HR Dank Smart Office: Megatrend New Work richtig umsetzen

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Mit New Work stärken Unternehmen ihre Zukunftsfähigkeit, doch das Konzept umfasst mehr als flexible Arbeitszeiten und Homeoffice. Unternehmen benötigen auch eine moderne Firmenkultur und die richtige Technik, damit Mitarbeiter im Smart Office effizient zusammenarbeiten können und motiviert bleiben. Ein Beispiel im Münchner Norden zeigt, wie das funktioniert.

Kaum etwas motiviert Menschen so sehr wie sinnstiftende Tätigkeiten und eigenverantwortliches Handeln. Deshalb räumen Unternehmen ihren Mitarbeitern zunehmend Freiheiten ein, wenn es um die Arbeitszeiten und die Wahl des Arbeitsorts geht. Allerdings übersehen sie häufig, dass New Work auch eine neue Firmenkultur erfordert, denn die Führungskräfte müssen ihren Teams vertrauen, die Freiheiten nicht auszunutzen. Statt als Kontroll- oder Weisungsinstanz werden sie als Coaches und Moderatoren gebraucht, die ein positives Arbeitsklima schaffen, in dem räumlich und zeitlich getrennte Teams produktiv zusammenarbeiten können.

Wirklich reibungslos funktioniert die Zusammenarbeit indes nur, wenn Unternehmen in moderne Technologien investieren, damit veraltete Systeme, ungeeignete Anwendungen und langsame Verbindungen keinen Frust verursachen. Die wichtigste Rolle spielen leistungsstarke Endgeräte, die für die digitale Sprach- und Videokommunikation ausgelegt sind, sowie benutzerfreundliche Tools für Kommunikation und Kollaboration. Darüber hinaus gewinnen KI-Tools an Bedeutung, die Mitarbeitern langweilige Aufgaben abnehmen, indem sie beispielsweise Dokumente zusammenfassen, Gesprächsnotizen erstellen oder komplexe Abläufe automatisieren.

Das Büro wird zur Begegnungsstätte

Nicht selten denken Unternehmen bei New Work vor allem an Homeoffice und vernachlässigen das Büro, dessen Rolle sich in der neuen Arbeitswelt verändert. Natürlich wird es weiterhin als klassische Arbeitsumgebung benötigt, da einige Mitarbeiter keinen adäquaten Heimarbeitsplatz haben und auf ihren Büroarbeitsplatz angewiesen sind. Abgesehen davon wird es jedoch mehr und mehr zu einem Ort der Begegnung, der den Austausch mit Kollegen unterstützt und den Teamzusammenhalt stärkt. Nirgendwo sonst lassen sich spontane Ideen so unkompliziert diskutieren und weiterentwickeln wie im Büro, und nirgendwo sonst können neue Mitarbeiter ihre Kollegen so leicht kennenlernen und sich unter Anleitung einarbeiten.

Diesen Ansprüchen kann das Büro nur gerecht werden, wenn es neben klassischen Büroarbeitsplätzen mehr Flächen für einen kreativen Austausch und die Arbeit im Team bietet. Und wenn es mit modernen Technologien ausgestattet wird, die Produktivität und Kreativität steigern und eine gesunde Arbeitsatmosphäre schaffen. Aus diesen Gründen hat NTT sein Büro im Münchner Norden zu einem Smart Office umgestaltet.

Smart Office: Ein Büro von Mitarbeitern für Mitarbeiter

Mit dem Smart Office war das Ziel verbunden, die Mitarbeiter zu animieren, das Büro wieder häufiger aufzusuchen – freiwillig. Deshalb wurde es weitgehend von den Mitarbeitern konzipiert und bietet neben Zweierbüros, einem großen Bereich mit mehreren Arbeitsplätzen und einigen Besprechungsräumen auch Co-Working Spaces und gemütliche Lounges. Es gibt sogar einen schallisolierten Silent-Room, denn die Mitarbeiter wissen es zu schätzen, wenn sie sich für konzentriertes Arbeiten in eine absolut ruhige Umgebung zurückziehen können. Zudem ist selbst die Küche mit einem vollwertigen Videosystem ausgestattet, was es ohne die Beteiligung der Belegschaft wahrscheinlich nicht gegeben hätte. Vor diesem Videosystem finden sich regelmäßig Mitarbeiter ein, um ihre Pausen gemeinsam mit Kollegen im Homeoffice oder in anderen Niederlassungen zu verbringen.

Im neu gestalteten Büro finden Mitarbeiter für jede Tätigkeit das passende Umfeld vor und können dank drahtloser Technik jederzeit zwischen den verschiedenen Bereichen hin und her wechseln. Die Arbeitsplätze und Räume lassen sich vorab über ein Buchungssystem reservieren, aber auch ganz spontan per Knopfdruck an einem stromsparenden E-Ink-Display, das den Belegungsstatus anzeigt. Tischsensoren und smarte Videosysteme liefern dann Informationen, ob gebuchte Arbeitsplätze und Räume tatsächlich genutzt werden – etwa, um unbelegte Arbeitsplätze, Räume und Bürobereiche stromlos zu schalten und Energie zu sparen. Erst wenn sich jemand an einen Tisch setzt oder einen Raum betritt, erwacht die Technik wieder zum Leben. Darüber hinaus helfen die Belegungsinformationen, Handwerks- oder Reinigungsarbeiten in Zeiten geringer Auslastung zu legen, und zu verstehen, ob die Räumlichkeiten überhaupt zum Bedarf passen.

Das Smart Office kommt bei den Mitarbeitern gut an und sie sind häufiger vor Ort – wenn auch nicht immer für einen ganzen Arbeitstag, sondern nur für einige Stunden, um sich gezielt mit Kollegen auszutauschen. Oder um mit Führungskräften zu sprechen. Insgesamt ist die Belegung um etwa 25 Prozent gestiegen.

Eine nachhaltige und gesunde Arbeitsumgebung

Das Smart Office ist mit vielen Sensoren ausgestattet, die unter anderem den Stromverbrauch von Geräten und Bürobereichen sehr granular überwachen, sodass sich große Verbraucher ermitteln und Einsparpotenziale erkennen lassen. Insbesondere die Netzwerktechnik kann ihren Stromverbrauch teilweise auch selbst erfassen und regulieren: Moderne Access Points reduzieren zum Beispiel automatisch die Sendeleistung, wenn im Netzwerk nicht viel los ist. Im Zusammenspiel mit der gezielten Abschaltung von Geräten in ungenutzten Bürobereichen rechnet das Management mit Energieeinsparungen von 20 bis 30 Prozent, wobei sich nach nur wenigen Monaten noch keine richtige Bewertung vornehmen lässt und der Vergleich mit dem früheren Verbrauch aufgrund der veränderten Flächen nur eingeschränkt möglich ist.

Andere Sensoren wachen über die Temperatur, Helligkeit, Lautstärke und Luftqualität, weshalb das Smart Office ein Ambiente schafft, in dem sich Mitarbeiter wohlfühlen und produktiv sein können.

Letztlich haben Unternehmen, die ein attraktives Arbeitsumfeld schaffen und die effiziente sowie kreative Teamarbeit mit einem modernen Führungsstil verbinden, einen großen Vorteil in Zeiten des Fachkräftemangels. Patentrezepte gibt es zwar nicht, wohl aber viele durchdachte Konzepte und Praxiserfahrungen, an denen sich Unternehmen orientieren können. Ein Smart Office ist ein wichtiger Teil davon, wenn es nicht der Kontrolle der Mitarbeiter dient, sondern ein Ort ist, den Mitarbeiter gern aufsuchen, weil sie dort ein inspirierendes Umfeld für kreative und sinnstiftende Tätigkeiten vorfinden.