gesponsertKI verändert Arbeit – nun braucht sie Steuerung KI macht die Arbeit schneller – aber wie wird sie besser?

KI erledigt Aufgaben schneller, doch der Arbeitstag wird dadurch nicht ruhiger: Mehr Aktivitäten verdichten sich in dieselbe Zeit. Entscheidend ist, Arbeit über Teams hinweg klar zu priorisieren und zu steuern, damit aus mehr Output gemeinsamer Fortschritt wird.

Eines der am leichtesten nachvollziehbaren Versprechen von KI als Technologie ist, dass sie die Arbeitslast von Menschen durch die Automatisierung von Routineaufgaben deutlich reduziert und so Freiraum für wertschöpfendere Tätigkeiten schafft. Ganz so einfach ist es jedoch nicht – die Arbeit wird nicht weniger, sondern mehr. Denn es mag zwar sein, dass manche Tätigkeiten leichter von der Hand gehen, doch folgt auf jede erledigte Aufgabe oft sogleich eine andere nach. Hinzu kommt: Noch immer treffen Menschen Entscheidungen, keine KI. Arbeitstage werden nicht entspannter, sondern verdichten sich. Alles ist in Bewegung, gleichzeitig stauen sich Freigabeanfragen bei Reviewern und die Kapazitäten für Entscheidungen werden kürzer und kürzer.

 Der eigentliche Engpass ist nicht allein das wachsende Arbeitsvolumen. KI beschleunigt einzelne Aufgaben, doch Prioritäten, Entscheidungen und Abstimmungen halten oft nicht Schritt. So wächst die Lücke zwischen dem, was ein Unternehmen erreichen will, und dem, was es tatsächlich umsetzt – der sogenannte Execution Drift. Die bestehenden Systeme und Prozesse zur Steuerung von Arbeit wurden schlicht nicht für das KI-Zeitalter entwickelt. Während der Output steigt, bleiben Kontext und menschliches Urteilsvermögen gefordert. Was also tun?

Work smarter!

Smartsheet hat 1,4 Millionen aktive Unternehmensprojekte auf der hauseigenen Plattform unter die Lupe genommen. Der Unterschied ist eklatant: Pro Unternehmensaccount ist eine Intensivierung von Automatisierung im Vergleich zum vergangenen Jahr um 55 Prozent gestiegen, die Gesamtaktivität hat um 46 Prozent zugenommen. Die Arbeitszeit hingegen blieb im Wesentlichen dieselbe. Anders gesagt: Der Arbeitstag wird intensiver und produktiver, da in derselben Anzahl Stunden mehr Aktivitäten untergebracht werden.

Dies hat auch Einfluss auf die Verteilung von Arbeit. Routinemäßige Aktualisierungen, Nachverfolgungen und Übergaben erfolgen vollautomatisch – nur müssen sie teamübergreifend koordiniert werden.

Nicht die Produktivität ist der Flaschenhals

In der Praxis verbessert KI die Fähigkeit, Arbeit zu erledigen – aber nicht automatisch, sie auch wirksam zu steuern. Aufgaben werden schneller angestoßen, aber nicht im gleichen Tempo abgeschlossen. Das deckt sich mit breiteren Entwicklungen in der Arbeitswelt: Aktuelle Gallup-Daten zeigen, dass KI die Produktivität des Einzelnen steigert, die Arbeitsabläufe in Unternehmen bislang jedoch nicht grundlegend verändert hat.

Dieses Ungleichgewicht lässt sich an den Einführungsmustern erkennen. Die KI-gestützte Erstellung von Dokumenten und Inhalten hat zwar seit 2023 um 230 % zugenommen, was zum Teil auf unternehmensweite Vorgaben zum KI-Einsatz und den einfachen Zugang zu Tools wie Claude, GPT und Gemini zurückzuführen ist. Die so generierten Inhalte erhalten jedoch in 80 Prozent der Fälle nochmals einen „menschlichen“ Feinschliff.

Eine neue Form der Arbeit

Der Flaschenhals besteht nicht im Zugang zu KI, sondern in der Frage, ob sie zu den tatsächlichen Entscheidungsabläufen in einem Unternehmen passt. Wenn sich KI nahtlos in bestehende Arbeitsabläufe einfügt, verstärkt sie deren Wirkung – aber wenn nicht, bremst sie das Unternehmenswachstum. Wer diese Erkenntnis gewinnt und umsetzt, wird die Nase vorn haben.

Das bedeutet: Unternehmen sollten dort ansetzen, wo sich entscheidet, ob aus Plänen Ergebnisse werden oder die Umsetzung ins Stocken gerät: bei einer klareren Priorisierung von Aufgaben, schnelleren und besser abgestimmten Freigaben, Entscheidungswegen, die dem neuen Arbeitstempo entsprechen, und Systemen, die zeigen, wo Arbeit tatsächlich hängen bleibt. Dafür braucht es leistungsfähigere Lösungen zur Priorisierung und Entscheidungsfindung. Denn ohne sie bedeutet eine schnellere Umsetzung vor allem, dass noch mehr Probleme zu lösen sind.

Mehr Output allein ist noch kein Fortschritt. Smartsheet hilft, die Lücke zwischen den Zielen eines Unternehmens und dem tatsächlich Erreichten zu schließen: Die Plattform macht komplexe Arbeit über Teams hinweg sichtbar, schafft Transparenz über Prioritäten und Abhängigkeiten und unterstützt dabei, Arbeitsabläufe gezielt zu steuern. Weitere Informationen: https://www.smartsheet.com/