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Automatisierte Prozesse

E-Rechnung: Strategie schlägt Schnellschuss bei der Einführung

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E-Rechnung: Prozessabweichungen automatisch erkennen

Prozessabläufe von E-Rechnung, PDF-Format und Papierrechnung im Vergleich.(Bild: JobRouter AG)
Prozessabläufe von E-Rechnung, PDF-Format und Papierrechnung im Vergleich.
(Bild: JobRouter AG)

Der bereits optimierte und digitalisierte Workflow benötigt nur in festgelegten Ausnahmen manuelle Eingriffe. Trifft beispielsweise eine Rechnung im Postfach ein, stimmt aber nicht mit dem Bestellbeleg überein, benachrichtigt das System automatisiert einen zuvor festgelegten Mitarbeiter, der sie dann manuell prüft. Wie das in der Praxis aussieht, zeigt folgender Use Case eines Maschinenbauunternehmens. Unterschiedliche Maßeinheiten bei der Abrechnung von Materialien führen häufig zu Abweichungen. So bestellt das Unternehmen beispielsweise Eisen in Stangen, der Zulieferer rechnet jedoch pro Tonne ab. Mithilfe eines vordefinierten Regelwerks prüft das System automatisch, ob die Abweichung zu groß und eine manuelle Prüfung erforderlich ist. Gibt es keine Abweichung oder liegt diese innerhalb eines definierten Rahmens, verbucht das System die Rechnung vollautomatisiert.

E-Rechnung: Prozessqualität entscheidet über (Miss-)Erfolg

Automatisierter Workflow bei der E-Rechnung.(Bild: JobRouter AG)
Automatisierter Workflow bei der E-Rechnung.
(Bild: JobRouter AG)

Gehen Unternehmen die Automatisierung strategisch an und denken den Prozess von Anfang an ganzheitlich, können sie das volle Potenzial des digitalen Rechnungsverarbeitungsworkflows nutzen. Denn: Prozesse sind in den seltensten Fällen autark, so dass sie keine Berührungspunkte mit anderen Prozessen, Systemen oder Abteilungen haben. Werden sie jedoch als Inseln betrachtet und digitalisiert, entstehen Medienbrüche und Ineffizienzen.

Ein vorgelagertes Prozessmanagement bildet daher das Fundament für einen effizienten, transparenten und skalierbaren Prozess, der mit den Ansprüchen des Betriebs wächst und auf weitere Unternehmensbereiche wie die Personalabteilung oder den Einkauf (Purchase-to-Pay) ausgeweitet werden kann. Mitarbeiter gewinnen nicht nur Zeit für wertschöpfende Aufgaben, auch die Akzeptanz der neuen Software-Lösung steigt, weil die Belegschaft den Wandel von Beginn an aktiv mitgestaltet und die Lösung die Mitarbeiter praktisch unterstützt. Low-Code-Digitalisierungsplattformen bieten die nötige Flexibilität, um gesetzliche Anforderungen mit unternehmensspezifischen Abläufen zu vereinen.

E-RechnungAxel Ensinger
ist Co-CEO der JobRouter AG mit Sitz in Mannheim. Als Vorstand verantwortet er die Bereiche Produkt und Technologie sowie das Marketing. Seine Kernaufgaben liegen in der Weiterentwicklung von JobRouter als führender Anbieter für Low-Code-Prozessautomatisierung und in der Weiterentwicklung zum Cloud-Anbieter für die Digitalisierung von Geschäftsprozessen.

Bildquelle: JobRouter AG

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