Automatisierte Prozesse E-Rechnung: Strategie schlägt Schnellschuss bei der Einführung

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Bei der seit 2025 geltenden E-Rechnungspflicht setzen Unternehmen auf Automatisierung. Ist das bei einem hochstandardisierten Prozess wie der E-Rechnung aber nicht gut geplant, bleiben Potenziale ungenutzt. Mit einer Low-Code-Plattform gelingt die Automatisierung schneller.

Die elektronische Rechnungsabwicklung könnte durch die Einführung der E-Rechnung zwar ein hochstandardisierter Prozess sein, doch Übergangsfristen und Ausnahmeregeln für Kleinbetragsrechnungen, steuerfreie Umsätze oder Rechnungen, die nicht zwischen B2B-Unternehmen übermittelt werden (beispielsweise Reisekostenabrechnungen), machen sie zu einer komplexen und zeitkritischen prozessualen Aufgabe. Seit Januar müssen Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können. Ab dem 1. Januar 2027 müssen sie auch E-Rechnungen ausstellen. Trotzdem gibt es viele offene Fragen und Bewegung in Bezug auf Vorgaben und standardisierte Formate. Das ist für viele Unternehmen eine Herausforderung.

Damit Digitalisierung und Automatisierung vollumfänglich gelingen und die gesetzlichen Vorgaben eingehalten werden, ist eine saubere Vorbereitung entscheidend: vorhandene Systeme wie bestehende Rechnungssoftware oder ERP-Systeme sind zu prüfen, interne Prozesse bei Freigaben, Buchhaltung und Archivierung müssen angepasst und digitalisiert werden. Ein vorgelagertes Prozessmanagement wird zum kritischen Erfolgsfaktor. In diesen drei Schritten gelingt es.

Schritt 1 zur E-Rechnung: Prozesse unter die Lupe nehmen

Bevor Unternehmen den Rechnungsprozess digitalisieren und im besten Fall gleich automatisieren, hilft eine Ist-Analyse dabei, prozessuale Schwachstellen aufzudecken. Dazu gehören bestehende, aber überflüssige manuelle Bearbeitungsschritte, mehrfache Freigabeschleifen und Medienbrüche. Am besten visualisieren Unternehmen den derzeitigen Rechnungsverarbeitungsprozess: Wie werden Rechnungen aktuell erstellt, versendet und verarbeitet? Welche Arbeitsschritte lassen sich bündeln, welche manuellen Eingriffe reduzieren?

In diesem ersten Schritt geht es auch darum, die spezifischen Anforderungen und Fristen der E-Rechnungspflicht genau zu verstehen und die bestehenden technischen Voraussetzungen zu prüfen. Kann das ERP- oder Buchhaltungssystem an die Rechnungssoftware angebunden werden? Erfüllt sie die gesetzlichen Anforderungen? Ist das nicht der Fall, muss zwingend eine neue Software eingeführt werden. Wichtig ist, eine Lösung zu wählen, die sowohl E-Rechnungen als auch bisherige Rechnungsformate (Papier oder PDF) als hybrides Modell verarbeiten kann. Denn das ist nicht nur in der Übergangszeit erforderlich, sondern für beispielsweise international agierende Unternehmen ausschlaggebend.

Schritt 2: Mit Prozessmodellierung den Grundstein legen

Im zweiten Schritt geht es darum, einen optimierten Rechnungsverarbeitungsprozess zu etablieren, der den gesetzlichen Vorgaben entspricht. Dabei ist es wichtig, die Abhängigkeiten zwischen den einzelnen Prozessschritten genau zu verstehen, damit ein effizienter Ablauf entsteht. Fehlt beispielsweise ein Schritt, der für den nächsten zwingend notwendig ist, oder ist der Ablauf in einer verkehrten Reihenfolge angeordnet, kann der Workflow nicht automatisiert ablaufen. Zudem zeigt sich manchmal, dass ein bestehender Schritt redundant oder irrelevant ist – so lassen sich zum Beispiel Freigabeschleifen weiter verkürzen oder Sonderregelungen wie Wenn-Funktionen einführen.

Optimale Workflows beziehen dabei alle relevanten Abteilungen, Personen und Systeme mit ein – bei Bedarf auch externe Nutzer, wie Lieferanten, für einen effizienten Datenaustausch. Die Erstellung des Rechnungsverarbeitungsworkflows erfolgt am besten in Teams, die sich aus Vertretern relevanter Fachabteilungen zusammensetzen, beispielsweise aus Einkauf, Finanzen und Vertrieb. So fließt die Expertise der Menschen ein, die am Ende Teil des Prozesses sind.

Schritt 3: Individualität trotz Standardisierung

Sobald der Prozess modelliert ist, zum Beispiel auf Grundlage einer BPM-Notation, werden die Abläufe in einen automatisierten Workflow übertragen und durch die hohe Schnittstellenintegrität gut in bestehende IT-Infrastrukturen mit gegebenenfalls vorhandenem ERP-System überführt. Dieser Übergang gelingt am besten, wenn Firmen eine Software einsetzen, die beide Schritte miteinander verzahnt. Dies ist bei Low-Code-Digitalisierungsplattformen wie von JobRouter der Fall. Mit ihnen können Unternehmen den Rechnungsprozess entweder schneller und ohne hohen Programmieraufwand selbst digital nachbilden oder aus der Prozessmanagement-Software importieren lassen. Denn durch die Vorarbeit für den Prozessablauf sowie die Bestimmung der Verantwortlichkeiten und Abhängigkeiten, kennen Unternehmen sowohl die Schwachstellen des Prozesses als auch die Stellschrauben für mehr Effizienz und bessere Performance. Anhand eines Prozessdesigners modellieren sie per Drag-and-Drop-Funktion die Arbeitsschritte visuell nach und erweitern diese um automatisierte Abläufe und Regeln.

Standardlösungen stoßen dabei oft an ihre Grenzen und können den komplexen Rechnungsverarbeitungsworkflow nicht hinreichend abbilden. Individuell programmierte Lösungen sind hingegen kosten- und zeitaufwändig, selten updatefähig und schwer an weitere Systeme anzubinden. Low-Code-Digitalisierungsplattformen schließen diese Lücke, indem sie Standardisierung und Individualisierung vereinen.

Auf diese Weise können Unternehmen individuelle Prozessabweichungen – wie erforderliche doppelte Freigaben, ein individuelles Berechtigungsmanagement oder automatische Benachrichtigungen – festlegen. Es lassen sich in diesem dritten Schritt auch zusätzliche Funktionen wie ein Vertretungs- und Eskalationsmanagement einrichten. Das System benachrichtigt automatisch eine hinterlegte Vertretung, wenn ein verantwortlicher Mitarbeiter abwesend ist und erinnert an Fristen – somit werden Zahlungs-Deadlines zuverlässig eingehalten. Damit schaffen Unternehmen alle Voraussetzungen für ein optimales Szenario, in dem sich E-Rechnungen zu 100 Prozent automatisiert verarbeiten lassen.

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