Onboarding: Wie die Personalbeschaffung zur Unternehmenskultur beiträgt

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Ganz gleich, ob ein Mitarbeiter neu in einem Unternehmen ist oder schon seit vielen Jahren dort arbeitet. Remote-Arbeiten und der Verlust der persönlichen Kontakte hat Mitarbeiter vor neue Herausforderungen gestellt.

Nach fast zwei Jahren der Remote-Work kehren viele Mitarbeiter wieder in das Büro zurück. Für viele Unternehmen bedeutet dies, dass sie viele neue Mitarbeiter haben werden, die ihr eigenes Team noch nie persönlich getroffen haben. Das heißt auch, dass sie im Gegensatz zu ihren langjährigen Kollegen möglicherweise einen großen Teil der Unternehmenskultur nicht verinnerlichen konnten. Andererseits gibt es auch langjährige Mitarbeiter, die ihr neu zusammengestelltes Team aufgrund von Arbeitsplatzwechseln nicht mehr kennen. Zudem kommen mit neuen Mitarbeitern potenziell neue externe Einflüsse (sowohl gute als auch schlechte) in die Unternehmenskultur. Diese können das Ökosystem eines Unternehmens stören. Dies hat auch Auswirkungen auf das Onboarding und Re-Onboarding.

Hinzu kommt, dass sich ganze Unternehmen in den letzten zwei Jahren weiterentwickeln mussten. Möglicherweise aufgrund neuer Vorschriften, neuer Technologien und natürlich auch, weil sie ihre bestehenden Prozesse anpassen und neue einführen mussten, um der Telearbeit gerecht zu werden. Das Endergebnis ist, dass sich die Wahrnehmung des Büros und seine Kultur von Mitarbeiter zu Mitarbeiter stark unterscheiden können. Wie kann man also ein so grundlegendes Problem lösen? Wie bringt man in einem globalen Unternehmen, dessen Mitarbeiter nicht nur in verschiedenen Ländern und Zeitzonen arbeiten, sondern auch unterschiedlich lange im Unternehmen tätig sind, alle auf den gleichen Stand? Die Schlüssel zum Erfolg sind Onboarding und Re-Onboarding.

Remote Onboarding: Basis für eine erfolgreiche Unternehmenskultur

Nach dem Onboarding sollten neue Mitarbeiter mit der Teamdynamik vertraut sein und verstehen, was ein Unternehmen und seine Kultur ausmacht. Durch die Erstellung einzigartiger Inhalte können Firmen das Onboarding-Erlebnis positiv und fesselnd gestalten. Ein kreatives Beispiel dafür, wie diese neue Form aussehen kann, hat das Unternehmen TheSoul Publishing, ein digitales Content Studio, gezeigt.

Ganz ihrem Sektor entsprechend, hat hier das Kreativteam Onboarding-Videos für neue Mitarbeiter erstellt. Diese waren natürlich gestaltet und halfen den Mitarbeitern, die neue Unternehmens-DNA und die Besonderheiten der Firmenkultur besser zu verstehen. Weitere Schlüsselelemente des Onboarding sind die frühzeitige Festlegung von Prozessen für die tägliche Kommunikation. Dazu gehörte auch, den neuen Mitarbeitern zu erklären, welche Tools die Teams verwenden und, was noch wichtiger ist, wann.

Mitarbeiter und Unternehmenswerte miteinander verbinden

Wenn die Einarbeitung abgeschlossen ist, wissen die Mitarbeiter, welche Ergebnisse sie erwarten und wo sie weitere Informationen erhalten. Das ist wirklich wichtiges Wissen, das zu Beginn geklärt werden muss, und es bleibt wichtig. An dieser Stelle kommt das Re-Onboarding ins Spiel. Dabei handelt es sich um ein eigenständiges Programm, das langjährige Mitarbeiter wieder einbindet. Und sie auch über Neuerungen im Unternehmen aufklärt. Denn auch wenn diese Neuerungen klein erscheinen mögen, so sind sie doch wichtig.

Die Informationen, die langjährige Mitarbeiter an ihrem ersten Arbeitstag erhalten haben, sind höchstwahrscheinlich, zumindest teilweise, veraltet. Regelmäßiges Re-Onboarding ist entscheidend, wenn es darum geht, ein Team mit Tausenden von Mitarbeitern auf dem gleichen Stand zu halten. Insbesondere wenn es darum geht, neue Programme oder Tools zu erklären oder sie in neue Prozesse einzuführen. Es ist auch eine gute Möglichkeit, um sicherzustellen, dass alle Mitarbeiter über den Erfolg des Unternehmens, seine Herausforderungen, seine Überzeugungen und seine DNA Bescheid wissen, die direkt die Unternehmenskultur bestimmt.

Das Re-Onboarding kann letztlich dazu beitragen, drei Hauptziele zu erreichen:

1. Den Mitarbeitern die Entwicklung des Unternehmens näherbringen

2. Den Teammitgliedern die Unternehmenserfolge vollständig vermitteln

3. Die Trends, Ziele und auch Herausforderungen der näheren Zukunft aufzeigen

Wichtige Bestandteile eines guten Re-Onboarding

Die Grundlage für ein erfolgreiches Re-Onboarding ist ein gut durchdachtes Programm, das so viele Mitarbeiter wie möglich einbezieht. Dazu können Vorgespräche mit den Mitarbeitern gehören, um die verschiedenen Herausforderungen und das Konfliktpotenzial zu verstehen, sowie die Erstellung von Leitfäden für die Wiedereingliederung. Nach umfangreichen Recherchen entschied sich TheSoul Publishing für eine Gamification-Initiative. Diese wurde komplett neu gestaltet, um den Mitarbeitern nicht das Gefühl zu geben, dass sie einfach nur die ursprünglichen Onboarding-Inhalte wiederholen.

Als professionelle Ersteller von Inhalten war es eine natürliche Entscheidung, das Programm unterhaltsam zu gestalten. Das hat nicht nur die Teilnahme und das Engagement erhöht, sondern auch dazu beigetragen, dass die Teams die Informationen besser behalten. Statt langer Präsentationen mit Diagrammen und Zahlen wurde anhand anschaulicher Beispiele demonstriert, wie die Werte des Unternehmens in den realen Alltag integriert werden können.

Darüber hinaus wurde das Re-Onboarding nicht von der Personalabteilung allein durchgeführt, sondern es waren mehrere Abteilungen involviert. So ließen sich auch Themen aus den Bereichen IT, Finanzen, PR und Produktion abdecken, um die Schulung für die gesamte Belegschaft so abwechslungsreich wie möglich zu gestalten. Das Managementteam fungierte hier als Testgruppe, und auf der Grundlage ihrer ersten Rückmeldungen wurden letzte Verbesserungen vorgenommen, bevor das Programm erfolgreich auf das gesamte Unternehmen ausgeweitet wurde.

Onboarding führt zur Optimierung der bestehenden Prozesse

Die Ergebnisse des Re-Onboarding-Programms zeigten, dass der Prozess nicht nur positiv wahrgenommen wurde, sondern auch zu sichtbaren Optimierungen der bestehenden Prozesse führte, teilweise besser als ursprünglich erwartet:

• Nach Abschluss des Programms wussten die Mitarbeiter, wie und wann sie die entsprechenden Anwendungen zu nutzen hatten (und lösten damit ein großes Problem, das vor dem Re-Onboarding bestanden hatte).

• Die Zuständigkeiten innerhalb der Teams wurden klarer.

• Das asynchrone Kommunikationsmodell von TheSoul Publishing wurde schneller angenommen, da die Mitarbeiter nun einen besseren Überblick über die Arbeitsplatzsoftware hatten.

• Das Engagement der Mitarbeiter war viel höher als ursprünglich erwartet.

• Teams und Manager empfanden das Programm als bereichernd (und nicht als überflüssig).

• Es gab einen deutlichen Produktivitätsschub in allen Bereichen des Unternehmens.

Schlussfolgerungen für ein gutes Onboarding und Re-Onboarding?

Natürlich ist das Re-Onboarding keine einmalige Maßnahme. Die Sicherstellung, dass die Mitarbeiter Ihre Unternehmenskultur verstehen, ist eine fortlaufende Aufgabe, die sich ständig weiterentwickelt. Das Re-Onboarding ist eine wichtige Säule in diesem Prozess, aber die Unternehmen müssen vermeiden, bei der Vorbereitung und Recherche zu kurz zu kommen. Der Schlüssel zum Erfolg eines Re-Onboarding- (aber auch eines Onboarding-) Programms liegt darin, zu verstehen, welcher Ansatz im eigenen Unternehmen funktioniert und wie man die Informationen sowohl neuen als auch bestehenden Mitarbeitern nachhaltig vermittelt.

Beim Onboarding sollten Unternehmen von Anfang an darauf achten, dass sich der Prozess natürlich anfühlt. Es ist nicht nur wichtig, dass ein neuer Mitarbeiter vom ersten Tag an die Prozesse und die Arbeitsbelastung versteht, sondern auch, wie Teams (zusammen)arbeiten. Eine starke, positive Arbeitsplatzkultur ist unglaublich wichtig, und es ist von entscheidender Bedeutung, frühzeitig die Weichen für den Erfolg zu stellen - und sie dann auch zu erhalten. Denken Sie daran, dass Flexibilität, Aufgeschlossenheit und die Anpassung Ihrer Strategie bei Bedarf Schlüsselfaktoren für einen dauerhaften Erfolg sind.

Über den Autor: Patrik Wilkens ist VP Operations bei TheSoul Publishing.

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