Unternehmensstrukturen darstellen Organisationsdesign optimieren: Diese smarten Tools helfen dabei

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Tiefgehende Einblicke in Unternehmensstrukturen und Prozesse zu gewinnen ist eine Grundvoraussetzung, um erfolgreiche Reorganisationen vornehmen zu können. Organigramm-­Software trägt im HR-Umfeld dazu bei, ein datenbasiertes Organisationsdesign umzusetzen, das nachhaltig wirkt. Die korrekte Auswahl und Implementierung der Lösung ist dabei essenziell.

Schritt 1: Anforderungen an das Tool für Organisationsdesign erheben

Die Anwender

Eine zentrale Frage betrifft die Nutzer der Software: Für wen ist das Tool konzipiert? Sollen Führungskräfte, Mitarbeitende, Stäbe, HR-Abteilungen oder Experten aus der Organisationsentwicklung die Software verwenden? Jede Benutzergruppe hat unterschiedliche Erwartungen an das Tool, die erfüllt werden müssen. Weitere wichtige Anwendergruppen sind die unternehmenseigene IT und die Cyber Security-Experten, die andere Anforderungen und Bedürfnisse haben als die Fachabteilungen.

Die Berechtigungen

Die Verwaltung von Zugriffsrechten erfordert sorgfältige Planung und Umsetzung, damit alle Mitarbeiter genau die Rechte erhalten, die sie für ihre Arbeit benötigen, und der Zugriff auf sensible Daten begrenzt bleibt. Zugriffsrechte sollten rollenbasiert vergeben werden, wobei verschiedene Zugriffsebenen definiert werden – von ­Basisrechten für Mitarbeiter, die nur öffentliche Informationen benötigen, bis zu erweiterten Berechtigungen für Führungskräfte, die auf sensible Daten zugreifen müssen. Ein weiterer wichtiger Aspekt ist die Authentifizierung der Nutzer, bei der starke Mechanismen wie Zwei-Faktor-­Authentifizierung oder biometrische Verfahren eingesetzt werden sollten, um die Sicherheit zu erhöhen.

Die Daten

Datenmanagement ist entscheidend für die Fähigkeit einer Organisation, Strukturen und Zusammenhänge passend abzubilden, Analysen durchzuführen und verläss­liche Erkenntnisse zu gewinnen. Es ist wichtig zu identifizieren, welche Daten benötigt werden, und sicherzustellen, dass sie verfügbar, gepflegt und verknüpft sind. Die Infrastruktur muss flexibel sein, um bei Bedarf neue Datenquellen einfach zu integrieren. Die Einrichtung und Wartung von Schnittstellen zu verschiedenen Systemen sind essenziell, um die Zugänglichkeit und Verarbeitung der Daten zu gewährleisten. Diese sollten aktuellen Anforderungen entsprechen und zukünftige Erweiterungen ermöglichen, um langfristige Skalierbarkeit und Anpassungsfähigkeit sicherzustellen. Leistungsfähige Organigramm-Software ist mit vielen Personalsystemen, Datenbanken, Verzeichnisdiensten und Dateiformaten kompatibel, bietet vorprogrammierte Schnittstellen und von führenden Systemanbietern zertifiziert.

Die Funktionalitäten

Unternehmen benötigen spezialisierte Funktionen in ihren Lösungen, um nicht nur den aktuellen Zustand abzubilden, sondern auch Rückblicke, Prognosen, Archive, Simulationen und Vorhersagen zu ermöglichen. Diese Funktionen sind entscheidend, um eine umfassende Sicht auf die Unternehmensdynamik zu erhalten und fundierte Entscheidungen zu treffen. Zudem ist es für viele Organi­sationen wichtig, dass die Lösung das Controlling wichtiger HR-Kennzahlen unterstützt und Funktionen zur Überwachung und Steuerung von HR-Prozessen wie Nachfolgeplanung sowie On- und Offboarding bietet. Die Erfüllung dieser Anforderungen hängt von der Flexibilität, Skalierbarkeit und den integrierten Analysewerkzeugen ab.

Die Darstellungsformen

Die Darstellung von Unternehmensstrukturen und -daten muss flexibel und intuitiv sein, um unterschiedliche Informationsbedürfnisse zu erfüllen. Die Lösung sollte verschiedene Visualisierungsmöglichkeiten bieten, von einfachen Tabellen und Diagrammen bis hin zu komplexen interaktiven Dashboards. Dadurch können Nutzer Daten und Erkenntnisse auf die für sie effektivste Weise analysieren und präsentieren. Gleichzeitig muss die Software einfach nutzbar sein, sodass auch nicht-technische Anwender sie ohne tiefgehende Programmierkenntnisse verwenden können.

Schritt 2: Lösung implementieren

Das Set-Up

Beim technischen Setup sind mehrere Aspekte zu beachten: die Definition von Rollen, die Bereitstellung von Servern oder Cloud-Schnittstellen und die Anbindung von Datenquellen wie Personal- und Lohnabrechnungssystemen. Transportaufträge für den Datentransfer müssen eingerichtet werden, um einen reibungslosen Austausch zu gewährleisten.

Das Customizing

Customizing umfasst die Anpassung der Software an die spezifischen Anforderungen. Dies umfasst die Konfiguration der Funktionalitäten und die Anpassung der Benutzeroberfläche an die Corporate Identity der Organisation. Auch Auswahl und Anpassung von Dashboards sowie Zusatzfunktionen wie Quick Edit, Suche und Exportoptionen sind Teil des Customizings. Für international tätige Firmen ist darüber hinaus die Aktivierung erforderlicher Sprachvarianten wichtig.

Der Roll-out

Ein strukturierter Roll-out ist entscheidend für die erfolgreiche Einführung der Software. Dies beginnt mit einer Auftaktveranstaltung zur Vorstellung der Software und ihrer Vorteile. Schulungen für die künftigen Nutzer sind zentral, um die praktische Verwendung und die Analyse der Ergebnisse zu vermitteln. Auch die Bekanntgabe von Ansprechpartnern für technische Probleme oder Bedienungsfragen ist relevant, um den Anwendern Sicherheit im Umgang mit der neuen Software zu geben.

Organigramm-Software heute und morgen

Unternehmen müssen ihre Strukturen, Prozesse und Lösungen kontinuierlich anpassen können. Tagesaktuelle Org-Charts samt komfortabler Dashboards sind Werkzeuge, um dabei Schritt zu halten und neue Herausforderungen schnell und effektiv zu meistern. Organigramm-Software wird noch zu sehr als Instrument gesehen, um Strukturen und Berichtslinien darzustellen. Best-in-Class-Lösungen können viel mehr. Sie unterstützen die Anwender darin, datenbasiert und lösungsorientiert richtige Entscheidungen in Sachen People Management und Organisation zu treffen. Diese Analytics-Aspekte werden mit dem Einsatz von KI und Big-Data-Analysen noch an Bedeutung gewinnen.