Vertragsmanagement: Ein Maximum an Informationssicherheit erreichen

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Wie lassen sich völlig unterschiedlich agierende Geschäftsbereiche einheitlich strukturieren? Und wie funktioniert die automatisierte Prozesssteuerung im Vertragsmanagement eines Konzerns? Heiner Sieger, Chefredakteur von Digital Business Cloud, sprach mit Thomas Klingels und Manfred Wegert von BayWa über das erfolgreiche Projekt.

Als Handels- und Dienstleistungsunternehmen mit rund 25.000 Mitarbeitern ist die BayWa AG einer der marktführenden Anbieter in den Bereichen Energie, Agrar und Bau sowie dem Entwicklungssegment „Innovation & Digitalisierung“. In 100 Jahren Firmengeschichte und mit Standorten in 50 Ländern hat sich die BayWa ein breites Netzwerk von Lieferanten aufgebaut. Daraus ergibt sich eine sehr große Menge an Verträgen. Um die Vertragsverwaltung geschäftsbereichsübergreifend zu standardisieren, entschieden die Verantwortlichen, die Lieferantenvereinbarungen konzernweit mit Fabasoft Contracts, einem Anbieter von Vertragsmanagement-Software, zu digitalisieren.

Lieferantenbeziehungen im sechsstelligen Bereich

Digital Business Cloud: Als breit aufgestelltes Handelsunternehmen deckt die BayWa zahlreiche vertragsintensive Bereiche ab. Wie viele Verträge ergeben sich daraus?

Klingels: Als Großhandelskonzern pflegt die BayWa Lieferantenbeziehungen im sechsstelligen Bereich. Im Einkauf beispielsweise schleißt die BayWa AG jährlich Zehntausende Verträge ab. Aus der Historie gibt es zudem bis zu 100 Vereinbarungen je Lieferant, die im Falle von Reklamationen, Regressen oder Produktrückrufen stets verfügbar sein müssen.

Wegert: Die Menge stellt dabei die größte Herausforderung dar. Ein einziger Geschäftsbereich verwaltet mehr als 4.000 Vertragsakten – und das sind noch nicht die einzelnen enthaltenen Dokumente. Mit manuellen Werkzeugen ist es da fast unmöglich, den Überblick zu behalten.

Neben der Vielzahl der zu verwaltenden Dokumenten: Welche weiteren Herausforderungen gibt es im analogen konzernweiten Vertragsmanagement?

Klingels: Bei den drei Geschäftsfeldern der BayWa AG handelt es sich um unterschiedliche Modelle, die folglich einer individuellen Vertragsgestaltung bedürfen. Neben ähnlichen Formulierungen wie salvatorische Klauseln gilt es, viele differente Textpassagen – abhängig vom Produkt- und Leistungsportfolio – in den einzelnen Geschäftsbereichen entlang des Vertragslebenszyklus zu berücksichtigen. Auch die Zusammenarbeit mit den Lieferanten variiert je nach Branche. Landwirte oder Produzenten mit kleinen Verkaufsvolumen brauchen beispielsweise weniger umfangreiche Vereinbarungen als Großhandelspartner. Unterschiedliche Digitalisierungsgrade der einzelnen Geschäftsbereiche führen außerdem zu einer abweichenden Vorgehensweise bei Vertragserzeugung, -genehmigung, -abschluss und laufendem Monitoring.

Hauptgründe für das digitale Vertragsmanagement

War also die Strukturierung der Prozesse der Hauptgrund, das Vertragsmanagement zu digitalisieren? Oder gab es noch andere Motive?

Klingels: Wir verfolgten damit vor allem strategische Ziele. Unser Bestreben war es, sämtliche Lieferantenvereinbarungen – darunter Konditionen, Rahmenbedingungen und Codes of Conduct inklusive aller zugehörigen Dokumente – transparent und übersichtlich in einer einheitlichen Software abzubilden. Neben der Minimierung von Governance- und Compliance-Risiken galt es auch, gesetzliche Vorschriften wie das LkSG oder EEG nachweislich einzuhalten. Speziell in unseren Branchen sind das aktuell wesentliche Themen.

Welche Anforderungen hatten Sie an eine smarte Vertragsmanagement-Software?

Wegert: Die Software muss uns einerseits eine konzernübergreifende Abbildung und andererseits einen reibungslosen operativen Ablauf unserer Workflows in den jeweiligen Bereichen ermöglichen. Das erfordert eine übersichtliche und vor allem auswertbare Darstellung der Vereinbarungen. Wichtig war uns, dass wir mit der Software nicht nur unsere Verträge, sondern auch alle zugehörigen Dokumente, Schriftwechsel oder Aktennotizen gebündelt an einem Ort verwalten.

Klingels: Die besondere Herausforderung im Handel liegt in der Kombination der großen Anzahl von Lieferanten mit der hohen Frequenz der Vertragsabschlüsse. Wir haben Konditionsvereinbarungen, die sich mindestens einmal im Jahr ändern. Zusätzlich gibt es für große Handelsunternehmen wie die BayWa AG eigene Audits und Vorschriften, beispielsweise hinsichtlich Nachhaltigkeit und sozialer Verantwortung bei Ausschreibungen, die umzusetzen bzw. sauber abzubilden sind.

Warum fiel die Entscheidung auf Fabasoft Contracts?

Klingels: Den Ausschlag gaben die hohen Sicherheitsstandards von Fabasoft. Mit unabhängigen Zertifikaten wie dem EU Cloud Code of Conduct, Level 3 oder dem BSI C5-Testat weist die Cloud ein Maximum an Informationssicherheit und Datenschutz nach. Zusätzlich überzeugte uns auch die Benutzerfreundlichkeit von Fabasoft Contracts.

Verbesserungen durch das Vertragsmanagement

Welche Verbesserungen konnten Sie bis jetzt durch die Verwendung von Fabasoft Contracts erzielen?

Klingels: Seit der Einführung von Fabasoft Contracts hat sich die Qualität unserer Arbeitsweise deutlich erhöht. In kurzer Zeit können wir nun beispielsweise neue gesetzliche Vorschriften in sämtlichen Vereinbarungen frühzeitig verankern. Änderungen von Textpassagen gelingen dank automatisierter Vorlagen, Textbausteinen und integrierter Klauselbibliothek schnell und einfach.

Mit den vielfältigen Auswertungsoptionen von Contracts sind wir zudem in der Lage, das gesamte Archiv für Vertragsmanagement auf Knopfdruck zu analysieren: Welche Verträge laufen dieses Jahr aus? Können wir früher verhandeln, weil eventuell Preiserhöhungen anstehen? Sind alle notwendigen Passagen wie Nachhaltigkeit, Code of Conduct oder Preisgleitklauseln enthalten? Das wissen wir jetzt in zwei Minuten. Auf analogem Weg hätten wir das so nicht erfahren, weil es bei der Menge an Verträgen schlichtweg nicht durchführbar gewesen wäre. Durch diese Erleichterungen kann sich das Team im Einkauf jetzt besser auf seine eigentlichen Aufgaben fokussieren.

Welche Funktion von Contracts bietet Ihnen die höchste Effizienzsteigerung?

Wegert: Mein Highlight ist der „externe Bereich". Ein abgetrennter digitaler Raum, der den Austausch mit unseren Lieferanten und Anwälten in einer sicheren Umgebung innerhalb der Cloud unterstützt. Das heißt, weder wir noch unsere Partner müssen das System wechseln, um die Aufgaben auszuführen. Durch das Arbeiten an einem gemeinsamen Dokument verhindern wir Mehraufwand und Fehlerrisiko, die durch Duplikate und unübersichtliche Änderungen entstehen können. Über die Zeitreise-Funktion können wir jederzeit nachvollziehen, wer wann welche Änderungen durchgeführt hat. Das bedeutet echten Mehrwert.

Einweisung in Fabasoft Contract mit multimedialen Werkzeugen

Wie viele Mitarbeitende verwenden Fabasoft Contracts bereits, und wie bringen Sie diesen die Anwendung der Software näher?

Wegert: Aktuell arbeiten knapp 350 interne User aus den Bereichen Bau, IT und dem strategischen Einkauf mit der Software. Hinzu kommen unsere Lieferanten, die direkt in die Workflows eingebunden sind. Bei der Einschulung arbeiten wir mit multimedialen Werkzeugen. Die Tutorials von Fabasoft kommen sehr gut an. Darauf aufbauend verwenden wir zusätzliche, tiefergehende Erklärvideos, die auf die individuellen Use Cases der BayWa eingehen. Zum Beispiel: „Was muss ich bei der Erstellung eines Baustoffvertrags beachten?“ Zusätzlich biete ich alle 14 Tage eine offene Sprechstunde an, bei der ich mir Feedback vom Team einhole.

Herr Klingels und Herr Wegert, wir danken Ihnen für das Gespräch.

Thomas Klingels, 57, ist seit 30 Jahren im Einkauf tätig, seit 2007 bei der BayWa AG. Aktuell verantwortet der Betriebswirt und Ingenieur den strategischen Einkauf und die Eigenmarken des Unternehmens.

Manfred Wegert, 44, arbeitet bereits seit fast 28 Jahren bei der BayWa AG. Nach seiner Ausbildung zum Bürokaufmann und der Weiterbildung zum Betriebswirt (VWA) übernahm er unterschiedliche Positionen in den Sektoren Einkauf Eigenbedarf und Flottenmanagement. Seit August 2022 ist er als Senior Projektmanager im strategischen Einkauf der BayWa tätig.

Die BayWa AG ist ein weltweit tätiger Konzern mit den Geschäftsfeldern Energie, Agrar und Bau und einem Umsatz von 27,1 Milliarden Euro im Jahr 2022. Der Konzern entwickelt innovative und nachhaltige Lösungen für die Grundbedürfnisse Ernährung, Energie, Mobilität und Wohnen. Rund 25.000 Mitarbeiter sind dafür in mehr als 50 Ländern im Einsatz. Sitz der 1923 gegründeten Muttergesellschaft, die im Jahr 2023 ihr 100-jähriges Bestehen feiert, ist München.

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