DMS-Lösung Dokumentenmanagement: TA bringt neuen Cloud Information Manager

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Mit dem neuen TA Cloud Information Manager (TACIM) bietet TA Triumph-Adler ab sofort ein neues Cloud-Angebot für das professionelle Dokumentenmanagement für den deutschen Markt an.

Die Cloud-basierte Lösung von TA für eine effiziente und zeitgemäße Dokumentenmanagement und Dokumentenverwaltung richtet sich speziell an kleine und mittlere Unternehmen. Als browserbasierte Anwendung erlaubt sie die systematische Dokumentenablage und -organisation von jedem Ort. Wichtige Unterlagen und Informationen können jederzeit und überall verfügbar gemacht werden. Hierfür bietet TACIM höchste Sicherheitsstandards für eine DSGVO-konforme Nutzung – beispielsweise durch individuelle Rechtevergaben. Das ist speziell für Unternehmen interessant, die zunehmend im Homeoffice arbeiten und ihre Workflows für mobile Arbeitsweisen digitalisieren möchten. Eine aufwändige Installation oder kostenintensive Hardware-Investitionen sind nicht erforderlich, Anwender melden sich an und können direkt loslegen. Das spart Nutzern sowie der IT-Abteilung Zeit und Kosten.

Einstieg in das Cloud-basierte Dokumentenmanagement

TACIM ist der nächste Schritt von TA Triumph-Adler, Unternehmen jeder Größe den Einstieg in ein Cloud-basiertes Dokumentenmanagement zu ermöglichen. In der jüngeren Vergangenheit hatte das Unternehmen bereits Angebote wie das Cloud-ECM yuuvis RAD as a Service oder TA Cloud Print and Scan auf den Markt gebracht. TACIM ist für Unternehmenskunden ab sofort erhältlich und kann kostenlos getestet werden.

Hintergrund: Aufbewahrungsfristen für Geschäftsdokumente

Geschäftsunterlagen müssen aufbewahrt werden. Dafür werden die Dokumente archiviert. Worauf kommt es an, damit Archive sowohl sinnvoll strukturiert als auch rechtssicher sind? In Archiven werden Dokumente geordnet gesammelt, aufbewahrt und nutzbar gemacht. Solche Unterlagen fallen als Rechnungen und Lieferscheine, Verträge und Belege, Geschäftsberichte und Jahresabschlüsse in jeder Organisation an. Früher waren sie aus Papier und wurden nach erledigter Arbeit in Aktenordnern abgelegt – schon um den rechtlichen Vorschriften Genüge zu tun.

Geschäftsbriefe, die mit Kunden oder Lieferanten ausgetauscht werden, müssen sechs Jahre aufbewahrt werden. Das gilt auch für den E-Mail-Verkehr über Angebote, Auftragsbestätigungen oder Lieferscheine. Die Aufbewahrungsfrist für Geschäftsbücher und Aufzeichnungen, Jahresabschlüsse, Inventarlisten, Lageberichte, Eröffnungsbilanzen, Buchungsbelege, zollrelevante Unterlagen sowie Rechnungen beträgt zehn Jahre. Die Frist läuft immer mit dem Ende des jeweiligen Kalenderjahres ab. Eine Rechnung aus dem Januar 2023 muss also bis Ende 2033 aufbewahrt werden.

Diese rechtlichen Vorschriften gelten auch, wenn Dokumente digital erstellt, bearbeitet, gespeichert und archiviert werden. Heute muss niemand mehr lange in Aktenordnern suchen. Dokumente lassen sich zeitsparend auf Knopfdruck in sinnvoll strukturierten Ordnern finden. Wann wer was an einem digitalen Dokument bearbeitet hat, lässt sich über eine Versionierung nachvollziehen.

Passendes Ablagesystem für das Dokumentenmanagement

Um Dokumente sinnvoll zu verwalten, müssen sie zweckmäßig so abgelegt werden, dass sie problemlos gefunden und zugeordnet werden können. Die Systeme für das Ablegen von Dokumenten heißen folgerichtig Ablagesysteme. Es gibt sie sowohl analog (für Papier) als auch elektronisch (für digitale Dokumente). Entscheidend beim Ablegen von Dokumenten ist, mit wenigen Blicken und Griffen das Benötigte wieder zur Hand zu haben.

Zu den analogen Ablagesystemen zählen Ordner, Mappen und Hefter, besonders verbreitet sind Aktenordner und Hängemappen. Analoge Dokumente können durch Scannen am MFP in digitale Dokumente „verwandelt“ werden. Dokumentenmanagement- und ECM-Systeme helfen dabei: Sie fügen die digitalisierten Dokumente automatisch direkt am richtigen Platz in der Ordnerstruktur ein. Die Herausforderung im Vorfeld besteht darin, eine sinnvolle Ordnerstruktur zu schaffen. Dies gelingt in folgenden vier Schritten.

1. Vor dem Digitalisieren geeignete Ordnerstruktur anlegen

Je mehr Dokumente verwaltet werden müssen, desto komplexer wird die Ordnerstruktur. Privatpersonen kommen häufig mit einigen wenigen Ordnern aus. Unternehmen und andere Organisationen brauchen hingegen Ordner, die Unterordner haben (die häufig selbst über weitere Unterordner enthalten usw. …), um alle Dokumente sinnvoll abzulegen. Je klarer aus dem Ordnernamen hervorgeht, welche Inhalte er enthält, umso besser. Es lohnt, sich vor dem Start über die passende Ordnerstruktur ausreichend Gedanken zu machen, denn eine spätere Umstrukturierung sorgt für erheblichen Aufwand.

2. Neues Ordnersystem mit Dateien füllen

Ein digitales Ordnersystem wird im ersten Schritt mit den bereits digital vorliegenden Dokumenten gefüllt. Häufig ist es verzichtbar, Papierdokumente in das digitale System einzuscannen. Erfahrungsgemäß werden ältere Dokumente nur noch selten zur Hand genommen. Eine Option ist es, das gesamte Papierarchiv auszulagern und bei Bedarf die benötigten Dokumente anzufordern, die dann eingescannt und damit digitalisiert werden. Dieser Service, den Lager 3000 als Partner von TA Triumph-Adler anbietet, heißt Scan on Demand.

3. Auf digitale Dokumente umsteigen

Während ältere Papierdokumente nicht unbedingt digitalisiert werden müssen, sollten aktuelle Dokumente umgehend gescannt werden, um digital bearbeitet und gespeichert werden zu können. Nur so gelingt es, Schritt für Schritt komplett auf ein digitales Dokumentenmanagement umzusteigen und damit Zeit und Kosten zu sparen.

4. Daten vor Cyberangriffen schützen

Digital gespeicherte oder archivierte Dokumente sind dem potenziellen Zugriff von Cyberkriminellen ausgeliefert, wenn sie nicht entsprechend geschützt sind. Entsprechend wichtig sind angemessene Schutzmaßnahmen für die IT-Sicherheit. Um Dokumente intern zu schützen, ist es wichtig, Zugriffsrechte auf Ordner zurückhaltend zu vergeben.

Hintergrund: Anforderungen an die elektronische Archivierung

Archivieren bedeutet, Dokumente zeitlich unbegrenzt aufzubewahren. Dabei werden sie im Archiv in einem Zustand erhalten, der es jederzeit ermöglicht, sie bei Bedarf zu nutzen. Im Zuge der Digitalisierung werden viele Papierarchive allmählich durch elektronische Pendants ersetzt. Dokumente als elektronische Dateien statt in Papierform aufzubewahren, spart Platz und verringert die Raumkosten. Ebenso lässt sich durch digitale Archive vermeiden, dass Dokumente mehrfach vorgehalten werden müssen.

Beim Archivieren geht es darum, aufbewahrungspflichtige oder -würdige Daten sicher und griffbereit vorzuhalten. Rechtlich wird von elektronischer Archivierung gesprochen, sobald Informationen datenbankgestützt gespeichert werden. Zu den Grundanforderungen zählt, dass diese Daten unveränderbar, sicher und dauerhaft aufbewahrt werden und dennoch jederzeit reproduzierbar sind. Dabei wird zwischen Langzeitarchivierung und revisionssicherer Archivierung unterschieden.

Zu den weiteren Kriterien für die elektronische Archivierung zählt, dass Dokumente in ihrem ursprünglichen Zustand abgelegt werden müssen, also mit dem Original übereinstimmen. Jede vorgenommene Änderung muss protokolliert werden. Dies gewährleistet die Integrität der Daten und erlaubt es, ihren ursprünglichen Zustand wiederherzustellen. Darüber hinaus müssen Informationen indiziert abgelegt werden, sodass sie sich mittels Suchfunktionen gezielt und schnell auffinden, wiederverwenden und reproduzieren lassen. Sie dürfen erst nach Ablauf der für sie festgelegten Aufbewahrungsfrist endgültig gelöscht werden. Egal, welche Lösung für das digitale Archiv genutzt wird: Sämtliche gespeicherten Daten müssen bei Bedarf verlustlos auf neue Plattformen, Medien oder Softwareversionen übertragbar sein.

Revisionssichere Archivierung mit einem Dokumentenmanagement-System

Alle Dokumente in einem Archiv müssen vollständig, ordnungsgemäß, zeitnah und regelmäßig, geordnet und nachvollziehbar aufbewahrt werden. Revisionssicher ist die Archivierung allerdings erst, wenn nachgewiesen werden kann, dass die Dokumente im Originalzustand archiviert wurden. Bei digitalen Dokumenten müssen daher sämtliche Versionen eines Dokuments abgespeichert werden, um die Abläufe im Nachhinein dokumentieren zu können.

Dokumente müssen in dem Format gespeichert werden, in dem sie eingegangen sind. Wird beispielsweise eine Rechnung als Anhang einer E-Mail geschickt, muss auf alle Fälle der Anhang archiviert werden. Hat die E-Mail selbst den Charakter eines Handels- oder Geschäftsbriefs, muss sie ebenfalls (für sechs Jahre) gespeichert werden. Ausdrucken und abheften reicht nicht aus für eine revisionssichere Archivierung. Die E-Mail muss in digitaler Form, also im unveränderten Originalzustand, gespeichert werden. Die Software oder das Dokumentenmanagement-System allein kann keine revisionssichere Archivierung gewährleisten, da immer auf das Verfahren geschaut wird. Die Lösungen müssen richtig eingesetzt werden, die genutzten Prozesse und die Arbeitsweise der Mitarbeiter müssen festgelegt, dokumentiert und nachvollziehbar sein. (sg)

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