Digitalisierungsstrategie Softwarelösungen: Overload bedrängt deutsche KMU

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Fehlende personelle und finanzielle Ressourcen bringen mittelständische Unternehmen bei der Digitalisierung unter Druck. Einerseits ist die Einführung neuer Technologien für die Wettbewerbsfähigkeit unerlässlich. Andererseits droht die Überlastung durch den Anstieg an Softwarelösungen weiter zuzunehmen.

Ohne gezielte Strategien und Gegenmaßnahmen riskieren Unternehmen, in einem Dschungel aus Anwendungen unterzugehen. Mit dieser Entwicklung wächst auch die Herausforderung der Arbeitgeber, sowohl den Anforderungen der Wirtschaft als auch den eigenen Mitarbeitern gerecht zu werden. Wie der Burnout bei Softwarelösungen abgewandt werden kann und welche Lösungen dabei unterstützen können.

Buchungssoftware, die die Arbeitswelt revolutionieren sollen, wächst derzeit. Ihre eigentliche Aufgabe, den Alltag zu erleichtern und effizienteres Arbeiten zu ermöglichen, funktioniert aber in der Realität oft nicht so wie geplant. Schuld daran ist der Überfluss an Softwarelösungen auf dem Markt, der jeden Tag weiter zunimmt. „Die Wirtschaft wandert hier auf einem schmalen Grat zwischen Innovation und Effizienz“, erklärt Robert Dittrich, CEO von LIZ Smart Office.

Als Geschäftsführer eines Tech-Startups beschäftigt er sich täglich mit den Folgen technologischer Fragmentierung und der Frage, wie Software wirklich produktiv macht. Und damit trifft er den Nerv. Denn auf der einen Seite treiben die Unternehmen die Digitalisierung voran, um wettbewerbsfähig zu bleiben. Auf der anderen Seite fühlen sich Mitarbeitende immer mehr von der Fülle an Angeboten überwältigt.

Jeder zweite Mitarbeiter nutzt bis zu zehn Softwarelösungen

Laut einer Studie nutzen 45 Prozent der deutschen Angestellten bis zu zehn verschiedene Anwendungen pro Woche. 78 Prozent wechseln drei bis vier Mal innerhalb von nur einer Stunde zwischen verschiedenen Anwendungen hin und her. Jeder fünfte Mitarbeiter gibt an, sich von der Anzahl der Softwarelösungen überfordert zu fühlen, und 27 Prozent sagen, dass zu viele Tools ihre Effektivität beeinträchtigen. 

Dadurch verlieren die Unternehmen nicht nur an Effizienz, sondern auch die Mitarbeiterzufriedenheit nimmt ab, was sich wiederum negativ auf den Unternehmenserfolg auswirken kann. „Der ständige Wechsel zwischen isolierten Tools mit unterschiedlichen Oberflächen frisst Zeit und erhöht den Mental Load – besonders im Remote-Only-Modell, wo der persönliche Austausch fehlt. Statt effizient zu arbeiten, kämpfen Teams mit fragmentierten Softwarelösungen. Das kostet Produktivität, Nerven und im schlimmsten Fall Fachkräfte“, mahnt der Digitalisierungsexperte Dittrich.

Remote-Mitarbeiter besonders gefährdet

Besonders Kleinst-, kleine und mittlere Unternehmen stehen vor diesem Problem. Die finanziellen und personellen Ressourcen für Schulungen zu neuen Softwarelösungen sind hier im Gegensatz zu Großunternehmen oft begrenzt. Dadurch trifft der Overload den Mittelstand besonders hart. Der Schlüssel liegt in der Integration. „Dass die Digitalisierung in Unternehmen andauernd voranschreitet, ist gut und notwendig. Wenn diese Schnelllebigkeit aber ineffiziente Arbeitsabläufe und Verwirrung zur Folge hat, muss eine All-in-One-Lösung geschaffen werden. Diese sollte es ermöglichen, unterschiedliche Arbeitsprozesse in einer benutzerfreundlichen und intuitiven Software zu integrieren“, erklärt Digitalisierungsexperte Dittrich.

„Mit sogenannter 360-Grad-Büroverwaltung werden alle relevanten Tools eines Unternehmens in einer einzigen Anwendung vereint. Dabei sollten aber zahlreiche Bereiche wie beispielsweise das Inventar-Management, das Visitor Management, bis hin zur Buchung von Team-Lunches eingesehen werden können“, fährt er fort. Eine solche Integration sorgt für eine nahtlose Zusammenarbeit, vor allem im hybriden Arbeitsumfeld, und unterstützt die Mitarbeiter dabei, sich wieder auf ihre Kernaufgaben zu konzentrieren. Das Ergebnis: Eine erhebliche Reduzierung der Anwendungsvielfalt, eine Steigerung der Effizienz und eine Verbesserung der Mitarbeiterzufriedenheit.

Softwarelösungen: Schulung und Change-Management sind der Schlüssel

„Mit der Integration neuer Softwarelösungen ist es aber nicht getan“, betont Dittrich. Vor allem der Mittelstand leide unter Personalmangel und fehlenden Kompetenzen. Die Zahlen sprechen für sich: Es gibt aktuell 14.500 unbesetzte Stellen für IT-Spezialisten in KMU. 58 Prozent der mittelständischen Unternehmen sehen das fehlende Fachpersonal als Hindernis bei der Digitalisierung. „Dies bedeutet nun für die Unternehmen, dass sie ihre Mitarbeiter aktiv in die Entscheidungsprozesse miteinbeziehen und gezielte Schulungsprogramme anbieten müssen“, so Robert Dittrich. 

Das Change-Management wird zur Notwendigkeit, um Teams auf den Wandel vorzubereiten, die Akzeptanz für neue Technologien zu fördern und sicherzustellen, dass die Belegschaft optimal mit den neuen Tools umgehen kann. „Ein reibungsloser Übergang zu integrierten Lösungen zahlt sich aus und mindert die Gefahr für Software Overload intern sowie im Austausch mit externen Kunden etwa in einer hybriden Arbeitsumgebung“, ist Dittrich überzeugt.

Nachhaltigkeit statt redundanter Prozesse dank Softwareoptimierung

Der Einsatz von Software beeinflusst nicht nur die Produktivität, sondern auch die Nachhaltigkeit von Unternehmen. Fragmentierte Systeme führen zu ineffizienten Prozessen, unnötigen Ressourcenverbräuchen und steigenden Betriebskosten. Durch eine gezielte Optimierung und Integration von Tools lassen sich nicht nur Kosten senken, sondern auch digitale Arbeitsprozesse ressourcenschonender und langfristig tragfähiger gestalten. LIZ Smart Office verfolgt genau diesen Ansatz: Weniger Wechsel von Softwarelösungen, effizientere Workflows, geringerer digitaler Fußabdruck. 

Die Plattform vereint zentrale Geschäftsprozesse in einer Lösung und reduziert so Datenmüll, redundante Prozesse und energieintensive Systemwechsel. Unternehmen profitieren nicht nur von einer besseren Struktur, sondern auch von einer nachhaltigeren, ressourcenschonenden digitalen Arbeitsweise. Für die Zukunft ist sich Robert Dittrich sicher: „Nachhaltige Digitalisierung bedeutet nicht nur neue Technologien zu nutzen, sondern sie so zu gestalten, dass sie langfristig Effizienz und Verantwortung vereinen.“

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