen und Business-Intelligence-Funktionen. So können KMU ihre Ressourcen bedarfsgerecht anpassen und agil auf Marktveränderungen reagieren.

Aftersales-Services als Wachstumsmotor

In wirtschaftlich herausfordernden Phasen ist für neue Einnahmequellen die Ausweitung des Bestandskundengeschäfts prädestiniert. Von professionell organisierten After­sales-Services profitieren Maschinenhersteller und -abnehmer gleichermaßen. Die Maschinenbetreiber erhalten nachfrage- statt angebotsorientierte Services, die im Vergleich zu früher nicht mehr reaktiv sind, sondern sich sukzessive von präventiven hin zu prädiktiven Maßnahmen entwickeln. Dabei erhöht sich die Ausfallsicherheit, während die Betriebskosten sinken und die Qualität in der Produk­tion steigt. Die Anlagenbauer können mit stabilen Umsätzen auch in Krisenzeiten rechnen, während sie ihre Lagerhaltung und ihre Beschaffungsmechanismen optimieren.

Moderne ERP-Systeme als zentrale Datendrehscheibe

Die Grundlage für eine effiziente Realisierung des After­sales-Geschäftes ist ein durchgängiges ERP-System, das alle Unternehmensbereiche vollständig miteinander vernetzt. Die ERP-Datenbank fungiert dabei als zentrale Datendrehscheibe, die alle Arten von Devices, Maschinen und Drittsystemen integriert. Das Ergebnis sind deutliche verkürzte Reaktionszeiten dank Prozessautomatisierung, bei der zunehmend KI-gestützte Assistenzsysteme und Machine Learning zum Einsatz kommen. Viele Serviceaufträge betreffen den Umbau, die Erweiterung oder den Rückbau ausgelieferter Anlagen, woraus sich unmittelbare Folgeaufträge für die Konstruktion, den Einkauf und die Fertigung ergeben. Damit diese sicher geplant und gesteuert werden können, greifen sämtliche Prozesse innerhalb von ams.erp nahtlos ineinander. Teilaufgaben wie die Technische Auftragsdokumentation, das Ersatzteilwesen, die Instandsetzung und die Serviceverträge sind miteinander verzahnt.

Der daraus resultierende Informationsvorsprung erlaubt Kalkulationen, mit denen sich die Anlagenbauer dank attraktiver Preisgestaltung, kurzer Reaktionszeiten und individueller Services vom Wettbewerb abheben.

Gamechanger für moderne ERP-Systeme: Low-Code-Technologie

Das für mich wichtigste innovative Feature ist die Art und Weise, wie in Zukunft ERP-Lösungen für KMUs erstellt werden. Statt Out-of-the-box besser individuell, 100 Prozent maßgeschneidert und flexibel. Das gelingt durch den Einsatz der Low-Code-Technologie: Sie ermöglicht schnelle Anpassungen an die spezifischen Anforderungen eines Unternehmens – und das ohne tiefgehende IT-Kenntnisse. Der reduzierte Programmieraufwand und die hohe Automatisierung gestatten Lösungen, die sich zu 100 Prozent an die Unternehmensprozesse anpassen und somit für maximale Effizienz sorgen. So können KMUs ihre Workflows effizient gestalten und Ressourcen optimal einsetzen.

Damit einhergehend ist eine noch effizientere Automatisierung möglich. Durch flexible Prozessautomatisierung können KMUs ihre Abläufe optimieren, manuelle Schritte minimieren und wertvolle Zeitressourcen einsparen – ein entscheidender Vorteil. Wir haben Kunden im Mittelstand, die durch die Einführung eines Low-Code-ERPs nachgewiesene 20 Prozent Effizienzsteigerung erreicht haben.

Cloud-basierte Bereitstellung von ERP-Systemen

Außerdem zu nennen ist die Cloud-basierte Bereitstellung von ERP-Systemen. Sie ermöglicht den sicheren und sofortigen Zugriff auf die Plattform von nahezu überall aus. Dadurch profitieren KMUs von einer hohen Skalierbarkeit, ohne dass hohe Investitionen in eigene Hardware oder aufwendige IT-Infrastrukturen notwendig sind. Dies sorgt für mehr Flexibilität und schont die finanziellen Ressourcen.

In der Summe werden moderne Cloud-ERP-Systeme auf Low-Code-Basis kleinen und mittelständischen Unternehmen helfen, ihre Digitalisierung unabhängig und risikominimiert voranzutreiben. So bleiben sie wettbewerbsfähig und profitieren langfristig von den Effizienzsteigerungen und der Flexibilität dieser Systeme.

Wertvolle Innovationsimpulse

Künstliche Intelligenz ist ein echter Game-Changer – nicht nur für ERP-Software, sondern für alle Business-Anwendungen wie CRM, BI, Office und Teams. Bei unseren ERP-Branchenlösungen setzen wir auf die Technologieplattform Microsoft Dynamics 365 und können unseren Kunden mit Microsoft Copilot einen virtuellen KI-Assistenten bieten, der auf der führenden Technologie von OpenAI basiert. Mit Microsoft Copilot lassen sich typische Zeitfresser automatisieren und damit die Produktivität steigern, da Mitarbeitende sich mehr auf wertschöpfende Tätigkeiten konzentrieren können.

Risiken im Vorfeld identifizieren

Die Bandbreite reicht dabei von der automatisierten Bearbeitung von Kundenanfragen über das schnelle Suchen, Finden und Aufbereiten von Informationen bis hin zum Zusammenfassen von Meetings inklusive To-Do-Liste oder KI-generierten Textvorschlägen. Auch komplexe Workflows sind mit KI möglich. So kann etwa aus einer E-Mail auf Knopfdruck ein Serviceauftrag in der ERP-Software erstellt, erforderliche Ersatzeile identifiziert und reserviert sowie Kunde und Service-Techniker per E-Mail bzw. Teams informiert werden.

Dank kurzer Reaktionszeiten steigt zudem die Kundenzufriedenheit. Microsoft Copilot vereinfacht weiterhin das Onboarding von neuem Personal, da Fragen zu Feldern oder Prozessen in der ERP-Software in natürlicher Frage gestellt werden können. Künstliche Intelligenz kann zudem Daten aus Supply Chain, Finanzbuchhaltung oder Produktion auswerten und auffällige Muster erkennen, um drohende Risiken bereits im Vorfeld zu identifizieren.

Ein weiterer Vorteil: Die ERP-Branchenlösungen von Kumavision sind SaaS-Lösungen. Das heißt, unsere Kunden erhalten durch die automatischen Updates Monat für Monat wertvolle Innovationsimpulse zu ERP und KI – ohne dass dafür zeitaufwendige Projekte erforderlich wären.

Moderne ERP-Systeme verfügen über eine hohe Anpassungsfähigkeit

Moderne ERP-Systeme bieten besonders kleinen und mittelständischen Unternehmen heute eine leistungsstarke Möglichkeit, die Digitalisierung voranzutreiben. Sie profitieren dabei von der hohen Anpassungsfähigkeit und den zahlreichen Funktionen solcher Systeme, die es ihnen ermöglicht, ihre Geschäftsprozesse zu optimieren und Risiken und Kosten zu minimieren.

Offene Systemarchitektur

Ein entscheidendes Merkmal eines modernen ERP-Systems wie der e.bootis-ERPII Suite ist seine offene Systemarchitektur. Diese sorgt dafür, dass das ERP-System nicht als isolierte Lösung agiert, sondern nahtlos in bestehende IT-Landschaften integriert werden kann. Eingehende und ausgehende Datenströme werden ohne separate Konverter gesteuert, was das Importieren und Exportieren von Daten kostengünstig gestaltet. Ein weiterer Vorteil ist die Single-Source-Code-Philosophie, wie sie bei e.bootis-ERPII Anwendung findet. Diese sorgt dafür, dass auch individuelle Anpassungen bei Releasewechseln komplett übernommen werden. Bestehende Prozesse und Funktionalitäten bleiben vollständig erhalten. Teure Anschlussentwicklungen im Nachgang eines Updates gibt es somit nicht.

Schnelle Reaktion auf Marktveränderungen

Zudem gewinnen KI-basierte Funktionen zunehmend an Bedeutung. Sie werden bereits in verschiedenen Bereichen eingesetzt, etwa in der Ersatzteildisposition, bei der Transportoptimierung oder als Prognosemodelle im Bereich Ein- und Verkauf. So lassen sich fundierte Entscheidungen treffen, Muster und Strukturen über das Kaufverhalten am Markt analysieren und Lagerbestände gezielt optimieren. Fazit: Eine Kombination aus Flexibilität, Skalierbarkeit und Integration ermöglichen es Unternehmen ihre Geschäftsprozesse nachhaltig zu digitalisieren, Kosten zu senken und schnell auf Marktveränderungen reagieren zu können.