gesponsertPassgenaues ERP für Projektgeschäft dank Low-Code 20% effizientere Projektabrechnung durch Low-Code-ERP

Gesponsert von

GEBRA-IT GmbH

Kaum ein Business kennt so individuelle Abrechnungsformen wie das Projektgeschäft. Jedes Projekt ist einzigartig und bringt eine ungewöhnlich hohe Individualität mit. Standard-ERPs können das nicht abdecken. Eine ERP-Lösung auf Low-Code löst das Problem.

Die Abrechnung im Projektgeschäft ist komplex und zeitintensiv. Kundenprojekte werden nach Aufwand oder zu Festpreisen abgerechnet. Das „Zeit gegen Geld“-Modell erfordert viel internen Aufwand für die Erfassung und Zuordnung von Projektzeiten sowie Zwischen- und Endabrechnungen. Auch bei Festpreisprojekten bleibt die Kontrolle der Abrechnungen zeitaufwendig, da Freigaben, Reisekostenabrechnungen und Budgetüberwachung zum Alltag in der Buchhaltung und Projektleitung gehören.Klassische ERP-Systeme, die solche Prozesse automatisieren könnten, gibt es kaum für das Projektgeschäft. Die üblichen ERP-Lösungen sind auf Materialwirtschaft mit Artikeln und Lagerbeständen ausgelegt. Für Dienstleistungsunternehmen wie Software- oder Systemhäuser, bei denen die Arbeitszeit der Mitarbeiter die wichtigste Ressource ist, fehlt der Fokus auf die Menschen als zentrale Ressource.

Komplex, komplexer, planemos

Auch die planemos GmbH stand vor diesem Problem. Das 2012 gegründete Unternehmen aus Erlangen ist Spezialist in der Automatisierung von rezepturgesteuerten Lebensmittelprozessen und liefert weltweit Automatisierungssoftware für Brauereien, Mälzereien, Molkereien und Käsereien und andere Unternehmen der Getränke- und Nahrungsmittelindustrie.„Projektgeschäft ist individuell. Jedes Softwareprojekt ist anders, jeder Kunde ist anders. Wir entwickeln Lösungen für eine Vielzahl von unterschiedlichen Unternehmen in unterschiedlichen Branchen. Die einen wünschen einen Fixpreis, die anderen zahlen nach Zeitaufwand. Manche wünschen monatliche Abschläge oder Zwischenrechnungen, andere individuelle Zahlungsmodalitäten“, berichtet Thomas Bux, Geschäftsführer von planemos.„Für die Abrechnung müssen nicht nur die Zeitaufwände erfasst und zugeordnet werden, es müssen Kosten von externen Dienstleistern, Reisekosten der Mitarbeiter usw. berücksichtigt werden. Einige Kunden wünschen monatliche Projektberichte, andere Stundenaufstellungen. Oft müssen die Abrechnungen vor dem Versand kontrolliert und freigegeben werden. Dies sind einige der speziellen Fälle, die wir tagein tagaus anpacken müssen. Bisher wurden das meiste manuell erledigt, was viel Zeit kostet und fehleranfällig ist “. So entstand mit der Zeit ein Durcheinander an Insellösungen, die sich um die kaufmännische Softwarelösung aus dem Hause Lexware herum gruppierten und untereinander „irgendwie“ über Schnittstellen Daten tauschten. Das ganze System wurde komplexer, wartungsintensiver und fehleranfälliger. Es gab keine standardisierten Workflows und keine per Software automatisierten Workflows.

Bildergalerie

Bildergalerie mit 7 Bildern

Eine neue, zentrale ERP-Lösung musste her

Gesucht wurde eine ganzheitliche ERP-Lösung, die alle Prozesse im Unternehmen abdeckt und alle Unternehmensdaten in einer Software zusammenführt und zentralisiert. Wichtig war, dass die Lösung schnell an neue Prozesse und Anforderungen anzupassen und zu skalieren ist und das Projektmanagement unterstützt.Kurzum: Das neue System sollte zu einer deutlich höheren Transparenz im Unternehmen, zu mehr Sicherheit in Prozessen, zu sinkender Fehleranfälligkeit und mehr Effizienz und Kosteneinsparungen durch Automatisierung führen.Ein Anbietervergleich machte deutlich, dass es für das individuelle Projektgeschäft, wie es planemos anbietet, kein passendes Standardprodukt auf dem Markt gibt, welches alle geforderten Funktionen und Eigenschaften erfüllt. „Die am Markt verfügbaren ERP-Systeme beherrschen Waren- und Produktionsströme, aber nicht komplexe Projektabrechnungen“, erzählt Thomas Bux weiter. „Wir waren lange vergeblich auf der Suche nach einer Softwarelösung für eine interne Prozessautomatisierung. Die Projektabrechnung, die uns täglich viel Zeit kostet, sollte automatisiert und effizienter gestaltet werden. Ich war frustriert, denn keine am Markt erhältliche Software passte“.

GEBRA-Suite bringt die (Er)Lösung

Doch fand Bux die Aachener GEBRA-IT GmbH, die mit ihrer eigenen Low-Code-Plattform GEBRA-Suite maßgeschneiderte ERP-Lösungen für Branchen wie Dienstleistung, Handel, Logistik und Produktion entwickelt. Sie konnte alle Anforderungen und Wünsche von planemos umsetzen.Im Juni 2023 ist die neue Low-Code-ERP-Lösung in den Live-Betrieb gegangen. Alle Prozessschritte sind in der neuen Cloud-Lösung fest verzahnt und zu einem durchgehenden Gesamtworkflow verknüpft. Man könnte den Projekterfolg in einem Satz beschreiben: planemos bekam eine ganzheitliche ERP-Lösung, die alle Prozesse im Unternehmen abdeckt, viele davon automatisiert und die Daten in einer Software vereint. Jeder Prozess wurde nach den Anforderungen und Wünschen des Kunden umgesetzt. Hier kommt das Prozesswissen und die Erfahrung der GEBRA-IT-Experten zum Tragen, die gemeinsam mit planemos die optimalen Prozesse erarbeitet haben. Die zusätzlichen Anforderungen an das neue ERP-System, darunter eine umfassende Prozesstransparenz, Anpassungsfähigkeit sowie die Minimierung manueller Prozesse und Fehler, wurden ebenfalls erfolgreich umgesetzt.„Heute haben wir eine Zeitersparnis von 20 % durch die Automatisierung von Prozessen. Durch die Komplexität und die Sonderfälle in unseren Projekten war die Rechnungsstellung zeitaufwendig. Heute reicht ein Knopfdruck und die Software verrichtet zuverlässig ihre Arbeit. Die Effizienzsteigerung ist spürbar“. Ein wesentlicher Vorteil der ERP-Lösung auf Low-Code-Basis ist die eigenständige Anpassungs- und Erweiterungsfähigkeit der Software an neue Anforderungen und Prozesse. Dank Low-Code sind die Mitarbeitenden von planemos ohne Programmierkenntnisse in der Lage, Prozesse und Funktionenanzulegen, zu ergänzen oder zu verändern.„Die GEBRA-IT war das einzige Unternehmen, das nicht nur die Herausforderungen des Software-Projektgeschäfts kennt und verstanden hat, sondern in der Lage waren, uns eine maßgeschneiderte ERP-Lösung zu liefern. Der Low-Code-Technologie hat hier geholfen. Dank derer können wir inhouse ohne Programmierkenntnisse selbst Anpassungen und Ergänzungen vornehmen. Wo gibt es das denn bei einer ERP-Software?“