ChatGPT in der Projektarbeit Projektmanagement: Fünf Wege zu höherer Produktivität mit ChatGPT

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Eine Gartner-Studie prognostiziert, dass bis 2030 bis zu 80 Prozent der Projektmanagement-Aufgaben von künstlicher Intelligenz übernommen werden. Fünf Beispiele zeigen, wie ChatGPT in der Projektarbeit zum Einsatz kommen und die Produktivität während der Durchführung steigern kann.

ChatGPT gehört derzeit zu den bekanntesten KI-Werkzeugen. Auf Basis der GPT-3.5/GPT-4-Architektur nutzt das Modell maschinelles Lernen, um konversationsgleich Texte in natürlicher Sprache zu erzeugen. Bevor wir die Einsatzmöglichkeiten von ChatGPT im Detail anschauen, ist es wichtig, folgende drei Kernkomponenten zu verstehen:
Large Language Model ist ein künstliches neuronales Netzwerk mit Milliarden von Parametern, das durch das Training mit Textdaten in der Lage ist, menschenähnliche Sprache zu generieren.
Massive Hardware und Pre-Trainings verbessern erheblich die Sprachmodelle (GPT-3 und GPT-4) durch den Einsatz großer Mengen an menschlichen Ressourcen und Rechenleistung.
Die Chatbot-Benutzeroberfläche ermöglicht es Nutzern ohne technische Vorkenntnisse, mit der KI über einen Text-zu-Text-Chatbot zu kommunizieren.
Die ersten beiden Komponenten wurden nicht exklusiv von OpenAI entwickelt, und auch die Idee einer Text-zu-Text-Chatbot-Schnittstelle stellt an sich keine Innovation dar. Das Besondere an ChatGPT sind alle drei Elemente in Kombination. 

1. Erwerb von Wissen

ChatGPT kann helfen, neue Kenntnisse zu erwerben und in der sich ständig verändernden Geschäftswelt auf dem Laufenden zu bleiben. ChatGPT unterstützt bei der Branchenrecherche, liefert Erklärungen zu Projektmanagementaspekten und gibt Empfehlungen für spezifische Projektanforderungen innerhalb des Geschäftskontextes.
Beispiele für Prompts:
I want to learn about surface finishing techniques. Identify and share the key 20% of learning from this topic that will help me understand 80% of it.
In the consumer electronics sector, what are the critical business capabilities at each stage of the value chain (from design to after-sales support) that are essential for a company with a quality leader strategy? Provide examples to illustrate.

2. Projektmanagement: Brainstorming

ChatGPT kann auch als Sparringspartner fungieren, indem es Ideen und Vorschläge liefert, die die menschliche Kreativität erweitern. Es unterstützt auch bei der Problemlösung durch hervorragende Leistungen bei SWOT-Analysen und der Erstellung von Entscheidungsbäumen, während es gleichzeitig Inspiration für verschiedene Projektoutputs wie Artikel, Blogbeiträge oder Inhalte für soziale Medien bietet.
Beispiele für Prompts:
You are a business intelligence expert. Your task is to generate 5 comprehensive content ideas for a LinkedIn post focusing on the primary challenges companies encounter in the realm of business intelligence. For each content idea, ensure you delve into 3-5 pivotal points that can be emphasized in the post. The target audience of posts is mid-level managers who are keen on incorporating BI tools into their strategic decision-making.
Generate a SWOT analysis for a tech startup in the generative AI market. Present results in a table.

3. Unterstützung für das Projektmanagement

ChatGPT bietet wesentliche Unterstützung bei administrativen Projektaufgaben wie die Erstellung von Agenden und Aufgabenlisten oder die Zusammenfassung von Besprechungsprotokollen. Es verbessert die Projektkommunikation durch personalisierte E-Mails und Vorlagen und unterstützt das Risikomanagement durch die Identifizierung potenzieller Risiken und die Entwicklung effektiver Mitigationsstrategien.B
eispiel für Prompt:Take the role of an experienced project manager. Perform a risk assessment for the upcoming software development project based on the previous project details. Capture the key aspects in a comprehensive table. Include the identification of potential risks, their anticipated impact, and recommended risk mitigation strategies.

4. Generierung von Inhalten

ChatGPT unterstützt bei der Erstellung von Inhalten wie Projektzielen und -ergebnissen, Artikeln und Posts, sowie Schulungsmaterialien. Die Bandbreite bei der Inhaltserstellung ist breit: von der Generierung von Ideen für Überschriften über die Gliederung von Inhalten bis hin zum Schreiben von Textblöcken.Beispiel für Prompt:You are a project manager for a software development company. Your team has just completed the first phase of a major project needs to produce a progress report for the stakeholders. Write a progress report summarising the work completed, challenges faced. The report should include an introduction, a detailed description of the work completed, a section on challenges and how they were addressed, and a conclusion.

5. Weitere Assistenzfunktionen für das Projektmanagement

Neben den zentralen projektbezogenen Aktivitäten kann ChatGPT auch zusätzliche Hilfsfunktionen anbieten. Dazu gehörend das Korrekturlesen und Bearbeiten von Inhalten, die Anpassung der Sprache an verschiedene Zielgruppen, die Übersetzung von Texten und die Zusammenfassung von Informationen.
Beispiel für Prompt:
Summarize the main points of following article [Link/PDF] in one paragraph. Include a citation for the source. Use a professional and informative tone. 

Tipps beim Schreiben von Prompts für Generative AI:
Klare Sprache nutzen: Klare und präzise Formulierungen erleichtern der AI das Verständnis Ihrer Anfrage und führen zu treffenderen Antworten.
Präzision ist wichtig: Je genauer der Prompt (Aufgaben, Inhalt, Format und Stil der gewünschten Antwort), desto relevanter die Antwort.
Offene Fragen stellen: Diese fördern Vielfalt und Kreativität in den Antworten. Vermeiden Sie geschlossene Fragen.
Kontext bieten: Kontextinformationen, wie Branchendetails oder Projektziele, verbessern die Relevanz der Antworten.
Rolle oder Persona definieren: Dies sorgt für konsistentere und zielgerichtete Antworten des Chatbots.
Mit Prompts experimentieren: Testen Sie verschiedene Anfragen und bitten Sie bei Bedarf um detailliertere oder alternative Antworten. 

Begrenzungen von ChatGPT beim Projektmanagement

Bisher haben wir den großen Nutzen von ChatGPT als leistungsstarkes Projektmanagement-Tool hervorgehoben. Eine kritische Betrachtung ist jedoch unerlässlich. Es gibt einige Einschränkungen und Vorsichtsmaßnahmen, die Benutzer beachten sollten.
Erstens ist ChatGPT in erster Linie ein kreatives Werkzeug zur Unterstützung, Inspiration und Ideenfindung und nicht zur genauen Informationsbeschaffung. Obwohl es über ein umfangreiches Wissen verfügt, ist es kein Ersatz für Suchmaschinen und spezialisierte Datenbanken. Außerdem kann sein Wissen veraltet sein, da es auf einem festen Datenbestand basiert, der nicht ständig aktualisiert wird. Empfehlung: ChatGPT bewusst und zielgerichtet nutzen.
Zweitens wäre es leichtsinnig, alles zu glauben, was ChatGPT Ihnen sagt. ChatGPT klingt immer sehr überzeugend, aber manchmal halluziniert es, das heißt es erzeugt völlig falsche Inhalte. Empfehlung: sich nicht blind auf die bereitgestellten Informationen verlassen, sondern diese stets kritisch prüfen.Drittens ist eines der wichtigsten Anliegen im Zusammenhang mit der Nutzung von ChatGPT die Sicherheit und der Datenschutz. Empfehlung: immer vorsichtig mit den Informationen sein, die man mit ChatGPT teilt. Die Eingabe von persönlichen Daten oder vertraulichen Informationen vermeiden und das Tool immer unter Berücksichtigung der Datenschutzrichtlinien verwenden.

Generative KI verändert das Projektmanagement

Generative KI hat das Potenzial, die Projektarbeit und das Projektmanagement grundlegend zu verändern. Ihre Funktionen bieten eine Vielzahl von Vorteilen, die die internen Abläufe erheblich verbessern, die Produktivität von Teams steigern und eine fundiertere Entscheidungsfindung fördern können. Dabei sollte sie nicht als Konkurrenz oder Ersatz zur menschlichen Arbeitskraft gesehen werden, sondern als vielseitiger Assistent betrachtet werden, der dem Mensch zur Seite steht, seine Fähigkeiten erweitert und hilft, effektiver und effizienter zu arbeiten. Die gezielte Nutzung von generativen KI-Tools kann Zeit und Ressourcen von Projektmanagern freisetzen und den Fokus auf strategische Elemente, Teammotivation und proaktives Veränderungsmanagement lenken.
Doch um diese Vorteile vollständig zu realisieren und im digitalen Zeitalter wettbewerbsfähig zu bleiben, müssen Unternehmen sicherstellen, dass sie über die richtigen Voraussetzungen und Ressourcen verfügen. Dazu gehören eine strategische Ausrichtung und eine solide Grundlage. Generative KI sollte nicht isoliert eingesetzt werden. Um echten Mehrwert zu schaffen, muss sie integraler Bestandteil der übergeordneten Geschäftsstrategie sein. Ausgehend von dieser strategischen Ausrichtung können Unternehmen folgende drei Ansätze verfolgen, um generative KI in ihre Prozesse zu integrieren:
Nutzung verfügbarer Anwendungen und Lösungen, wie ChatGPT oder RationaleAnpassung vorhandener, vorgefertigter LLMs mit unternehmensspezifischen Daten für einen bestimmten Zweck oder eine bestimmte Aufgabe.
Eigenentwicklung von LLMs von Grund auf. 

Projektmanagement mit generativer KI – nicht ohne die richtige Grundlage

Während der dritte, sehr kosten- und ressourcenintensive Ansatz für viele Unternehmen nicht praktikabel ist, bieten die ersten beiden Ansätze realistische und effektive Möglichkeiten. Um diese Strategien optimal nutzen zu können, müssen die Unternehmen jedoch zunächst eine solide Grundlage schaffen.
Datenqualität: Daten sind das Herzstück jedes KI-Systems. Insbesondere für den Customization Ansatz ist es von entscheidender Bedeutung, über Daten von hoher Qualität zu verfügen, die korrekt, zuverlässig, vollständig und relevant sind.
Datentransformation und Data Governance: Generative KI ist nur die Spitze des Eisbergs. Für die erfolgreiche Integration von KI in interne, betriebliche Prozesse und das Projektmanagement sind eine angemessene Datentransformation und effektive Data Governance unerlässlich.
Rechtliche Aspekte und Datenschutz: Datenschutz und die Vermeidung von Datenlecks sind zentrale Herausforderungen bei der Nutzung von KI. Für einen verantwortungsvollen Einsatz generativer KI ist es unerlässlich, sensible Unternehmensdaten zu schützen. Unternehmen müssen stets aktuelle gesetzliche Bestimmungen berücksichtigen und umsetzen. Es ist zudem essenziell, bewährte Sicherheitsmaßnahmen wie Zugriffskontrollen, Datenverschlüsselung und regelmäßige Backups zu implementieren. Mitarbeiter sollten von Anfang an klare Richtlinien für den Umgang mit diesen Technologien erhalten und stets über Datenschutzbelange, Datensicherheit, geistiges Eigentum und Ethik informiert sein.
Mitarbeiterkompetenz: Für Unternehmen, die den Weg der KI-Transformation beschreiten, sind die Bereitschaft, Kompetenzen und Motivation ihrer Mitarbeiter entscheidend. Folgende Initiativen sollten frühzeitig in Erwägung gezogen werden: (a) Einführung eines gezielten Change-Managements, das Mitarbeiter umfassend über GenAI aufklärt – von den Grundlagen bis zu den Vorteilen und Grenzen; (b) Angebot von spezialisierten Weiterbildungen im Bereich Generativer KI, um sicherzustellen, dass IT- und Datenexperten im Unternehmen bestens ausgerüstet sind; (c) Aktive Suche und Integration von GenAI-spezialisierten Talenten, um die interne Expertise zu erweitern.

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