Cloud Computing Dokumentenablage: Vorteile der digitalen Ablage in der Cloud

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Unternehmen erkennen die Vorzüge der Digitalisierung immer mehr. Dennoch gibt es häufig nach wie vor eine große Menge an papierbasierten Dokumenten. Hier kann die digitale Dokumentenablage aus der Cloud Abhilfe schaffen. Diese zu etablieren, muss nicht kompliziert sein – bereits kleinere Lösungen haben einen großen Effekt.

In vielen Unternehmen herrscht immer noch Zettelwirtschaft. Ob in der Rechnungs- oder Personalabteilung, in der Produktion oder in der Logistik, es gibt viel zu erledigen und der Administrationsaufwand ist groß – zumal die Anforderungen an Sicherheit, Nachhaltigkeit und Compliance stets höher werden. Dort könnte die digitale Dokumentenablage gute Dienste leisten, doch oft werden die Dokumente weiterhin in Papierform verwaltet.

Dies, obwohl sich Unternehmen der Potenziale und der Notwendigkeit der Digitalisierung zunehmend bewusst sind, wie der Digital Office Index 2024 herausfand. Die Studie des Digitalverbandes Bitkom zeigt, dass alle befragten Unternehmen mindestens eine Digital-Office-Lösung nutzen. Der Digitalisierung stehen demnach 96 Prozent offen gegenüber und 71 Prozent verfügen über eine Digitalstrategie.

E-Rechnungs-Pflicht und NIS-2-Richtlinie erfordert digitale Dokumentenablage

Speziell kleine und mittelständische Unternehmen können durch eine digitale Dokumentenablage profitieren. Bei der Erfassung, Verarbeitung und Archivierung von Dokumenten können Arbeitsschritte, Zeit und Kosten gespart werden, die papierbasierte Prozesse mit sich bringen. Auch neue Vorgaben für Unternehmen machen Fortschritte bei der Digitalisierung notwendig – beispielsweise die E-Rechnungs-Pflicht und die EU-weite NIS-2-Richtlinie.

Um diese Herausforderungen zu adressieren, helfen digitale Dokumentenlösungen aus der Cloud. Mit Workflows, klaren Ordner- und Dokumentenstrukturen, automatischen Erinnerungen und effizienten Suchfunktionen kann die digitale Dokumentenablage Firmen schnell und sicher weiterhelfen.

Vorteile der digitalen Dokumentenablage

Zu den wichtigsten Vorteilen der digitalen Dokumentenablage zählen:

• Kosten reduzieren und Zeit sparen: 
  Laut Digital Office Index 2024 haben digitale Lösungen für die Dokumentenaufbewahrung bei mindestens 50 Prozent aller Unternehmen den Lageraufwand reduziert. Aktenschränke und Aktenordner werden weniger, der Platz- und Organisationsaufwand sinkt und es bleibt mehr Zeit für wichtigere Aufgaben. Hinzu kommt, dass Unternehmen, die eine digitale Dokumentenablage nutzen, Papier nur verwenden, wenn es sein muss. In den meisten Fällen können sie nämlich auf das Drucken verzichten und gescannte oder empfangene Dokumente digital in der Cloud ablegen.
• Produktivität, Effizienz und Zufriedenheit steigen: 
  Weniger Aufwand mit Papierunterlagen und nahtlos ineinandergreifende Workflows fördern die Produktivität und die Effizienz der Prozesse. Seien es automatisierte Prüf- und Freigabe-Workflows, die einfache Erfassung und Indexierung eingescannter oder importierter Dokumente oder Erinnerungen an Termine und Fristen – digitale Lösungen entschlacken ineffiziente Abläufe. Damit geht eine gesteigerte Zufriedenheit der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sowie der Kunden oder Geschäftspartner einher.
• Mehr Unabhängigkeit von Orten und Endgeräten: 
  Weder die Belegschaft noch Dokumente bleiben mit digitalen Lösungen an lokale Unternehmenssysteme, Arbeitsplätze oder Bürodrucker gebunden. Stattdessen lassen sich Dokumente von unterwegs, von zu Hause aus, vom Desktop-Arbeitsplatz oder direkt von Multifunktionssystemen ins System einspeisen, abrufen, teilen und ablegen. Die Unterstützung von Mobile Apps und Cloud erweitert zudem das Funktionsspektrum eines Dokumentenmanagements erheblich und fördert moderne Arbeitsformen wie Homeoffice, Remote Work und flexible Arbeitszeiten im Sinne von New Work, Hybrid Work und Arbeit 4.0.
• Mehr Sicherheit, Transparenz und Kontrolle:
  Mit einer digitalen Dokumentenablage im Rahmen eines ganzheitlichen Dokumentenmanagements lassen sich alle Bereiche des Document Lifecycle überblicken. Dazu zählen neben der Erstellung und Erfassung, Indexierung und Klassifizierung auch alle Zugriffe, Änderungen und Versionierungen, sowie Prüfungen und Freigaben, die Ablage, Archivierung und Löschung nach Ende der Aufbewahrungspflicht.

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