Sitzungen von Gremien Sitzungsmanagement: Keine Vertraulichkeit ohne Struktur

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Wer in Führungsgremien sitzt, trifft Entscheidungen mit Tragweite – für Unternehmen und öffentliche Institutionen. Die dazugehörigen Protokolle und Sitzungsunterlagen enthalten oftmals vertrauliche Informationen. Sichere Abläufe gewährleistet ein digitales Sitzungsmanagement.

Bei Sitzungen fehlt es in der Praxis häufig an klar geregelten, sicheren Abläufen: Dokumente kursieren per E-Mail, Versionen werden verwechselt, Zugriffsrechte sind unklar. Das birgt nicht nur enorme Risiken für Datenschutz und Haftung, sondern ist auch zeit- und kostenanfällig. Genau hier setzt die Software für digitales Sitzungsmanagement „Fabasoft Boards“ an. Sie bündelt den gesamten Sitzungsprozess – von der Termin-Einladung über die Tagesordnung bis zur Protokollfreigabe. Alle Unterlagen sind versioniert, strukturiert und revisionssicher gespeichert. Die Software unterstützt zudem beim Antragsmanagement mit zentralen, rechtlich geprüften Textbausteinen. Digitale Abstimmungen und Signaturen sind direkt über mobile Endgeräte möglich – schnell, sicher und ortsunabhängig.

Sitzungsmanagement bietet rollenbasierte Rechtevergabe

Dr. Pascal Habegger, Geschäftsführer der Fabasoft 4teamwork AG, erklärt: „Vertrauliche Sitzungen erfordern höchste Sicherheitsstandards – gerade im digitalen Raum. Eine sichere, transparente und zugleich effiziente Planung, Durchführung und Nachbereitung von Sitzungen ist daher unerlässlich.“ Mit einer rollenbasierten Rechtevergabe stellt Fabasoft Boards sicher, dass jede Person ausschließlich auf die für sie freigegebenen Informationen zugreifen kann. Ende-zu-Ende-Verschlüsselung, Zwei-Faktor-Authentifizierung und eine revisionssichere Archivierung schützen die sensiblen Inhalte zuverlässig vor unbefugtem Zugriff. „Gremienmitglieder übernehmen nicht nur Verantwortung – in vielen Fällen haften sie auch persönlich für ihre Entscheidungen“, unterstreicht Habegger. „Der Schutz sensibler Daten ist somit keine reine organisatorische Notwendigkeit, sondern auch rechtlich essentiell.“

Sitzungsmanagement gewährleistet transparente Prozesse und Compliance

Alle Sitzungsdaten werden in zertifizierten Rechenzentren gespeichert – wahlweise in der Schweiz, in Deutschland oder Österreich. Fabasoft Boards erfüllt internationale Standards wie ISO 27001, das BSI-C5-Testat sowie die Anforderungen der DSGVO bzw. dem Schweizer nDSG. Dank Audit-Trails ist jederzeit nachvollziehbar, wer wann worauf zugegriffen hat. Die automatische Versionierung ermöglicht eine lückenlose Nachverfolgung aller Änderungen inklusive Zeitstempel und Bearbeiter:in. Dabei greifen alle Personen direkt aus dem System heraus auf dieselben, stets aktuellen Dokumente zu. „Das spart wertvolle Zeit und macht den Versand vertraulicher Unterlagen via E-Mail überflüssig“, so Habegger.

Auch außerhalb der Sitzungen bleibt der Informationsfluss nachvollziehbar – ein oft vernachlässigter Aspekt. Für Mitglieder von Führungsgremien ist es entscheidend, den Entstehungsprozess von Anträgen lückenlos nachvollziehen zu können. Gleichzeitig lassen sich Aufgaben strukturiert verteilen und deren Bearbeitung transparent dokumentieren. Auf diese Weise gibt es einen durchgängigen Überblick darüber, wie Entscheidungen vorbereitet, abgestimmt und umgesetzt werden. Das sorgt für mehr Transparenz, Verbindlichkeit und rechtliche Sicherheit.

Vollständig papierlose Umsetzung dank digitaler Signaturen

Für die Erstellung von Anträgen, Beschlüssen und Protokollen bietet das digitale Sitzungsmanagement Textbausteine, die zuvor von der Rechtsabteilung oder von Rechtsberatungen geprüft wurden. Das reduziert Fehler, erhöht die Konsistenz und sichert die juristische Qualität der Unterlagen. Integrierte digitale Signaturen ermöglichen eine vollständig papierlose Umsetzung. „Die Anforderungen an digitale Signaturen sind hoch: Sie müssen eindeutig, fälschungssicher und überprüfbar sein“, sagt Habegger. Fabasoft Boards arbeitet bei der Umsetzung mit Partnerunternehmen zusammen. Kunden stehen damit sowohl systemeigene „fortgeschrittene elektronische Signatur“ als auch eine integrierte „qualifizierte elektronische Signatur“ gemäß eIDAS-Verordnung der EU oder dem schweizerischen Bundesgesetz über die elektronische Signatur ZertES zur Verfügung. Diese sind rechtswirksam und wesentlich sicherer als ihr handschriftliches Gegenstück.

Strukturierte Gremienarbeit und KI-gestützte Assistenz

Fabasoft Boards strukturiert den gesamten Sitzungsprozess. Tagesordnungen werden erstellt, Einladungen automatisiert verschickt. Alle Teilnehmenden haben stets Zugriff auf die aktuelle Sitzungsagenda. Während und nach der Sitzung können Protokolle, Aufgaben und Beschlüsse direkt im System erfasst und verteilt werden. Das reduziert Medienbrüche und beschleunigt die Nachbereitung. Gleichzeitig werden Verantwortlichkeiten klar zugewiesen, was die Nachverfolgbarkeit verbessert und die Verbindlichkeit erhöht. Der Einsatz von künstlicher Intelligenz (KI) steigert den Nutzen digitaler Gremienarbeit zusätzlich. Fabasoft Boards erstellt automatisch KI-basierte Zusammenfassungen von Dokumenten. Eine integrierte Chat-Funktion liefert Verantwortlichen außerdem schnelle Antworten auf Fragen.

Sitzungsmanagement: Flexibler Zugriff auf Sitzungen und Unterlagen

Videokonferenz-Systeme lassen sich direkt in das Sitzungsmanagement integrieren: Ob Zoom, Microsoft Teams oder Webex – Teilnehmende starten die Besprechung direkt aus Fabasoft Boards heraus, ohne zwischen Tools wechseln zu müssen. Alle relevanten Informationen und Zugangspunkte sind an einem Ort gebündelt. Auch unterwegs bleibt der Zugriff gesichert: Über die mobile App können Sitzungsunterlagen per Tablet oder Smartphone aufgerufen und bei Bedarf offline gelesen werden. Auf diese Weise lassen sich Sitzungen unabhängig von Zeit, Ort und Internetverbindung vorbereiten. Die Einrichtung der Software erfolgt in wenigen Minuten – danach ist sie sofort nutzbar und lässt sich flexibel an individuelle Anforderungen anpassen.

Die 2003 von Dr. Pascal Habegger, einem Experten für Cloud- und E-Government-Anwendungen, mitgegründete 4teamwork AG mit Sitz in Bern hat sich als eines der wichtigsten IT-Dienstleister für die öffentliche Verwaltung von Kantonen, Städten und Gemeinden in der Schweiz etabliert. 4teamwork ist seit 2022 als Fabasoft 4teamwork AG Teil der Fabasoft-Gruppe. Die neue Generation der Software für digitale Geschäftsverwaltung „OneGov Gever“ und Fabasoft Boards für digitales Sitzungsmanagement entstanden als Solutions der Partnerschaft im Fabasoft-Ökosystem auf Basis der hochsicheren Fabasoft Cloud. Als Vertriebspartner von Fabasoft Contracts verfügt Fabasoft 4teamwork über umfassende Expertise im Bereich der Vertragsverwaltung.

EU-Verordnung

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