ERP-System aus der Cloud S/4HANA: So gelingt Unternehmen die schnelle Migration

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Jede Technologie wird irgendwann abgeschaltet oder erhält keinen Support mehr. 2027 blüht das auch Nutzern von SAP-Komponenten. Der nächste logische Schritt ist die Migration auf S/4HANA. Anhand einer Checkliste erkennen Unternehmen, welche Voraussetzungen zu erfüllen sind.

ERP-Systeme, insbesondere SAP, spielen eine zentrale Rolle bei der Steuerung und Verwaltung von Unternehmensressourcen. Sie bilden das Rückgrat vieler Organisationen, da sie kritische Geschäftsprozesse abteilungsübergreifend integrieren. Vielfach sind die dahinterstehenden Lösungen aber bereits veraltet und den genutzten Komponenten droht in den kommenden Jahren die Abschaltung. Anwendern von SAP-Systemen bleiben noch rund zwei Jahre Zeit, um auf S/4HANA umzusteigen. Für viele ist die logische Konsequenz, ihre ERP-Systeme in die Cloud zu migrieren.

Cloud-basierte ERP-Systeme wie bieten Unternehmen viele Vorteile. Sie lassen sich effizient integrieren, nahtlos skalieren und an verändernde Anforderungen anpassen. Zudem profitieren Nutzende von maximaler Transparenz, sodass zeitintensive und umständliche Recherchen der Vergangenheit angehören. Mit Cloud-ERP sind Mitarbeitende außerdem so flexibel wie nie zuvor. Denn die Anwendung ist mobil und geräteunabhängig zugänglich. Und gerade bei einem SAP-ERP aus der Cloud ermöglicht die S/4HANA-Datenbanktechnologie ungeahnte Geschwindigkeiten und ein Arbeiten in Echtzeit.

S/4HANA: Checkliste für den erfolgreichen Umstieg

Die Migration eines ERP-Systems ist ein komplexes Projekt, das umfassende Vorbereitungen erfordert. Die folgende Checkliste soll dabei helfen, dass der Wechsel zu S/4HANA reibungslos abläuft:

• Ziel klar definieren: Unternehmen, die eine Migration planen, sollten bereits im Vorfeld definieren, welche konkreten Vorteile sie sich von einer Cloud-Lösung erwarten. Dies können Skalierbarkeit, Kostenreduzierung oder verbesserte Zusammenarbeit sein. Zudem sollte man sich bewusst machen, welche Geschäftsprozesse durch die Cloud effizienter gestaltet werden sollen. 

• Umfassende Ist-Analyse: Nach der Zieldefinition folgt eine Bestandsaufnahme des Status quo, aus der sich Anforderungen an das neue System ergeben. Welche Daten, Systeme und Schnittstellen sind aktuell im Einsatz? Wie laufen die Geschäftsprozesse im Detail ab? Welche Schwachstellen gibt es?

• Auswahl des richtigen Cloud-ERP-Anbieters: Danach geht es an die Auswahl des richtigen Cloud-ERP-Anbieters. Dabei sollten die zur Wahl stehenden Lösungen daraufhin geprüft werden, ob sie zu den eigenen Anforderungen passen und der Anbieter die richtigen Funktionalitäten anbietet. Zudem sollte genau abgeklärt werden, ob sich ein neues System nahtlos in die bestehende IT-Landschaft integrieren lässt und wie umfangreich der Support rund um die neue Cloud-Lösung gestaltet ist.

• Datenqualität und -migration: Ist der passende Anbieter gefunden, müssen die eigenen Daten geprüft werden, um eine reibungslose Migration zu gewährleisten. Dabei sollten sich Unternehmen vor allem folgende Fragen stellen: Sind die Daten vollständig, korrekt und konsistent? Wie werden die Daten in das neue System übertragen? Müssen Daten formatiert oder konvertiert werden? 

• Schulung und Change-Management: Bevor die Migration beispielsweise zu S/4HANA in die Tat umgesetzt werden kann, sollten sich Unternehmen Gedanken gemacht haben, wie die eigenen Mitarbeitenden in den Prozess eingebunden werden können und welche Schulungen notwendig sind, um sie auf das neue Cloud-basierte System vorzubereiten. Unternehmen sollten sich auch darauf vorbereiten, dass nicht alle Mitarbeitenden einer neuen Lösung positiv gegenüberstehen und wie sie mit diesen möglichen Widerständen umgegangen werden kann.

• Testphase und Go-Live: Eine Testumgebung hilft Unternehmen dabei, das neue System bis ins Detail zu prüfen. Darüber hinaus ist zu überlegen, ob eine schrittweise durchgeführte Migration sinnvoll ist, um Risiken zu minimieren. Des Weiteren sollten Unternehmen für den Fall, dass Probleme auftreten einen Rollback-Plan zurechtlegen. 

• Sicherheit und Compliance: Abschließend sind Unternehmen gut beraten, eine neue Cloud-Lösung vor der Migration auf die firmeneigenen Sicherheits- und Compliance-Richtlinien hin zu prüfen: Entspricht das neue System den geltenden Datenschutzbestimmungen? Welche Sicherheitsmaßnahmen werden zum Schutz der Daten getroffen?

S/4HANA: Herausforderungen der Migration erfolgreich meistern

Der Wechsel von einer On-Premises-Lösung in die Cloud wie S/4HANA bleibt eine Herausforderung, die Unternehmen nicht allein meistern sollten. Ein erfahrener Partner mit tiefgreifendem Wissen über ERP-Systeme und Cloud-Technologien an der Seite kann entscheidend für den Erfolg einer Migration sein. Vor Projektbeginn sollten Unternehmen eine detaillierte Analyse ihrer bestehenden Prozesse, Daten und Systeme durchführen. Ein ausgewählter Partner kann idealerweise dabei helfen, die gewünschten Ziele festzulegen und einen umfassenden Projektplan mit Meilensteinen und Verantwortlichkeiten zu erstellen.

Des Weiteren gilt: Probieren geht über Studieren. Vor einer unternehmensweiten Migration sind Unternehmen gut beraten, gemeinsam mit dem Partner Testmigrationen durchzuführen. Diese helfen, potenzielle Probleme frühzeitig zu erkennen und gegebenenfalls eine Strategie für die Datenkonvertierung zu entwickeln. In der Testphase sollte das neue System zudem auf Herz und Nieren geprüft werden. Gemeinsam mit dem Partner sollte darüber hinaus ein Notfallplan entwickelt werden. Und auch nach dem Go-Live ist es wichtig, Feedback der Mitarbeitenden zu sammeln und das System kontinuierlich anzupassen.

Innovative Schnittstellen spielen eine bedeutende Rolle

Eine weitere Herausforderung im Migrationsprozess: ERP-Systeme sind oft komplex und wenig benutzerfreundlich. Spezialwissen, kostenintensive Trainings und die Verteilung geschäftskritischer Daten auf verschiedene Systeme erschweren die Kollaboration und fördern "Inselwissen". Solche Hürden müssen überwunden werden, denn sie hemmen die Produktivität und stellen Barrieren für die nahtlose Integration von Geschäftsprozessen dar. Deren schnelle Anpassbarkeit an sich ändernde Marktbedingungen ist für Unternehmen aber essenziell.

Innerhalb von SAP ist die Modifikation allerdings komplex und zeitaufwändig. Eine externe Schnittstelle zu S/4HANA kann hier Abhilfe schaffen. Sie ermöglicht die Integration mit Automatisierungstools und schafft so Flexibilität. Low-Code/No-Code-Plattformen beispielsweise bieten umfangreiche Optionen zur Prozessanpassung – von Genehmigungsverfahren über Benachrichtigungssysteme bis hin zu vollautomatisierten Workflows. So können Unternehmen ihre Prozesse effizient gestalten, ohne tiefgreifende technische Eingriffe.

S/4HANA: Ein Anwendungsfall aus dem Bereich Materialmanagement

Die Verwaltung von Einkäufergruppen und Materialstammdaten in SAP ist eine wesentliche Komponente für die Effizienz von Beschaffungsprozessen. Um deren Effizienz nachhaltig zu steigern, ist die Integration einer flexiblen externen Schnittstelle zwischen SAP und einer Kollaborationslösung wie Microsoft Teams ein entscheidender Faktor. Sie ist die perfekte Lösung für Mitarbeitende in Einkauf und Disposition, die Materialstammdaten und die zugehörigen Einkäufergruppen direkt in Microsoft Teams verwalten wollen – und zwar ohne sich in SAP einloggen oder komplizierte Transaktionen durchführen zu müssen. 

Informationen werden unmittelbar in einer Teams-Konversation angezeigt, diskutiert und aktualisiert. Unternehmen, die externe Schnittstellen nutzen, profitieren von einer vereinfachten Materialstammdatenpflege, einer verbesserten Kommunikation zwischen den Beteiligten und einer effizienten, fehlerminimierenden Datenaktualisierung – und das alles ohne umfangreiche SAP-Kenntnisse.

Nicht mehr lange und viele SAP-Anwender müssen zur neuen Plattformgeneration S/4HANA migrieren. Zwei Jahre mögen wie eine lange Zeit erscheinen, doch das täuscht, denn der Wechsel von einer On-Premises-Lösung in die Cloud kann ein komplexes Unterfangen sein. Mit sorgfältiger Vorbereitung und einem zuverlässigen Partner an der Seite sind Unternehmen jedoch gut gerüstet, diesen Weg zu gehen und ihr ERP-System erfolgreich zukunftssicher aufzustellen.

SAP S/4 HANA

Cloud-Migration: Wie SAP-Anwender diese zum Erfolg führen