Dokumentenmanagement MFP: TA Triumph-Adler erweitert Scanlösung um Cloud Capture

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TA Triumph-Adler erweitert sein Portfolio für das digitale Dokumentenmanagement um Cloud Capture. Über die Scanlösung lassen sich Dokumente, die über ein HyPAS-fähiges System eingescannt werden, aus dem MFP direkt in Cloud-Dienste hochladen oder an E-Mail-Adressen schicken.

Unterstützt werden Cloud-Speicher von Drittanbietern und der eigene TA Cloud Information Manager. Cloud Capture wird als Software-as-a-Service (SaaS) angeboten und ist ab sofort in der DACH-Region über TA Triumph-Adler verfügbar. Zum Start kann die Cloud-Lösung für MFP zwei Monate kostenlos getestet werden. Florian Ehlers, Produktmanager Solution Marketing bei TA Triumph-Adler, erklärt: „TA Cloud Capture richtet sich speziell an kleine wie mittlere Unternehmen, die hybride Arbeitsweisen etablieren möchten. Über unsere Cloud-basierte Scanlösung können Informationen aus geschäftlichen Dokumenten effizient digitalisiert und sicher zugänglich gemacht werden. Individuelle Workflows für die Erfassung, Indexierung und Archivierung von Dokumenten lassen sich unkompliziert erstellen. Darüber hinaus ist die Anwendung DSGVO-konform und kann von der Firmen-IT schnell ausgerollt werden.“

Effiziente Dokumentenerfassung per MFP und Cloud Capture

Nach dem Einscannen über einen HyPAS-fähigen MFP können Dokumente über TA Cloud Capture direkt in durchsuchbare PDF-Dateien umgewandelt werden. Grundlage für die inhaltliche Erschließung der Dokumente bildet eine leistungsfähige OCR-Volltexterkennung (Optical Character Recognition). Dokumente werden über das MFP automatisiert erfasst und können manuell indexiert werden. Darüber hinaus ermöglicht die „MultiCrop-Scan“-Funktion, kleinformatige und nicht genormte Originale zu erfassen. Eine automatische Erstellung von Dateinamen erleichtert zudem die weitere Dokumentenverarbeitung.

Unterstützung von gängigen Cloud-Speichern

Nach der Erfassung und Klassifizierung können die erstellten Dateien zur Sicherung direkt aus dem MFP an einen Cloud-Dienst geschickt werden, auch ohne Rechner. Entweder an den TA Cloud Information Manager (TACIM) – ein eigenes Angebot von TA zur Dokumentenverwaltung – oder an einen Cloudspeicher eines Drittanbieters. Unterstützt werden die Dienste Google Drive, Microsoft SharePoint, Microsoft OneDrive oder Box. Firmenkunden melden sich dort mit ihren eigenen Accounts an. Über die Funktion „Scan-to-Me“ lassen sich die Scandateien alternativ auch an eine gewünschte E-Mail-Adresse verschicken.

Außer MFP keine zusätzliche Hardware erforderlich

TA Cloud Capture erfordert außer einem HyPAS-fähigen MFP keine zusätzliche Hardware oder IT-Infrastruktur. Anwender nutzen den Dienst und die angelegten Workflows direkt über die HyPAS-Plattform ihres Systems, nach dem sie sich dort angemeldet haben. Der Zugriff erfolgt nur durch autorisierte User mit sicheren Authentifizierungsmethoden wie PIN, IC-Karte oder Benutzername und Passwort. IT-Administratoren verwenden den Browser, um Benutzer, Geräte, Zugriffsrechte oder Prozesse anzulegen. Als webbasierte Anwendung ist TA Cloud Capture ab der Buchung für die IT-Administration sofort einsatzbereit und ein integrierter Setup-Assistent unterstützt bei der Ersteinrichtung.

SaaS-Angebot ab sofort verfügbar – zum Start zwei Monate kostenlos

TA Cloud Capture ist ab sofort in der DACH-Region über TA Triumph-Adler erhältlich. Zum Start des Angebots können Firmenkunden die cloudbasierte Scanlösung für zwei Monate kostenlos testen. Im Anschluss wird die Lösung als Abonnement kostenpflichtig und nach dem SaaS-Modell monatlich nach der Anzahl der Geräte abgerechnet – unabhängig davon, wie viele User die Lösung verwenden. TA Triumph-Adler erstellt Unternehmen auf Anfrage ein individuelles Angebot. Interessierte nutzen hierfür das Kontaktformular auf der Website von TA.

Nächster Baustein im Portfolio für digitale Workflows

TA Cloud Capture ergänzt das aktuelle Portfolio an zeitgemäßen Scanlösungen: Im Vergleich zu bereits erhältlichen Angeboten wie TA Cloud Print and Scan (TACPS) – das Druck- und Scan-Aufträge über die Cloud ermöglicht – sowie der Hardware-Option TA Scan Extension Kit – bietet TA Cloud Capture erweiterte Funktionen wie eine bessere OCR-Qualität, die Nutzbarkeit von mehr Fonts und Schriftarten oder die Definition von Regeln zur Dateibenennung.

Darüber hinaus erweitert die Anwendung das Cloud-Portfolio des Unternehmens für das digitale Dokumentenmanagement: Vorhandene Lösungen beinhalten das Cloud-ECM yuuvis RAD as a Service, TA Cloud Print and Scan und den Cloud Information Manager. Wie alle Cloud-Angebote von TA entspricht auch TA Cloud Capture den Vorgaben der EU-weit gültigen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).

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