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E-Rechnungen Rechnungseingang: EVO erweitert ERP-System um Automatisierung

Quelle: Pressemitteilung 1 min Lesedauer

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EVO Informationssysteme GmbH
Kendox AG
xSuite Group GmbH

Das Empfangen von E-Rechnungen ist seit dem 1. Januar 2025 für Unternehmen Pflicht. Das bietet die Chance, den Rechnungseingang als Startpunkt für einen durchgängigen Datenfluss zu nutzen – auf der Basis des ERP-Systems EVOcompetition der EVO Informationssysteme.

(Bild: imran/Adobe Stock)
(Bild: imran/Adobe Stock)

Die E-Rechnungen werden bei dem ERP-System EVOcompetition mit Wareneingängen abgeglichen und verknüpft. So profitieren Unternehmen von einer automatisierten Dokumentenverarbeitung – und dies von Anfang an. Denn seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in der Lage sein, E-Rechnungen empfangen. Es gibt zwar Übergangsfristen, aber damit ist spätestens Ende 2027 Schluss. Die Dokumente im Rechnungseingang, so der vorgesehene Ablauf, werden vom Nutzer zugeordnet, geprüft und freigegeben und über eine FiBu-Schnittstelle an den Steuerberater oder die interne Finanzbuchhaltung übermittelt.

Rechnungseingang mit automatisierter Verarbeitung

Wesentlich besser lassen sich die Vorteile der E-Rechnung, das heißt der Digitalisierung des Rechnungswesens, ausschöpfen, wenn das ERP-System EVOcompetition der EVO Informationssysteme im Einsatz ist. Mit dem neuen Release des Systems kann der Nutzer – in Verbindung mit dem Datenmanagementsystem EVOjetstream – die eingehenden Rechnungen automatisiert verarbeiten und archivieren.

Konkret bedeutet das: Die per E-Mail eingehende E-Rechnung im E-Mail-Postfach wird automatisiert in EVOcompetition eingelesen und den bereits im System erfassten Wareneingängen zugeordnet. Das schafft die Voraussetzung für eine durchgängige Datenverarbeitung und eine nahezu vollständige Automatisierung der Rechnungsbearbeitung – von der Prüfung über die Kontierung bis hin zur Verbuchung. Die originale E-Rechnung wird zugleich im Datentresor von EVOjetstream archiviert und in EVOcompetition für die Nutzer visualisiert.

Datenübertragung an Finanzbuchhaltung über FiBu-Schnittstelle

Die Lösung EVOJetstream und EVOCompetiton unterstützen die automatisierte Verarbeitung von E-Rechnungen.(Bild: EVO Informationssysteme)
Die Lösung EVOJetstream und EVOCompetiton unterstützen die automatisierte Verarbeitung von E-Rechnungen.
(Bild: EVO Informationssysteme)

Nach der digitalen Freigabe der Rechnung übergibt EVOcompetition die relevanten Daten über die FiBu-Schnittstelle direkt an die Finanzbuchhaltung. Damit wird der manuelle Eingabeaufwand im Einkauf und in der Buchhaltung auf ein Minimum reduziert, und die durchgängige Digitalisierung und Automatisierung erweist sich einmal mehr als fehler- und zeitsparend. Der angenehme Nebeneffekt: Der Arbeitsaufwand für die Eingangsrechnungserfassung kann um 80 bis 90 Prozent gesenkt werden, und die Verarbeitung startet sofort mit dem E-Mail-Empfang der Eingangsrechnung.

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