Digitalisierung Personalakte: So lässt sich der Datenschutz im DMS einhalten

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Die Digitalisierung macht auch vor Personalabteilungen nicht halt: Immer mehr Unternehmen entscheiden sich, die Personalakte in eine digitale Version zu überführen und diese dann in einem Dokumentenmanagementsystem (DMS) zu verwalten.

Durch die Verwaltung von Personalakten in einem DMS, wie beispielsweise Office Manager DMS, ergeben sich zahlreiche Vorteile. „Doch ebenso sind damit Herausforderungen verbunden – insbesondere im Hinblick auf den Datenschutz, aber auch in der korrekten Durchführung der Digitalisierung analoger Personalakten“, sagt Harald Krekeler, Geschäftsführer des Softwarebüros Krekeler. Ein strukturiertes Vorgehen bei der Digitalisierung und der Einsatz eines DSGVO-konformen DMS sind essenziell, um die Vorteile voll auszuschöpfen und rechtliche Risiken zu vermeiden.

Der größte Pluspunkt beim Wechsel von der Papierakte zur digitalen Personalakte liegt in der Effizienzsteigerung. Während das Durchsuchen physischer Akten oft viel Zeit in Anspruch nimmt, erlaubt die digitale Version eine blitzschnelle Suche nach bestimmten Dokumenten. Die Digitalisierung von Personalakten spart zudem Platz und erhöht die Transparenz sowie Flexibilität im Zugriff. Harald Krekeler ergänzt: „Der Personalbereich profitiert von einer höheren Übersichtlichkeit. Prozesse wie die Dokumentenprüfung oder die Bearbeitung von Anträgen lassen sich durch automatisierte Workflows beschleunigen“. Auch die Einhaltung von Aufbewahrungsfristen kann durch ein DMS automatisiert werden, wodurch die Gefahr von Fehlarchivierungen sinkt.

Datenschutz: Herausforderungen an DMS und Personalakte

Neben diesen Vorteilen muss zwingend der Schutz personenbezogener Daten beachtet werden: In der Personalakte wird eine Vielzahl an persönlichen Informationen gespeichert – von Gehaltsabrechnungen über Arbeitsverträge bis hin zu Krankheitsbescheinigungen. Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) sowie das Bundesdatenschutzgesetz stellen deshalb strenge Anforderungen an den Umgang mit diesen Daten.

„Ein DMS kann erheblich dazu beitragen, die Anforderungen an den Datenschutz einzuhalten. Allerdings hängt deren Erfüllung von verschiedenen Faktoren ab, die in der Planung und Implementierung eines DMS-Systems berücksichtigt werden müssen“, so Harald Krekeler. Der DMS-Experte betont: „Ein DMS, das für die Verwaltung von Personalakten verwendet wird, muss höchste Sicherheitsstandards erfüllen. Dazu gehört eine verschlüsselte Datenübertragung sowie eine verschlüsselte Speicherung der Dokumente.“

Ein DMS, das für die Verwaltung von Personalakten verwendet wird, muss höchste Sicherheitsstandards erfüllen.

Harald Krekeler, Softwarebüro Krekeler

Darüber hinaus darf der Zugang zu digitalen Personalakten ausschließlich autorisierten Mitarbeitenden gewährt sein, so dass das DMS zwingend über ein differenziertes Berechtigungskonzept verfügen sollte. So wird sichergestellt, dass nur Berechtigte Einsicht in die sensiblen Daten erhalten. Neben der Zugriffssteuerung sollte das DMS auch die Nachvollziehbarkeit von Änderungen und Zugriffen sicherstellen, ergänzt Krekeler: „Jede Änderung oder Einsicht in die Akten sollte protokolliert werden, um Datenschutzvorfälle rückverfolgen zu können. Zudem sollten Systeme zur regelmäßigen Datensicherung eingerichtet werden, um den Verlust von Daten zu verhindern.“

Um Unternehmen und Personalabteilungen bei der Wahl „ihres“ DMS zu unterstützen, hat das Softwarebüro Krekeler folgende Checkliste mit den zu erfüllenden Funktionen zusammengestellt:

• Zweckbindung und Datenminimierung: Das DMS muss so konfiguriert sein, dass nur die für das Beschäftigungsverhältnis notwendigen Daten gespeichert und verarbeitet werden. Unnötige Daten sind zu vermeiden oder zu löschen.
• Zugriffsrechte und Berechtigungen: Ein präzises Berechtigungskonzept ist erforderlich, um sicherzustellen, dass nur autorisierte Personen Zugriff auf digitale Personalakten haben. Dies schützt sensible Informationen vor unbefugter Einsichtnahme.
• Datensicherheit: Das DMS muss Sicherheitsmaßnahmen nach den neuesten Standards bieten, einschließlich Verschlüsselung, sicherer Authentifizierung und regelmäßiger Sicherheitsupdates, um Schutz vor unbefugtem Zugriff zu gewährleisten.
• Transparenz und Nachvollziehbarkeit: Ein DMS muss die Zugriffe und Änderungen an den Personalakten protokollieren, um nachvollziehen zu können, wer wann auf welche Daten zugegriffen hat.
• Rechte der Betroffenen: Mitarbeitende müssen ihre Daten einsehen und überprüfen können. Das DMS sollte Funktionen bereitstellen, die eine einfache Überprüfung und gegebenenfalls Bearbeitung oder Löschung der Daten ermöglichen.
• Aufbewahrungsfristen: In einem DMS müssen Aufbewahrungsfristen berücksichtigt und automatisierte Löschprozesse integriert sein, damit personenbezogene Daten nicht länger als gesetzlich vorgeschrieben aufbewahrt werden.
• Schutz vor Datenverlust: Regelmäßige Backups sind unerlässlich, um Datenverlust zu verhindern.

Richtige Digitalisierung der Personalakte

„Die Digitalisierung bestehender Papierakten stellt einige Anforderungen, ist aber machbar“, meint der DMS-Experte. Harald Krekeler mahnt jedoch: „Die Digitalisierung der Personalakten darf nur durch berechtigte Personen erfolgen, die auch für den Datenschutz sensibilisiert sind, zum Beispiel Mitarbeitende der Personalabteilung. Sind externe Dienstleister involviert, muss sichergestellt sein, dass auch sie den Datenschutzvorgaben entsprechen.“

Der erste Schritt besteht in der Sichtung und Sortierung der physischen Akten. Häufig sind ältere Unterlagen, die nicht mehr der Aufbewahrungspflicht unterliegen, überflüssig. „Gerade hier lauern Fallstricke, denn es gibt keine einheitliche Aufbewahrungsfrist für die gesamte Personalakte, sondern verschiedene Fristen je nach Dokumentart“, macht Krekeler aufmerksam. So müssen beispielsweise Lohn- und Gehaltsabrechnungen sowie Sozialversicherungsnachweise 10 Jahre, Urlaubs- und Arbeitszeitnachweise zwei Jahre, Unfallanzeigen wiederum fünf Jahre aufbewahrt werden. Ein gutes DMS besitzt ein integriertes Fristenmanagement und erinnert an abgelaufene Aufbewahrungsfristen“, gibt der Experte einen Tipp.

Nach der Sortierung werden die Akten gescannt und digital im DMS abgelegt. Dabei sollten die Dokumente klassifiziert und mit entsprechenden Metadaten versehen werden, um eine schnelle und effiziente Wiederauffindbarkeit zu gewährleisten. Um die gescannten Dokumente durchsuchbar zu machen, empfiehlt Krekeler eine Texterkennungssoftware (OCR) zu nutzen. „Dadurch können relevante Informationen per Stichwortsuche im DMS schnell gefunden werden“, erklärt Krekeler und ergänzt: „Es lohnt sich, in eine hochwertige Scan-Technologie zu investieren, die Texterkennung ermöglicht. So können Dokumente nicht nur als Bild, sondern als durchsuchbare Dateien abgelegt werden.“

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