Prozessautomatisierung: „Die Axt im Haus erspart den Zimmermann“

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Automatisierung hat sich zu einem der Schlüsselfaktoren für den Geschäftserfolg entwickelt. Viele Unternehmen benötigen jedoch eine gezieltere Unterstützung bei der Implementierung von Technologien für die Prozessautomatisierung. Die Vorteile des Prinzips „Hilfe zur Selbsthilfe“ erläutert Alexander Steiner von meta:proc.

Prozessautomatisierung hat sich in den letzten Jahren zu einem der Schlüsselfaktoren für nachhaltigen Unternehmenserfolg entwickelt und stellt einen wichtigen Schritt hin zur Industrie 4.0 dar. Sowohl in mittelständischen Betrieben als auch in Großunternehmen bestimmen RPA-Anwendungen bereits viele einzelne Arbeitsbereiche. Trotz der langen Liste von Vorteilen, wie beispielsweise schnelleres und fehlerloses Abarbeiten von Prozessen, besteht ohne Verbindung der einzelnen Automatisierungsbereiche die Gefahr einer unkontrollierten Lage, die durchaus zum Stillstand wichtiger Unternehmensteile führen kann.

Prozesse für sich genommen lassen sich nur bis zu einem bestimmten Punkt verbessern – eine Kombination aller Anwendungen jedoch birgt weiteres Automatisierungspotenzial. Die Implementierung, das anschließende Monitoring und die regelmäßige Verbesserung eines derart komplexen Systems erfordern eine interne Kenntnis der Unternehmensstrukturen und Arbeitsweisen. RPA-Anbieter sollten aus diesem Grund eine etwas zurückhaltendere Stellung einnehmen, indem sie sich das Know-how der späteren Anwender zunutze machen und Hilfe zur Selbsthilfe leisten.

Prozessautomatisierung mit dem nötigen Werkzeug umsetzen

Eine solche Orchestrierung weist den verschiedensten unternehmensinternen Diensten, Prozessen, Webservices, Anwendungen oder Workloads konkrete Aufgaben zu und steuert die Abhängigkeiten untereinander. Im Idealfall profitieren all diese Bereiche voneinander und optimieren so die Arbeitsweise des gesamten Unternehmens. Um dies zu erreichen und selbst versteckte Hürden innerhalb interner Prozesse zu erkennen und zu umgehen, empfiehlt sich ein Werkzeugkasten, der zum einen mit auf den Anwender zugeschnittenen Modulen aufwartet, ihm aber zum anderen die Freiheit und Flexibilität lässt, durch zusätzliches Engagement eigenständig weitere Module selbst zu erstellen oder diese erstellen zu lassen.

Bei korrekter Anwendung ermöglicht ihm diese Lösung eine Automation auf verschiedenen Ebenen, unter Nutzung unterschiedlicher Methoden. Allerdings sollten diese nicht disruptiv, sondern evolutionär im Rahmen einer ausgearbeiteten Automatisierungs-Roadmap verwendbar sein, um weitestgehend unterbrechungsfrei optimieren und austauschen zu können – dem User werden also alle nötigen Zugriffe zu Oberflächen- und Backend-Komponenten zur Verfügung gestellt. Die Axt im Haus erspart in diesem Fall den Zimmermann und bietet durch Unabhängigkeit eine völlig neue Art von Automatisierungsservice.“

Kombiniertes Wissen führt zum Ziel

Bei der Entwicklung von Fähigkeiten zur Automatisierung verhält es sich wie beim Erlernen des Fahrradfahrens: Theoretisches Wissen über den Umgang mit einem Werkzeug selbst, sei es im übertragenen Sinne dem Rad, oder konkret der Automatisierungssoftware, macht noch keinen Meister und selbst eine Tour mit dem virtuosesten Fahrer endet mitunter ohne Routenplanung im Nirgendwo. Schulungen vermitteln daher zunächst das technische Verständnis für die Werkzeuge – das Maß an benötigten Vorkenntnissen erweist sich bei modernen RPA-Tools als recht moderat.

Bei der im Verhältnis größeren Herausforderung der eigentlichen Planung zur möglichst ziel- und lösungsorientierten Umsetzung einer sauberen RPA-Strategie, hilft allerdings nur Erfahrung. Auch hierbei können Experten auf Wunsch helfen, dabei aber nur eine gewisse Sensibilität für bestimmte Indikatoren und den Umgang damit vermitteln. Eine solche Hilfestellung fungiert quasi als Blaupause für den User, der diese auf die im Unternehmen real existierende Situation adaptiert.

Technisches Training ist somit ein einfaches Aneignen von Wissen, während das Vermitteln von Herangehensweisen tatsächlich als Hilfe zur Selbsthilfe bezeichnet werden kann und sich somit über einen längeren Zeitraum erstreckt. Diese Hilfe nimmt dabei im Verlauf kontinuierlich ab, bis der User selbst erkennen kann, welche Prozesse und Schritte in seine übergeordnete Roadmap passen.

Prozessautomatisierung: Mit Rat und Tat zur Stelle

Von Grundlagenwissen über eine weiterführende Expertenausbildung bis hin zu einem echten Praxisteil kann sich die Belegschaft so schrittweise den nachhaltigen Umgang mit RPA aneignen. Selbst Fachwissen für die Gründung eines firmeneigenen Kompetenzzentrums, welches in einem solchen Fall als wichtigen Bestandteil auch das Thema Change Management behandelt, kann Teil des Schulungskonzepts sein. So geht das gesamte Unternehmen einen weiteren Schritt zur bereits genannten Unabhängigkeit – nicht nur im Bereich RPA, sondern hin zur ganzheitlichen Automatisierung.

Im besten Fall sollte das Automatisierungsprojekt selbstverständlich zusätzlich von Spezialisten begleitet werden. Zunächst intensiv auf dem Gebiet Training, mittel- und langfristig in beratender Funktion und im Coaching. Mit dieser kombinierten Expertise beider Seiten lässt sich eine perfekte Orchestrierung aller automatisierten Prozesse gewährleisten. (sg)

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Über den Autor: Alexander Steiner ist Chief Solution Architect der meta:proc GmbH in Köln und übersetzt Kundenanforderungen in technisch umsetzbare Lösungen. Dabei nutzt er zuvor gemeinsam entwickelte Strategien, um die RPA-Implementierung optimal und möglichst nahtlos in eine existierende Unternehmens- und Prozesslandschaft einzubetten. Als Anbieter für Automatisierungssoftware nutzt die meta:proc GmbH modernste Technik und die eigene Expertise, um Arbeitsabläufe durch Prozessautomatisierung effizienter zu gestalten. Mit dem e:Agent entwickelte das Start-up eine ganzheitliche Implementierungslösung für intelligente Prozessautomatisierungen.