gesponsertPapierchaos war gestern Wie KI Dokumentenprozesse automatisiert 

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DocuWare Europe GmbH

Von der analogen Ablage zur digitalen Lösung: KI-gestützte Dokumentenerfassung sorgt für Ordnung, Effizienz und modernes Arbeiten im Unternehmen. 

Jeden Tag entstehen in Unternehmen unzählige Dokumente, die effizient verwaltet und verarbeitet werden müssen. Angesichts wachsender Datenmengen und komplexer Geschäftsprozesse reicht die klassische Dokumentenerfassung jedoch oft nicht mehr aus. Der globale Markt für intelligente Dokumentenverarbeitung wächst rasant – kein Wunder, denn moderne Anforderungen verlangen nach flexiblen, KI-gestützten Lösungen. Genau hier setzt Intelligent Document Processing (IDP) an: DocuWare IDP nutzt Künstliche Intelligenz, um Informationen aus unterschiedlichsten Dokumententypen kontextbasiert zu extrahieren und so den gesamten Prozess der Dokumentenverarbeitung deutlich effizienter und zukunftssicher zu gestalten. 

Wie genau automatisierte Dokumentenerfassung funktioniert, welche Technologien dabei zum Einsatz kommen und welche konkreten Vorteile Ihr Unternehmen daraus ziehen kann, erfahren Sie im Folgenden. 

Was ist Dokumentenerfassung?  

Die Dokumentenerfassung bezeichnet den Vorgang, bei dem Daten aus physischen oder digitalen Dokumenten erkannt, extrahiert und in elektronischer Form gespeichert werden.  Ziel ist es, die gewonnenen Informationen in strukturierter Form zugänglich zu machen. Dabei können unterschiedliche Dokumententypen erfasst werden. Dazu zählen beispielsweise das Scannen von Papierdokumenten, um sie in digitale Dateien zu verwandeln, sowie die Verarbeitung digitaler Dokumente wie PDFs, Word-Dateien oder E-Mails. 

Automatisierte Dokumentenerfassung 

Automatisierte Dokumentenerfassung bedeutet im Wesentlichen, dass eine Software den Prozess der Datenerfassung eigenständig übernimmt. Um die Inhalte der Dokumente auszulesen und digital zu erfassen, kommen verschiedene Technologien zum Einsatz. Dazu gehören unter anderem Künstliche Intelligenz und maschinelles Lernen, optische Zeichenerkennung (OCR) sowie Verfahren zum Erkennen und automatischen Auslesen von Formularen. 

Intelligent Document Processing 

Eine auf Künstlicher Intelligenz basierende Weiterentwicklung der automatisierten Dokumentenerfassung ist das Intelligent Document Processing (IDP). Während herkömmliche Verfahren der Datenerfassung meist auf strukturierte Informationen beschränkt sind, die sich immer an festen Stellen im Dokument befinden, geht IDP einen Schritt weiter: Es kann zusätzlich unstrukturierte Daten erkennen, klassifizieren und mit hoher Präzision extrahieren. Dabei erfasst IDP sämtliche Inhalte im jeweiligen Kontext und filtert relevante Informationen gezielt heraus. 

IDP kombiniert fortschrittliche optische Zeichenerkennung (OCR) und Handschriftenerkennung (HTR) mit Methoden der Künstlichen Intelligenz (KI) und des maschinellen Lernens (ML). Auf diese Weise werden nicht nur die Zeichen auf einer Dokumentenseite erfasst, sondern auch deren inhaltlicher Kontext interpretiert – und das zuverlässig sowohl bei rein digitalen als auch bei handschriftlichen Dokumenten, selbst wenn diese nur schwer lesbar sind. Das Ergebnis ist eine deutlich genauere Datenerfassung, effizientere Arbeitsabläufe und ein reibungsloser Informationsaustausch mit anderen Geschäftsanwendungen. 

Die Vorteile einer automatischen Dokumentenverarbeitung 

Ein leistungsfähiges, KI-gestütztes, automatisiertes Dokumentenmanagement bringt zahlreiche Vorteile mit sich, die für Unternehmen im digitalen Zeitalter von großer Bedeutung sind. 

• Effizienzsteigerung
  Digitale Dokumente sind schneller auffindbar, organisierbar und abrufbar – das spart Zeit im Arbeitsalltag.    
• Ressourceneinsparung
  Weniger manuelle Arbeit und geringerer Papierverbrauch senken Kosten und reduzieren den Bedarf an Lagerfläche.  
• Höhere Datensicherheit
   Automatisierte Prozesse schützen sensible Informationen besser vor Verlust 
• Schnellerer Informationszugriff
   Informationen stehen jederzeit und überall zur Verfügung, was die Zusammenarbeit erleichtert. 
• Erweiterte Such- und Analysemöglichkeiten
   Digitale Daten lassen sich leicht durchsuchen und auswerten, Fehler werden minimiert. 

• Einhaltung von Compliance-Anforderungen 
  Die digitale Verwaltung unterstützt die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben wie der DSGVO. 
• Automatisierung von Arbeitsprozessen
  Moderne Tools reduzieren Routineaufgaben und entlasten Mitarbeitende.  

Fazit   

Wer heute auf intelligente Dokumentenverarbeitung setzt, macht das eigene Unternehmen fit für die Zukunft. Mit DocuWare IDP lassen sich Informationen blitzschnell, sicher und zuverlässig aus jedem Dokument ziehen – das spart Zeit, senkt Kosten und sorgt für mehr Transparenz im Arbeitsalltag. So können sich Mitarbeitende ganz auf ihr Kerngeschäft konzentrieren und bleiben im digitalen Wandel einen Schritt voraus. 

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