Microsoft 365 Copilot Wie sich die Produktivität durch KI-Assistenten erhöhen lässt 

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Die Einführung von KI-Assistenten wie Microsoft 365 Copilot verspricht erhebliche Produktivitätsgewinne, doch der Weg dorthin ist komplex. Unternehmen sind vor allem mit verschiedenen Tool-Varianten und einer komplexen Implementierung konfrontiert. Externe Experten können dabei helfen, das volle Potenzial auszuschöpfen und Risiken zu reduzieren.

Das Microsoft 365 Copilot-Ökosystem umfasst unterschiedliche Varianten des KI-Assistenten Copilot, die sich in Funktionsumfang, Zielsetzung und Preisgestaltung voneinander unterscheiden. Im Produktivitätsbereich richtet sich die Basisversion Copilot Free an Privatpersonen ohne spezifische Datenschutzanforderungen. Sie funktioniert wie ein herkömmlicher Chatbot im Browser und bietet lediglich grundlegende Funktionen wie die Erstellung von Texten und Bildern. Dieser kostenlose Dienst verfügt jedoch über geringe Datenschutzmechanismen. 

Im Gegensatz dazu ist der Microsoft 365 Copilot eng in die Microsoft-Office-Suite integriert und bieten erweiterte Funktionalitäten kombiniert mit eingebauten Datenschutzfunktionen. Diese zahlungspflichtige Variante (30 US-Dollar pro Nutzer und Monat) ermöglicht es, eine Vielzahl von Aufgaben wie das Erstellen von Dokumenten, Präsentationen oder Datenanalysen in Excel zu erledigen. Sie kann auf alle Daten im eigenen Microsoft-365-Mandanten zugreifen, für die der Nutzer Leserechte besitzt.

Herausforderungen bei der Einführung von Microsoft 365 Copilot

Die Integration von Microsoft 365 Copilot in die Geschäftsabläufe erfordert Zeit, technisches Know-how und eine gründliche Vorbereitung. Entscheidungsträger müssen sich einer Reihe potenzieller Herausforderungen bewusst sein. Eine zentrale Hürde ist die Akzeptanz der Mitarbeiter. Viele Arbeitnehmer haben Ängste und Vorbehalte gegenüber KI-Technologien, die es abzubauen gilt. Ein strukturiertes Adoption & Change Management ist entscheidend, um eine Kultur der Agilität und Widerstandsfähigkeit zu schaffen, in der kontinuierliche Veränderungen zur Norm werden. 

Darüber hinaus kann der unsachgemäße Einsatz von Microsoft 365 Copilot zu schwerwiegenden Datenschutzverletzungen führen. Die „Schatten-KI“, also die inoffizielle Nutzung von KI-Lösungen durch Mitarbeiter, kann dazu führen, dass sensible Unternehmensdaten in öffentliche, nicht gesicherte KI-Systeme gelangen. Die EU-KI-Verordnung (EU-AI-Act) verlangt zudem, dass Daten von Unionsbürgern und EU-Unternehmen überwiegend innerhalb des europäischen Rechtsraums verarbeitet und gespeichert werden.

Eine weitere Herausforderung besteht darin, dass KI-Assistenten wie Copilot zu „Halluzinationen“ neigen können – also fehlerhafte, irrelevante oder sogar gefährliche Ergebnisse liefern. Dies kann auf ungenaue Anfragen, Datenverzerrungen oder Verständnislücken der KI zurückzuführen sein. Daher ist es entscheidend, dass Mitarbeiter lernen, präzise Anfragen zu stellen, komplexe Aufgaben zu strukturieren und die Ergebnisse kritisch zu hinterfragen.

Prüfung des KI-Reifegrades im Unternehmen

Bevor Entscheidungsträger umfangreich in Lizenzen für Microsoft 365 Copilot investieren, sollten sie gründlich prüfen, ob das Unternehmen die nötige Reife für den KI-Assistenten mitbringt. Dazu gehören eine ausreichende IT-Infrastruktur, die KI-Affinität der Mitarbeiter und die Bereitschaft, Daten in der Cloud zu nutzen.Unternehmen müssen ihre Ziele für die KI-Integration klar definieren und verstehen, wie sich die generative KI-Assistenz auf die Geschäftsprozesse und die Daten-Governance auswirkt. 

Folgende Fragen können dabei helfen, den KI-Reifegrad zu ermitteln: Welche Anwendungsfälle für einen KI-Assistenten wurden schon getestet? Nutzen die Mitarbeiter die bereits vorhandenen Microsoft-Lösungen oder KI-Assistenten von anderen Anbietern? Gibt es einen Plan für Adoption & Change Management? Wie ist der Stand bei der Data Governance? Mit den erarbeiteten Antworten lässt sich feststellen, ob eine Implementierung derzeit sinnvoll ist oder ob vorbereitende Maßnahmen durchzuführen sind. Externe Dienstleister können bei dieser Analyse unterstützen und Workshops anbieten, die über die Funktionen und mögliche Anwendungsfälle von Copilot aufklären.

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Externe Dienstleister unterstützen bei der Einführung

Es empfiehlt sich bei der Einführung von Microsoft 365 Copilot auf externe Dienstleister zurückgreifen. Diese KI-Experten erleichtern den Transformationsprozess auf verschiedenen Ebenen. Zunächst bewerten sie den KI-Reifegrad des Unternehmens und entwickeln darauf basierend eine maßgeschneiderte Strategie. Außerdem beraten sie zu geeigneten Lizenzmodellen und identifizieren relevante Anwendungsbereiche für den KI-Einsatz. 

Ein zentraler Bestandteil ihrer Unterstützung ist das Adoption & Change Management. Die externen Partner fördern die Akzeptanz der Mitarbeiter durch gezielte Maßnahmen wie Schulungen, fundierte Coachings und regelmäßigen Austausch. Darüber hinaus unterstützen sie durch Workshops, interne Communities, Online-Portale und Wissensplattformen den kontinuierlichen Kompetenzaufbau und den Erfahrungsaustausch zu KI-Themen im Unternehmen. Wichtige Aspekte wie Datenschutz und Compliance werden ebenfalls abgedeckt. 

Die Partner sorgen dafür, dass alle rechtlichen Anforderungen eingehalten werden. Sie begleiten die Implementierung mit skalierbaren Ressourcen, die auf den vom Unternehmen definierten Zielen und Meilensteinen basieren. So können die Herausforderungen der Transformation gemeistert werden, ohne den Geschäftsbetrieb übermäßig zu belasten.

Microsoft 365 Copilot erfordert durchdachte KI-Strategie

Insgesamt verspricht Microsoft 365 Copilot Effizienzsteigerungen, erfordert jedoch eine reife KI-Strategie. Unternehmen sollten in jedem Fall sorgfältig prüfen, bevor sie in Lizenzen investieren. Wenn sie sich professionelle Unterstützung holen, sorgen sie zudem für eine erfolgreiche Implementierung. So können sie die Copilot-Vorteile optimal nutzen.