Prozessoptimierung: Diese Maßnahmen bringen die Digitalisierung voran

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Die digitale Transformation und Prozessoptimierung sind äußerst eng miteinander verknüpft. Damit beide optimal wirksam werden können, müssen Unternehmen Maßnahmen ergreifen, die über die rein technische Ebene hinausgehen. Wie ein ERP-System die Prozessoptimierung unterstützen kann.

Mit der digitalen Transformation gewinnt auch das Thema Prozessoptimierung an Bedeutung. Zudem hat die Pandemie eindrucksvoll vor Augen geführt, welche wichtige Rolle nahtlose digitale Prozesse bei der Aufrechterhaltung des Geschäftsbetriebes spielen. Die Industrieanalysten von Aberdeen haben für die aktuelle Studie „Prozessoptimierung in der Fertigungsbranche: der Schlüssel zum Erfolg“ fünf wesentliche Entwicklungen herausgearbeitet, die die Prozessoptimierung entscheidend vorantreiben:

1. Steigendes Innovationstempo und veränderte Geschäftsmodelle: 34 Prozent der befragten europäischen Hersteller

2. Klare Abgrenzung zu Wettbewerbern: 34 Prozent der Hersteller

3. Erforderliche Kosteneinsparungen: 31 Prozent der Hersteller

4. Notwendigkeit für eine bessere und flexiblere Reaktion auf Geschäftsanforderungen: 30 Prozent der Hersteller

5. Verändertes Angebot erfordert dynamische Herstellungs- und Einkaufsprozesse: 30 Prozent der Hersteller

Wie ein ERP-System bei der Prozessoptimierung helfen kann  

Moderne ERP-Anbieter unterstützen Unternehmen, die die Wichtigkeit von Prozessoptimierung erkannt haben, auf mehreren Ebenen. Diese lassen sich in drei Kategorien einteilen: technische Maßnahmen, organisatorische Maßnahmen sowie Verfahren und Vorgehensweisen. Letztere beginnen bei der Identifizierung von Optimierungspotenzialen: Stichwort Process Mining. Diese Methode macht sichtbar, was tagtäglich in den Systemen – und damit im Unternehmen – abläuft und wo sich Lücken in der Prozesslandschaft befinden, die geschlossen gehören.

Eine ERP-Lösung hilft sowohl technisch bei der Integration unterschiedlicher Systeme als auch bei der Standardisierung und Harmonisierung von Prozessen sowie bei der Steigerung der Datenqualität und Prozessautomatisierung. Hier wird das Thema künstliche Intelligenz zunehmend wichtiger. Laut der aktuellen Trendstudie „Mehrwerte schaffen für den Mittelstand durch ERP-Software“ von teknowlogy, PAC und proALPHA sehen 61 Prozent der befragten Unternehmen in KI großes Potenzial, um Prozesse zu verbessern. Die Bandbreite reicht hierbei von der smarten Unterstützung bei der Dateneingabe bis hin zur Automatisierung sich wiederholender Aufgaben.

Qualität der Prozesse hängt von den Mitarbeitern ab

Da die Qualität von Prozessen auch sehr stark von den Mitarbeitern selbst abhängig ist, unterstützt eine zukunftsweisende ERP-Software zudem mithilfe integrierter Lerninhalte, die nicht nur die Funktionen und zugrundeliegende Prozesse erläutern, sondern auch Best Practices aufzeigen.

Werden neue Prozesse eingeführt, etwa auf Best-Practice-Basis, helfen entsprechende Modellierungs- und Verwaltungstools. proALPHA setzt in diesem Bereich die BIC Cloud BPM Suite von GBTEC ein, die direkt über die ERP-Software genutzt wird. Damit ist sichergestellt, dass die Prozesse in der ERP-Lösung perfekt abgebildet werden. 

Beispiele für Prozessoptimierung mit ERP-Unterstützung

Eine zukunftsweisende ERP-Lösung hilft Unternehmen dank eines hohen Funktionsumfanges direkt bei der Optimierung der Prozesslandschaft. Sie ist auch indirekt wirksam, indem sie Technologien wie den „Enterprise Service Bus“ und „Retrofitting“ unterstützt. Hier ein paar Beispiele aus der Praxis:   

Ein typisches Problem gerade in mittelständischen Unternehmen besteht darin, dass die Betriebsdatenerfassung (BDE) und die Personalzeiterfassung (PZE) häufig als voneinander getrennte, nicht vernetzte Systeme abgebildet sind, wodurch Unternehmen identische Datenbestände mehrfach einpflegen müssen. Werden die Betriebs- und Personaldaten dagegen mit einem ERP-System wie proALPHA gekoppelt, stehen die Stammdaten als „single source of truth“ direkt und überall zur Verfügung.

Damit der Einkauf rechtzeitig bestellen kann, braucht er aktuelle Daten aus der Konstruktion. Der Idealfall ist die direkte Integration von ERP- und CAD-System. Dann greift der Einkauf nämlich direkt auf freigegebene Stücklisten sowie Zeichnungen zu und kann rechtzeitig aktiv werden. Heterogene IT-Landschaften mit unterschiedlichen Technologien und einer Vielzahl an Schnittstellen verursachen einen hohen Wartungsaufwand und verlangsamen Geschäftsprozesse. Um den Informationsfluss zu beschleunigen, setzen immer mehr Unternehmen auf serviceorientierte Architekturen wie einen Enterprise Service Bus (ESB) in Verbindung mit einer modernen ERP-Lösung.

Ältere Maschinen und Anlagen bieten oftmals keine modernen Kommunikationsschnittstellen. Eine einfache Lösung: Mit einem Minirechner wie dem Raspberry Pi, der zwischen Maschine und ERP-Lösung geschaltet wird – Stichwort Retrofitting – können beide Seiten nahtlos miteinander kommunizieren und etwa Produktionsbefehle austauschen. 

Wie Prozessoptimierung die Unternehmensstrategie unterstützt

In der Studie von Aberdeen wird auch herausgearbeitet, welche strategischen Vorteile die erfolgreichsten europäischen Fertigungsunternehmen nach der Prozessoptimierung erzielten. Die erzielten Vorteile im Überblick:

• 31 Prozent konnten mehr Neuprodukte einführen, mit denen sie ihre Produktionsziele erreichen,

• Reduzierung der Ausfallzeiten im Vergleich zum Vorjahr um das 2,4-Fache

• 1,4-mal schneller Entscheidungen treffen im Vergleich zum Vorjahr

• 37 Prozent konnten ihre Qualitätsziele bereits bei Designfreigabe erreichen

• Erhöhung der Gesamtanlageneffektivität im Vergleich zum Vorjahr um 34 Prozent

Prozessoptimierung zahlt sich also aus. Vorausgesetzt, die Maßnahmen umfassen nicht nur die technische, sondern auch die organisatorische Ebene bis hin zum einzelnen User. Eine moderne ERP-Lösung wie proALPHA kann mit ihrer umfangreichen Funktionalität alle Bereiche abdecken. Zudem bietet sie die Grundlage dafür, dass sich die Geschäftsabläufe unterbrechungsfrei und vollständig digitalisiert in die Prozesslandschaft des Unternehmens einfügen. Die Vorteile reichen von geringeren Kosten und höherer Qualität bis hin zur Steigerung der Effizienz und Produktivität der Mitarbeiter als zentrale Erfolgsfaktoren jedes Unternehmens.

Seit rund drei Jahrzehnten ist proALPHA an 49 Standorten weltweit der digitale Lösungspartner der mittelständischen Wirtschaft. Die ERP-Lösungen von proALPHA und seinen Partnern bilden das digitale Rückgrat der gesamten Wertschöpfungskette von mehr als 7.700 Kunden. Hierzu zählen Unternehmen aus der industriellen Fertigung, dem Großhandel und weiteren Branchen. Dabei sorgt proALPHA für die intelligente Vernetzung und effiziente Steuerung aller geschäftskritischen Systeme und Kernprozesse. (sg)